8 bước trong quy trình mua hàng của một tổ chức kinh doanh

Không giống như thói quen mua hàng của người tiêu dùng, các doanh nghiệp thường có cách tiếp cận chính thức hơn đối với việc mua hàng. Thay vì mua hàng bốc đồng, các doanh nghiệp sẽ so sánh giá cả, so sánh các nhà cung cấp và so sánh chất lượng của hàng hóa và dịch vụ trước khi hoàn tất giao dịch mua bán. Mặc dù một số công ty có thể dành nhiều thời gian hơn cho các bước cụ thể trong quy trình hoặc họ có thể loại bỏ hoàn toàn một số bước nhất định, hầu hết các giao dịch mua giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp có thể được chia thành tám bước riêng biệt.

1. Một vấn đề được xác định

Quá trình mua hàng không bắt đầu cho đến khi ai đó xác định được vấn đề trong tổ chức, vấn đề này có thể được giải quyết bằng cách mua hàng hóa hoặc dịch vụ. Bất kỳ ai trong tổ chức đều có thể khởi xướng việc này - từ đại diện dịch vụ khách hàng trên giấy in - đến Giám đốc điều hành, người quyết định rằng đã đến lúc mở rộng sang một cơ sở lớn hơn. Trong một số trường hợp, nhân viên bán hàng có thể giúp ai đó trong tổ chức xác định nhu cầu mà trước đó chưa ai nhận ra.

2. Mô tả nhu cầu chung

Sau khi một vấn đề được xác định, tổ chức xác định sản phẩm hoặc dịch vụ nào được yêu cầu. Khi văn phòng hết giấy in, người quản lý văn phòng có thể quyết định rằng cần thêm giấy. Tuy nhiên, một kỹ sư phần mềm trong cùng một công ty có thể gợi ý rằng tổ chức trở nên không cần giấy tờ bằng cách cung cấp cho tất cả nhân viên trong văn phòng máy tính bảng.

3. Đặc điểm kỹ thuật sản phẩm hoặc dịch vụ

Một khi nhu cầu chung được đồng ý bởi những người có quyền mua hàng trong tổ chức đó, họ sẽ thu hẹp các lựa chọn bằng cách xác định những gì sản phẩm hoặc dịch vụ phải cung cấp. Nếu họ đã quyết định về máy tính bảng, sau đó họ sẽ chỉ định kích thước họ muốn, dung lượng bộ nhớ mà máy tính bảng cung cấp, v.v. Nếu họ quyết định về giấy, thì họ sẽ xác định số lượng và chất lượng của giấy được yêu cầu.

4. Tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng

Bước thứ ba của quá trình mua hàng liên quan đến việc tìm kiếm các nhà cung cấp tiềm năng. Nếu công ty chưa có mối quan hệ thiết lập với nhà cung cấp sản phẩm, thì thường công ty phải tìm kiếm trực tuyến, tham dự triển lãm thương mại hoặc liên hệ với nhà cung cấp qua điện thoại. Người mua xác định xem nhà cung cấp có uy tín, ổn định về tài chính hay không và liệu họ có sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu trong tương lai hay không.

5. Yêu cầu Đề xuất

Đối với các giao dịch mua lớn, các tổ chức thường viết ra một RFP chính thức, Yêu cầu đề xuất, sau đó gửi đến các nhà cung cấp ưu tiên của họ. Ngoài ra, họ có thể công khai quy trình để bất kỳ ai cũng có thể gửi đề xuất. Đối với các giao dịch mua nhỏ hơn, điều này có thể đơn giản như xem giá trên trang web.

6. Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

Trong phần này của quy trình, các đề xuất và giá cả của nhà cung cấp được đánh giá để xác định ai đang cung cấp giá tốt nhất và chất lượng tốt nhất. Thông thường, một mình giá cả là đủ để giành chiến thắng trong công việc kinh doanh của tổ chức, vì nhiều doanh nghiệp sẽ cân nhắc giá cả dựa trên các lựa chọn tài chính, danh tiếng của nhà cung cấp và liệu nhà cung cấp có thể cung cấp cho tổ chức những hàng hóa và dịch vụ trong tương lai hay không.

7. Thiết lập Tín dụng và Đặc tả Đơn hàng

Khi nhà cung cấp chiến thắng đã được chọn, tổ chức sẽ đặt hàng. Điều này có thể liên quan đến việc thiết lập tín dụng với nhà cung cấp, đồng ý về các điều khoản, cũng như xem xét thời gian vận chuyển và bất kỳ sản phẩm nào khác có thể đi kèm với việc bán hàng, chẳng hạn như cài đặt hoặc đào tạo sản phẩm.

8. Đánh giá hoạt động của nhà cung cấp

Sau khi sản phẩm đã được giao hoặc dịch vụ đã được thực hiện, tổ chức sẽ xem xét việc mua hàng để xem liệu nó có đáp ứng các tiêu chuẩn có thể chấp nhận được hay không. Đối với các giao dịch mua lớn hơn, đây có thể là một cuộc đánh giá chính thức liên quan đến những người ra quyết định quan trọng trong tổ chức và nhân viên bán hàng của nhà cung cấp. Đối với các giao dịch mua nhỏ hơn, nó thường là không chính thức. Ví dụ, nếu công ty đặt hàng một hộp giấy đến muộn hoặc bị hỏng, công ty có thể quyết định không mua lại từ nhà cung cấp đó mà không bao giờ thông báo cho nhà cung cấp về vấn đề.


$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found