Ưu điểm của Ngân sách Linh hoạt

Bạn có nghĩ rằng việc chuẩn bị ngân sách là một việc lãng phí thời gian? Nếu vậy, có lẽ bạn đang làm sai. Nhiều khả năng là bạn chuẩn bị một cách cẩn thận một ngân sách tĩnh mỗi năm và cất nó vào ngăn bàn của mình - và nó sẽ không xuất hiện nữa cho đến khi chuẩn bị ngân sách mới. Bạn nên tạo ngân sách linh hoạt, không phải ngân sách tĩnh. Ngân sách linh hoạt có những lợi thế khác biệt so với ngân sách tĩnh. Sau khi bạn quen với ngân sách linh hoạt, chúng sẽ trở thành một trong những công cụ quản lý yêu thích của bạn.

Ngân sách Linh hoạt là gì?

Đầu tiên, ngân sách tĩnh là gì? Đó là ngân sách được chuẩn bị từ đầu năm và không thay đổi cho đến khi lập ngân sách mới vào đầu năm sau. Ngân sách tĩnh chỉ là vậy - tĩnh. Các con số không thay đổi trong cả năm, bất kể bất cứ điều gì xảy ra trong môi trường kinh doanh.

Mặt khác, ngân sách linh hoạt là một loạt ngân sách được chuẩn bị cho các cấp độ hoạt động, thu và chi khác nhau. Ngân sách linh hoạt được sửa đổi trong năm đối với mức bán hàng thực tế, thay đổi về chi phí sản xuất và hầu như bất kỳ thay đổi nào khác về điều kiện hoạt động kinh doanh. Tính linh hoạt để thích ứng với sự thay đổi này rất hữu ích cho các chủ sở hữu và người quản lý.

Tận dụng cơ hội

Các chi phí biến đổi trong ngân sách linh hoạt được định nghĩa là tỷ lệ phần trăm doanh thu. Ví dụ: nếu doanh số bán hàng tăng đáng kể, các ngân sách linh hoạt sẽ được điều chỉnh để tăng chi tiêu cho hoạt động tiếp thị nhằm tận dụng lợi thế nhiều hơn từ sự gia tăng doanh thu bất ngờ.

Tương tự, trong khi ngân sách tĩnh sẽ hạn chế việc thuê thêm nhân viên, thì một ngân sách linh hoạt sẽ thích ứng với nhu cầu có thêm nhân viên để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng bằng cách tăng ngân sách cho chi phí trả lương.

Điều chỉnh để thay đổi chi phí và biên lợi nhuận

Với ngân sách tĩnh, chi phí hoạt động và tỷ suất lợi nhuận sản phẩm được đặt vào đầu năm, dựa trên dữ liệu lịch sử. Thật không may, cuộc sống thực không để mọi thứ giữ nguyên như vậy. Ngân sách linh hoạt có thể xử lý những thay đổi này.

Giả sử chi phí nguyên vật liệu cho một sản phẩm tăng đột ngột trong năm, làm cho mặt hàng này không có lãi. Ngân sách linh hoạt sẽ phát hiện ra sự khác biệt này và ban quản lý có thể thực hiện các hành động khắc phục. Đó có thể là việc tăng giá hoặc nỗ lực tìm cách tiết kiệm chi phí trong chi phí sản xuất.

Kiểm soát chi phí tốt hơn

Ngân sách linh hoạt phản ứng nhanh hơn với các điều kiện bất lợi. Giả sử ngân sách được thiết lập với kỳ vọng rằng doanh số sẽ là 200.000 đô la mỗi tháng và chi phí lao động được lập ngân sách là 50.000 đô la mỗi tháng, hay 25 phần trăm doanh thu.

Nếu doanh số bán hàng giảm xuống còn 150.000 đô la mỗi tháng, thì chi phí lao động phải giảm xuống còn 37.500 đô la (25% của 150.000 đô la). Ngân sách tĩnh sẽ không điều chỉnh theo sự sụt giảm doanh thu và sẽ giữ chi phí lao động ở mức ban đầu.

Cập nhật với dữ liệu hiện tại

Các khoản thu và chi liên tục được điều chỉnh trong ngân sách linh hoạt phù hợp với điều kiện hoạt động hiện tại. Các quy định mới về môi trường có thể làm tăng chi phí sản xuất và có thể yêu cầu mua các loại máy móc khác nhau. Điều kiện thời tiết có thể làm tăng chi phí vận chuyển và dẫn đến việc giao hàng cho khách hàng bị chậm trễ.

Với ngân sách linh hoạt, các nhà quản lý liên tục cập nhật các dự báo và kiểm soát chi phí của họ với thông tin hiện tại. Lợi thế quan trọng nhất của ngân sách linh hoạt so với ngân sách tĩnh là khả năng thích ứng với những thay đổi trong thế giới thực. Không có gì luôn giống nhau và ban quản lý có trách nhiệm ứng phó với các điều kiện bất lợi không lường trước và tận dụng các cơ hội bất ngờ.