Làm thế nào để lập một sổ tiền mặt nhỏ

Petty cash là một hệ thống nạp tiền và theo dõi các giao dịch mua nhỏ như phí đồng hồ đậu xe không phù hợp với thanh toán bằng séc hoặc thẻ tín dụng. Sổ quỹ tiền mặt là sổ cái được lưu giữ cùng với quỹ tiền mặt nhỏ để ghi lại các khoản được cộng hoặc trừ vào số dư của quỹ. Tiền mặt nhỏ nên là một phần của hệ thống kế toán kinh doanh tổng thể ghi lại cách doanh nghiệp của bạn di chuyển tiền giữa tài khoản này sang tài khoản khác và cách doanh nghiệp sử dụng tiền của mình.

mua thông tin

Có rất nhiều ví dụ về sổ tiền mặt nhỏ và các mẫu sổ tiền mặt nhỏ có sẵn trong các cửa hàng và trên internet. Có thông tin cơ bản được trưng cầu trên mỗi vé. Sổ tiền mặt nhỏ của bạn cho phép bạn ghi lại thông tin liên quan về các giao dịch mua bạn đã thực hiện. Dành một trường cho mô tả mặt hàng và sử dụng trường này để nhập nhiều thông tin nếu cần. Ví dụ: nếu bạn mua một con vít ở cửa hàng phần cứng ở góc, bạn có thể lưu ý xem liệu giao dịch mua này được sử dụng để sửa một phần thiết bị cơ sở hạ tầng hay là một phần của sản phẩm mà bạn sẽ bán trực tiếp cho khách hàng. Cũng bao gồm các trường cho ngày tháng và số lượng mua.

Thông tin số dư

Sổ quỹ tiền mặt được sử dụng cho một hệ thống đơn giản để theo dõi số tiền hiện có trong quỹ. Bao gồm các trường để tính toán số dư đang hoạt động và để tính toán lại số dư này mỗi khi bạn rút hoặc thêm vào quỹ. Các trường này sẽ cung cấp một khuôn khổ cho các phương trình đơn giản, cho phép bạn trừ số tiền mua hàng khỏi số dư và thêm số lượng tiền mặt bổ sung mà bạn thực hiện để bổ sung quỹ.

Đối chiếu tiền mặt nhỏ

Số tiền bạn ghi trong nhật ký tiền mặt lặt vặt của mình và số dư bạn tính toán mỗi khi thêm hoặc bớt tiền phải khớp với số tiền còn lại trong hộp sau khi bạn thực hiện giao dịch. Các giao thức sổ tiền mặt nhỏ của bạn nên bao gồm một hệ thống để xác minh rằng các khoản tiền đã được thêm vào và trừ đi một cách chính xác và trung thực. Ví dụ, lập kế hoạch đếm các khoản tiền và đối chiếu chúng với số tiền trong sổ quỹ tiền mặt nhỏ của bạn mỗi khi bạn thêm tiền mặt.

Điều quan trọng là phải có các kiểm soát nội bộ đối với hệ thống tiền mặt nhỏ của bạn, để ngăn chặn việc lạm dụng hệ thống hoặc trộm cắp. Signature Analytics cho biết: Giữ an toàn cho khoản tiền nhỏ và chỉ cấp cho những người đáng tin cậy quyền truy cập. Đảm bảo có sự đào tạo thích hợp về hệ thống và sử dụng tiền mặt nhỏ trước khi cấp quyền truy cập cho ai đó.

Tích hợp tài khoản

Thông tin trong sổ tiền mặt nhỏ của bạn là một phần của hệ thống kế toán lớn hơn, giải thích hoạt động tài chính của công ty bạn cho mục đích thuế và cũng chắt lọc phản hồi về hiệu quả và lợi nhuận. Định kỳ tích hợp thông tin trong sổ tiền mặt lặt vặt của bạn với các hồ sơ trong hệ thống kế toán chung của bạn bằng cách liệt kê số tiền mua vào các hạng mục thích hợp và sử dụng những số liệu này để bù đắp lợi nhuận.

Đại học Công nghệ Michigan khuyên bạn nên giữ và gửi tất cả các biên lai gốc / biên lai séc, đặc biệt nếu doanh nghiệp của bạn đủ lớn, nơi có nhiều người cùng làm việc trên các tài khoản. Đồng thời lưu giữ hồ sơ về cách bạn có được số tiền mà bạn đã sử dụng để bắt đầu và bổ sung các khoản tiền mặt lặt vặt của mình, chẳng hạn như rút tiền mặt từ ngân hàng.