Ví dụ về Hệ thống kín trong các tổ chức

Bất kỳ hệ thống quản lý nào trong một tổ chức có thể được cho là "mở" hoặc "đóng". Một hệ thống mở tương tác với các hệ thống khác thông qua việc truyền thông tin tự do, trong khi hệ thống đóng tự hoạt động mà không có hoặc không có ảnh hưởng từ thế giới bên ngoài. Hệ thống kín có ưu điểm là hiệu quả vì có quy trình rõ ràng, không bị ảnh hưởng bởi các tác động bên ngoài. Cách tốt nhất để hiểu các hệ thống đóng là xem chúng được sử dụng như thế nào trong các tổ chức.

Hệ thống đóng so với mở

Một doanh nghiệp vận hành một hệ thống mở tương tác với môi trường của nó thông qua việc đưa và nhận thông tin. Trong một hệ thống đóng, các tương tác chỉ xảy ra trong một hệ thống cụ thể, có nghĩa là các hệ thống đóng bị ngắt khỏi môi trường bên ngoài, và mọi tương tác được truyền bên trong hệ thống đóng đó. Người lao động trong các hệ thống khép kín trong một tổ chức không trao đổi với các bộ phận khác về hoạt động của họ cũng như không nhận được thông tin đầu vào từ các bộ phận khác.

Các dây hội độc lập

Dây chuyền lắp ráp là một hệ thống khép kín, bởi vì các hoạt động hàng ngày diễn ra không phụ thuộc hoặc bị ảnh hưởng bởi các lực lượng bên ngoài, chẳng hạn như những gì các dây chuyền lắp ráp khác đang làm hoặc sự tương tác giữa cấp quản lý cấp trung và cấp điều hành. Công nhân dây chuyền lắp ráp hoàn thành công việc hàng ngày của họ mà không phải lo lắng về việc công việc của họ bị gián đoạn bởi một sự kiện như cuộc họp nhân viên. Công nhân dây chuyền lắp ráp cũng phải tuân thủ một bộ quy trình nghiêm ngặt để đảm bảo hiệu quả và năng suất. Bất kỳ sự tương tác nào bên ngoài hệ thống rất chính xác này đều có thể làm mất đi năng suất và làm ảnh hưởng đến lịch trình thường được lập trước hàng tháng hoặc hàng năm.

Bộ phận Nghiên cứu và Phát triển

Bộ phận nghiên cứu và phát triển của doanh nghiệp là một hệ thống khép kín, do những người chịu trách nhiệm phát triển sản phẩm mới hoặc công nghệ mới làm việc mà không tham khảo ý kiến ​​của các bộ phận khác trong công ty. Điều này có nghĩa là nhân viên R&D được cách ly khỏi các tác động bên ngoài và không tương tác với bất kỳ thứ gì bên ngoài hệ thống của họ. Đối với bộ phận R&D, hoạt động như một hệ thống khép kín giúp chủ doanh nghiệp bảo vệ tài sản trí tuệ có giá trị có thể trị giá hàng triệu USD trong vòng đời của sản phẩm hoặc dịch vụ mới.

Hệ thống tài liệu về bí mật thương mại

Một số doanh nghiệp duy trì các bí mật thương mại độc quyền mà họ phải bảo vệ để ngăn chặn đối thủ đánh cắp thông tin này. Để giữ những bí mật này, các công ty đôi khi thiết lập một hệ thống khép kín, trong đó các tài liệu đó không được cung cấp cho các bộ phận khác trong tổ chức và được bảo vệ khỏi các mối đe dọa từ bên ngoài bởi các hệ thống bảo vệ vi rút và hack.

Trong hệ thống khép kín này, không cần sự tương tác bên ngoài hệ thống, bởi vì mọi thứ mà hệ thống yêu cầu để hoạt động bình thường đều được chứa trong chính hệ thống. Trên thực tế, tương tác bên ngoài trong trường hợp này sẽ khiến doanh nghiệp phải gánh chịu những hậu quả có thể vang dội trong nhiều năm tới.