Ví dụ về Biên bản cuộc họp
Biên bản cuộc họp không chỉ là một tờ giấy gian lận những gì đã được nói trong cuộc họp nhân viên tuần trước. Biên bản có thể là văn bản pháp lý chính thức thể hiện hành động chính thức của hội đồng quản trị công ty hoặc ban lãnh đạo của cơ quan chính phủ. Bởi vì biên bản là hồ sơ chính thức về hoạt động của doanh nghiệp và chính phủ, nên việc phát triển chúng một cách hiệu quả sẽ được trả công. Nếu bạn viết tay các ghi chú trên giấy, sẽ hữu ích nếu bạn có một biểu mẫu in sẵn để bạn có thể đưa thông tin thích hợp vào vị trí của nó. Bạn cũng có thể tạo một biểu mẫu máy tính nếu bạn mang theo máy tính xách tay hoặc sổ ghi chép điện tử để sử dụng trong cuộc họp.
Thông tin tiêu đề
Biên bản bao gồm tiêu đề ngày và địa điểm của cuộc họp. Tiêu đề ghi lại ai có mặt và ai vắng mặt có lý do, và nó thường xác định người từng là người chủ trì cuộc họp và thư ký ghi âm. Các cuộc họp diễn ra đồng thời ở nhiều nơi - ví dụ: thông qua hội nghị truyền hình - thường ghi lại sự tham dự dựa trên vị trí.
THÍ DỤ:
Biên bản Họp Hội đồng Quản trị Công ty A-1 ngày 04 tháng 05 năm 2017 Phòng Điều hành, Tòa nhà Trụ sở chínhRobert Johnson, chủ tịch & Kyle McGregor, thư ký ghi âmTrình bày: R. Johnson, M. Perez, J. Hatoyama, F. Michaels, S. Hawthorne, M. Smith, R. Sandborn, V. Clark
Vật liệu giới thiệu
Các phút thường bắt đầu với thời gian chính xác mà viên chức chủ tọa đã gọi cuộc họp để ra lệnh. Trong hầu hết các cuộc họp, các mục đầu tiên trong chương trình bao gồm lời giới thiệu, nhận xét của cán bộ chủ trì và thông qua biên bản cuộc họp trước đó. Ghi lại những điểm chính được đưa ra trong phần nhận xét của viên chức chủ tọa. Nếu các thành viên đưa ra bất kỳ sửa đổi nào đối với biên bản cuộc họp trước đó, hãy ghi lại các thay đổi một cách chính xác.
THÍ DỤ:
Ông Johnson gọi điện cho cuộc họp vào lúc 2:46 chiều. Sau những lời giới thiệu thân mật, Johnson thông báo rằng con mèo của anh gần đây đã sinh được sáu chú mèo con. Theo đề nghị của bà Hawthorne, biên bản cuộc họp tháng 7 đã được thông qua với sự đồng ý nhất trí, ngoại trừ từ 'xe tải' trong đoạn 15 bị tước bỏ và thay thế bằng từ 'bán máy kéo'.
Chương trình đồng ý
Mặc dù mỗi cuộc họp có cấu trúc khác nhau, nhưng các cuộc họp chính thức - đặc biệt là đối với các nhóm chính phủ - thường bắt đầu bằng "chương trình nghị sự đồng ý", ít hơn một loạt các báo cáo và tuyên bố không yêu cầu biểu quyết. Chương trình đồng ý thường bao gồm thư từ, báo cáo từ các ủy ban và các tài liệu chỉ cung cấp thông tin khác.
Ghi lại các điểm chính cho mỗi mục được thảo luận trong chương trình nghị sự đồng ý, xác định chủ đề của cuộc trò chuyện và bất kỳ ý kiến chính nào được đưa ra bởi các thành viên trong cuộc thảo luận mở.
THÍ DỤ:
Bà Smith đã đọc vào hồ sơ một bức thư từ Công ty Sản xuất XYZ ngày 4 tháng 11. Bức thư ca ngợi sự chuyên nghiệp của bộ phận vận chuyển trong việc xúc tiến việc vận chuyển sản phẩm chất lượng cao. Ông Perez, đại diện cho bộ phận vận tải, nói rằng XYZ đã làm rất tốt trong việc cung cấp các hướng dẫn chi tiết về tuyến đường.
Chương trình kinh doanh
Chương trình kinh doanh là nơi diễn ra hành động - một phần của cuộc họp, nơi các thành viên tranh luận và biểu quyết về các hạng mục hành động khác nhau. Đối với các biên bản chính thức, thư ký phải ghi lại chuyển động thực tế đang được biểu quyết và cuộc kiểm phiếu thực tế, bao gồm cả ai đã bỏ phiếu cho và chống lại câu hỏi. Thông thường, thư ký cũng ghi lại tóm tắt cuộc tranh luận, bao gồm những điểm chính của từng thành viên đã phát biểu.
Về mặt kỹ thuật, không có cái gọi là bỏ phiếu “bỏ phiếu trắng”. Bỏ phiếu trắng nghĩa là hoàn toàn không bỏ phiếu. Những người muốn ghi lại rằng họ không ủng hộ hay phản đối một vấn đề nào đó nên bỏ phiếu "có mặt".
THÍ DỤ:
Johnson đã mở cuộc thảo luận về một hóa đơn từ ABC Widgets với giá 21.434,87 đô la. Bà Hatoyama cho biết hóa đơn đã được ủy ban tài chính phê duyệt vào tuần trước. Ông Michaels cho biết ông ủng hộ công việc đang diễn ra với ABC Widgets. Hatoyama đã chuyển sang chấp thuận hóa đơn từ ABC Widgets, Inc., với giá 21.434,87 đô la. Cô Sandborn biệt phái. Chuyển động là 4-2, với Hatoyama, Sandborn, Michaels và Smith ủng hộ và Perez và Clark phản đối.
Tài liệu kết luận
Hầu hết các phút thường kết thúc với thời gian cuộc họp kết thúc. Biên bản được ký bởi viên chức chủ tọa và thư ký ghi, mặc dù nếu thư ký là thành viên biểu quyết của nhóm thì chỉ cần chữ ký của thư ký thường là đủ.
THÍ DỤ:
Johnson đã hoãn cuộc họp lúc 7:14 chiều. Cuộc họp tiếp theo dự kiến vào ngày 5 tháng 8 lúc 3 giờ chiều. trong phòng ban điều hành. Đã ký, Robert Johnson, chủ tịch Kyle McGregor, thư ký ghi âm
