Làm thế nào để định dạng một lá thư kinh doanh chuyên nghiệp trong Word

Thư kinh doanh là một tài liệu được sử dụng để trao đổi thư từ chính thức giữa một tổ chức và khách hàng, nhân viên, đối tác hoặc các bên liên quan khác. Hình thức của bức thư kinh doanh thường phụ thuộc vào thương hiệu của công ty, mục đích của bức thư và mối quan hệ giữa người gửi và người nhận. Trong mọi trường hợp, điều quan trọng là phải hiểu các quy ước về viết thư thương mại để bạn có thể điều chỉnh chúng dựa trên nhu cầu cụ thể của mình.

Chọn một định dạng và mẫu

Quyết định xem lá thư của bạn sẽ được gửi đến người nhận ở dạng bản cứng hay email. Điều này sẽ phụ thuộc vào mục đích của bức thư và người nhận. Thư kinh doanh có thể được gửi cùng với các đề xuất bán hàng cho khách hàng, phác thảo những điểm chính của đề xuất. Chúng cũng có thể được sử dụng để cung cấp thông tin tham khảo cho một nhân viên. Tìm ra cách người nhận muốn thông tin bạn đang gửi và đi với định dạng đó.

Có sẵn các mẫu thư thương mại trong Microsoft Word có thể được sử dụng để định dạng nội dung. Trong hầu hết các trường hợp, các ký tự kinh doanh tuân theo định dạng ký tự kiểu khối, có nghĩa là tất cả văn bản đều được căn bên trái của trang. Chữ cái có khoảng cách đơn, có khoảng cách đôi giữa các đoạn văn. Dấu cách kép còn được gọi là dấu xuống dòng và có thể được thực hiện bằng cách nhấn “Enter” trên bàn phím.

Đặt lợi nhuận

Trong hầu hết các mẫu thư thương mại, lề của thư được đặt ở mức 1 inch trên tất cả các mặt của trang. Trong một số trường hợp, bạn có thể cần phải điều chỉnh lề của thư công việc của mình. Ví dụ: nếu thư công việc của bạn đi kèm với các tài liệu khác như đề xuất bán hàng hoặc các bảng tính có lề khác nhau, bạn có thể muốn điều chỉnh lề thư của mình để phù hợp với phần còn lại của tài liệu, mang lại cái nhìn nhất quán cho người nhận.

Chọn Phông chữ

Phông chữ được phân loại thành hai khu vực: serif và sans serif. Phông chữ Serif có một nét nhỏ nhô ra được gắn vào các dòng lớn hơn. Times New Roman, Garamond và Bookman Old Style là những ví dụ về phông chữ serif. Phông chữ serif thường tốt hơn cho các tài liệu in. Hầu hết các doanh nghiệp sử dụng Times New Roman.

Phông chữ Sans-serif không có các nét nhỏ nhô ra trên các dòng lớn hơn của các chữ cái. Ví dụ về phông chữ sans-serif là Arial, Helvetica và Verdana. Nói chung, phông chữ sans-serif được sử dụng tốt hơn cho các tài liệu trực tuyến. Bất kể bạn chọn phông chữ serif hay sans-serif, tốt nhất bạn nên tránh những phông chữ mới lạ như Comic Sans hoặc bất kỳ phông chữ nào có chữ viết tay, vì chúng có thể khó đọc và có vẻ không chuyên nghiệp.

Kích thước phông chữ bạn chọn có thể phụ thuộc vào lượng nội dung bạn có cho bức thư của mình và các tài liệu khác mà bạn đang gửi cùng với nó. Phù hợp với các vật liệu khác nếu có thể để có tính nhất quán. Thông thường nhất, thư thương mại được viết bằng cỡ chữ 10 hoặc 12 điểm.

Viết sơ bộ

Bắt đầu thư công việc với thông tin liên hệ của bạn, bao gồm tên, chức danh công việc, địa chỉ, số điện thoại và email của bạn. Sử dụng các dòng một dấu cách và sau đó là một dấu cách kép trước ngày.

Viết ngày ở dạng tháng, ngày, năm. Thêm một dấu cách kép khác, rồi viết thông tin liên hệ của người nhận. Bắt đầu bằng tên, chức danh, tên công ty, địa chỉ, điện thoại và email, tất cả đều có khoảng trắng.

Sau đó, thêm một khoảng trắng và viết lời chào. Trong các thư thương mại, người ta thường sử dụng "Tới" hoặc "Kính gửi", theo sau là tên đầy đủ hoặc chức danh của họ cùng với họ. Trong thư thương mại, sử dụng dấu hai chấm sau tên, thay vì dấu phẩy như trong thư cá nhân.

Truyền đạt thông điệp trong các đoạn nội dung

Nhập một khoảng trắng và bắt đầu viết các đoạn nội dung. Chúng phải có khoảng cách đơn, với khoảng cách đôi giữa mỗi đoạn. Giữ nội dung ngắn gọn và rõ ràng. Nêu lý do của lá thư, một số thông tin hỗ trợ và lời kêu gọi hành động nếu cần.

Kết thúc bằng một lời chào phù hợp

Thêm một dấu cách kép khác và sau đó kết thúc bức thư bằng một câu kết thích hợp, chẳng hạn như “Trân trọng” hoặc “Cảm ơn bạn đã dành thời gian”. Nhập một vài khoảng trắng để chừa chỗ cho chữ ký, sau đó nhập tên đầy đủ của bạn. Nếu bạn đang in bức thư, bạn có thể ký nó bằng mực xanh lam hoặc đen. Nếu bạn đang gửi thư qua email, bạn có thể sử dụng chữ ký điện tử để thay thế.

Nếu bạn đang gửi các tài liệu bổ sung kèm theo lá thư, bạn có thể nhân đôi khoảng trắng sau tên của mình và viết "Hộp thư". Sau đó, liệt kê tên của các tài liệu bạn đang gửi ở dòng tiếp theo.