Làm thế nào để Thiếu Giao tiếp Gây ra Xung đột tại Nơi làm việc?

Bất cứ khi nào một bên hiểu sai hoặc hiểu sai lời nói hoặc hành động của bên khác, điều đó có khả năng tạo ra xung đột. Giao tiếp kém gây khó chịu ở nơi làm việc và có thể dẫn đến hiệu suất kém, thiếu tinh thần đồng đội, tinh thần thấp và giảm lợi nhuận. May mắn thay, có nhiều cách để cải thiện giao tiếp và giảm xung đột.

tiền boa

Nếu không có giao tiếp ở nơi làm việc, sẽ có nguy cơ không ai biết họ phải làm gì. Sự hợp tác tan rã, vì mọi người đều bắt đầu cuộc vui của riêng họ.

Xung đột bùng nổ ở đâu

Sự đổ vỡ trong giao tiếp có thể nhanh chóng dẫn đến xung đột, trong khi trên thực tế, vấn đề duy nhất có thể là sự hiểu lầm về kỳ vọng của bên khác. Ví dụ:

Nỗ lực hợp tác: Nếu bạn đang làm việc trong một dự án nhóm và trưởng nhóm chưa xác định rõ vai trò, thì kết quả là bạn bị trễ thời hạn, chỉ tay và đổ lỗi. Giải pháp? Huấn luyện tất cả các trưởng nhóm sử dụng cùng một bộ thước đo để chỉ định các yếu tố của dự án, thiết lập các mốc thời gian rõ ràng và theo dõi để đảm bảo đáp ứng các thời hạn.

Chuyện phiếm không được kiểm soát: Nếu tin đồn đang lan truyền qua văn phòng của bạn, mọi người có thể bắt đầu lo lắng về công việc của họ, nghi ngờ tương lai của công ty hoặc lo ngại rằng họ đang được nói đến hoặc bị miêu tả dưới ánh sáng không mấy tốt đẹp. Nếu bạn nghe thấy những lời đồn đại không có thật, hãy dừng việc đó lại bằng một thông báo toàn công ty. Nếu tin đồn là sự thật, hãy giải quyết trực tiếp và làm rõ câu chuyện thực sự ngay cả khi nó không phải là một câu chuyện hay.

Các vòng đã đóng: Khi một bộ phận không phối hợp với bộ phận khác trong một dự án lớn, kết quả có thể là một mức độ thông tin sai lệch không chỉ làm chệch hướng tiến độ mà còn dẫn đến đấu đá nội bộ. Bất cứ khi nào bạn có công việc giữa các bộ phận đang diễn ra, hãy chỉ định những người chủ chốt từ mỗi bộ phận trở thành những người dẫn dắt giao tiếp, đảm bảo tất cả các bên đều nắm rõ thời gian biểu, các hạng mục hành động và thời hạn.

Đặt chính sách giao tiếp rõ ràng

Một cách để chống lại thông tin sai lệch dẫn đến xung đột là thiết lập các chính sách liên lạc rõ ràng cho doanh nghiệp của bạn. Ví dụ:

Biên bản cuộc họp: Tạo một định dạng cho cách ghi, xem xét và phân phối biên bản cuộc họp. Định dạng bạn sử dụng nên bao gồm tên của những người tham dự, các mục thảo luận, các mục hành động, ký hiệu của các bên chịu trách nhiệm, thời hạn và các hành động tiếp theo.

Cập nhật dự án: Giống như thiết lập các hướng dẫn để ghi lại kết quả cuộc họp, phát triển một hệ thống cho các trưởng bộ phận để cung cấp các bản cập nhật dự án thường xuyên theo lịch trình. Nó không phải là một quá trình tốn thời gian; cập nhật dấu đầu dòng được phân phối trên toàn bộ có thể đảm bảo mọi người đều ở trên cùng một trang với mong đợi. Email giúp chiến lược này dễ thực hiện.

Chuỗi các lệnh: Thiết lập một chuỗi chỉ huy và chính sách công ty rõ ràng về cách xử lý các tranh chấp và sự cố liên lạc. Sử dụng cách tiếp cận này, nếu có sự khác biệt về quan điểm về người chịu trách nhiệm cho một nhiệm vụ nhất định, cách tiếp cận hoặc thời gian biểu, thì một người ra quyết định sẽ sẵn sàng giải quyết vấn đề.

Xử lý các vấn đề giao tiếp giữa các cá nhân

Đôi khi, các vấn đề giao tiếp không phải là hiểu lầm - mà là về những tính cách khác nhau. Trong trường hợp này, bộ phận nhân sự nên vào cuộc. Điều này đặc biệt quan trọng nếu xung đột giữa các cá nhân với nhau đang phá vỡ môi trường làm việc và ảnh hưởng đến năng suất. Một số ví dụ về điều này bao gồm:

  • Tôn trọng không gian làm việc cá nhân hoặc không gian làm việc chung

  • Độ sạch, độ ồn

  • Bảo hiểm khối lượng công việc trong thời gian nghỉ phép, ốm đau

  • Chuyện phiếm, thực hành loại trừ

Các vấn đề liên quan đến quan hệ nhân viên có thể khó xử lý hơn so với thông tin sai lệch trong kinh doanh vì thường không có một giải pháp rõ ràng. Để chống lại khả năng xảy ra xung đột, hãy thực hiện các chính sách hòa giải và giải quyết tranh chấp của nhân viên do bộ phận Nhân sự thực hiện.