Các loại hệ thống thông tin trong một tổ chức kinh doanh

Các doanh nghiệp nhỏ chủ yếu quan tâm đến việc thu hút và giữ khách hàng bằng cách sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ có chất lượng. Các chủ doanh nghiệp cũng phải đối mặt với thách thức đáng kể trong việc biến hàng núi dữ liệu thành thông tin có thể hành động được. Thông tin về bán hàng, danh sách khách hàng, hàng tồn kho, tài chính và các khía cạnh khác của doanh nghiệp của bạn cần được quản lý cẩn thận. Hệ thống thông tin của bạn cũng có thể là nguồn thông tin quan trọng để phát triển doanh nghiệp của bạn bằng cách chứa chi phí và đạt được lợi thế cạnh tranh.

Để tận dụng tốt nhất dữ liệu làm tài sản của công ty, hãy áp dụng một chiến lược thông tin chính thức cho doanh nghiệp của bạn.

Hệ thống xử lý giao dịch

Một doanh nghiệp nhỏ xử lý các giao dịch phát sinh từ hoạt động kinh doanh hàng ngày, chẳng hạn như tạo phiếu lương và đơn đặt hàng, sử dụng hệ thống xử lý giao dịch hoặc TPS. TPS, không giống như hệ thống theo lô, yêu cầu người dùng tương tác với hệ thống trong thời gian thực để chỉ đạo hệ thống thu thập, lưu trữ, truy xuất và sửa đổi dữ liệu. Người dùng nhập dữ liệu giao dịch bằng thiết bị đầu cuối và hệ thống ngay lập tức lưu trữ dữ liệu vào cơ sở dữ liệu và tạo ra bất kỳ đầu ra nào được yêu cầu.

Ví dụ: một chủ doanh nghiệp nhỏ có thể chỉ đạo hệ thống ngân hàng ghi nợ tài khoản tiết kiệm 500 đô la và ghi có vào tài khoản séc của công ty với số tiền 500 đô la. Do hệ thống cập nhật liên tục, người dùng có thể truy cập dữ liệu TPS hiện tại, chẳng hạn như số dư tài khoản, tại bất kỳ thời điểm nào.

Hệ thống thông tin quản lý

Các nhà quản lý và chủ sở hữu doanh nghiệp nhỏ dựa vào hệ thống thông tin quản lý theo ngành cụ thể, hoặc MIS, để lấy dữ liệu hiệu suất hoạt động hiện tại và lịch sử, chẳng hạn như dữ liệu bán hàng và hàng tồn kho. Định kỳ, MIS có thể tạo các báo cáo đã lên lịch trước, mà ban quản lý công ty có thể sử dụng trong việc lập kế hoạch và hoạt động chiến lược, chiến thuật và hoạt động. Ví dụ: báo cáo MIS có thể là biểu đồ hình tròn minh họa khối lượng bán sản phẩm theo lãnh thổ hoặc biểu đồ minh họa phần trăm tăng hoặc giảm doanh số bán sản phẩm theo thời gian.

Các nhà quản lý và chủ sở hữu doanh nghiệp nhỏ cũng dựa vào MIS để thực hiện các phân tích đặc biệt “điều gì xảy ra nếu”. Ví dụ: một người quản lý có thể sử dụng hệ thống để xác định ảnh hưởng tiềm tàng đến lịch trình vận chuyển nếu doanh số hàng tháng tăng gấp đôi.

Hệ thống hỗ trợ quyết định

Hệ thống hỗ trợ ra quyết định, hoặc DSS, cho phép các nhà quản lý và chủ sở hữu doanh nghiệp nhỏ sử dụng các báo cáo được xác định trước hoặc đột xuất để hỗ trợ lập kế hoạch hoạt động và quyết định giải quyết vấn đề. Với DSS, người dùng tìm thấy câu trả lời cho các câu hỏi cụ thể như một phương tiện để đánh giá tác động có thể có của một quyết định trước khi nó được thực hiện. Câu trả lời cho các truy vấn có thể ở dạng báo cáo tóm tắt dữ liệu, chẳng hạn như báo cáo doanh thu sản phẩm theo quý.

Để tiến hành phân tích, chủ sở hữu và người quản lý doanh nghiệp sử dụng một giao diện - bảng điều khiển - để chọn một biểu diễn đồ họa cụ thể của một chỉ số hiệu suất chính để đo lường tiến độ đạt được một mục tiêu cụ thể. Ví dụ: một bảng điều khiển sản xuất có thể hiển thị một hình ảnh đại diện cho số lượng sản phẩm được sản xuất trên một dây chuyền cụ thể.

Hệ thống hỗ trợ điều hành

Hệ thống hỗ trợ điều hành, hoặc ESS, chứa các báo cáo được xác định trước giúp các chủ sở hữu và người quản lý doanh nghiệp nhỏ xác định các xu hướng dài hạn để hỗ trợ việc lập kế hoạch chiến lược và ra quyết định không theo quy trình. Người dùng hệ thống nhấp vào bất kỳ biểu tượng nào hiển thị trên màn hình ESS và nhập tiêu chí báo cáo để xem các báo cáo và đồ thị được xác định trước riêng lẻ, dựa trên dữ liệu toàn công ty và bộ phận chức năng, chẳng hạn như bán hàng, lập kế hoạch và kế toán chi phí.

Các báo cáo ESS tóm tắt cho người quản lý hoặc chủ sở hữu doanh nghiệp về một vấn đề, chẳng hạn như xu hướng thị trường và sở thích của người mua.