Cách xóa dòng trống trong Word
Kể từ khi được giới thiệu vào năm 1983, Microsoft Word đã tạo ra một cuộc cách mạng trong cách chúng ta làm việc. Với mỗi lần nâng cấp trôi qua, nó chỉ trở nên dễ sử dụng hơn và phức tạp hơn về những gì nó có thể thực hiện. Tuy nhiên, định dạng thường là một vấn đề với phần mềm, vì những thay đổi nhỏ nhất đối với tài liệu có thể tạo thêm một lượng lớn không gian trống.
Loại bỏ khoảng trống trong tài liệu Word cũng giống như một phần của việc làm việc trong Word giống như việc tạo tài liệu. Trong khi các phần nhỏ dễ quản lý, việc tìm kiếm tất cả các khoảng trống trong một tài liệu lớn có thể mất nhiều thời gian nếu bạn không biết phải làm gì. May mắn thay, có một số bước bạn có thể thực hiện được xây dựng trong phần mềm, cho phép bạn sắp xếp tài liệu của mình một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Cô đọng một tài liệu Word
Khi tạo tài liệu Word, bạn sẽ muốn giữ cho nó được sắp xếp hợp lý. Quá nhiều khoảng trống sẽ tạo ra ít văn bản dễ đọc hơn. Tuy nhiên, ngắt dòng, ngắt trang và khoảng trắng đều có mục đích của chúng. Chúng xác định vị trí bắt đầu các câu, đoạn và trang mới, nhưng việc có quá nhiều khoảng trống trong tài liệu Word là không cần thiết và nên tránh.
Khoảng trống tăng thêm thời gian cần thiết để đọc tài liệu và thêm vào số trang in. Việc cô đọng tài liệu để chỉ chứa những khoảng ngắt cần thiết thân thiện với môi trường hơn, vì bạn sẽ sử dụng ít giấy và mực hơn để in chúng. Khi tài liệu Word được sử dụng kỹ thuật số, khoảng trắng ít gặp vấn đề hơn, nhưng việc giữ chúng được định dạng đúng cách sẽ giúp bạn đọc dễ dàng hơn và luồng thông tin tốt hơn.
Sử dụng Công cụ Tìm và Thay thế của Word
Đối với các tài liệu Word nhỏ hơn, bạn có thể xóa các khoảng trống độc lập bằng cách sử dụng nút Xóa trên bàn phím của mình. Đối với một hàng khoảng trắng, hãy nhấp vào vùng trống hai lần để chọn toàn bộ hàng và nhấn nút Xóa. Để xóa các khoảng trống ở cuối tài liệu, hãy chọn các vùng đó bằng cách nhấp và kéo, sau đó nhấn nút Xóa.
Đối với các tài liệu lớn hơn, Techwalla.com khuyên bạn nên sử dụng chức năng Tìm và Thay thế của phần mềm, cho phép bạn loại bỏ tất cả các khoảng trống không cần thiết giữa các đoạn văn trong khi vẫn giữ nguyên những khoảng trống bạn cần. Để thực hiện việc này, hãy chuyển đến tab Trang đầu trên thanh công cụ, tìm Tùy chọn chỉnh sửa, cuộn xuống Tìm và nhấp vào Thay thế trên menu con. Trong hộp thoại, chọn Thêm ở góc dưới bên trái và chọn Đánh dấu đoạn. Biểu tượng của nó sẽ xuất hiện trong trường Tìm gì; để trống phần Thay thế Bằng và nhấp vào Thay thế Tất cả.
Loại bỏ khoảng cách đôi giữa các câu
Tìm và Thay thế cũng rất hữu ích để loại bỏ các khoảng trắng. Theo LaptopMag.com, bạn nên chọn tất cả văn bản trong tài liệu bằng cách nhấn CTRL + A và mở cửa sổ Tìm và Thay thế. Sau đó, nhập hai dấu cách trống vào trường Tìm gì bằng cách sử dụng phím cách. Trong trường Replace With, chỉ nhập một khoảng trắng bằng phím cách và nhấn Replace All. Tất cả các khoảng trắng bổ sung sẽ bị xóa.
Khi loại bỏ khoảng trắng thừa trong tài liệu Word, điều quan trọng cần nhớ là mỗi hành động bạn thực hiện sẽ ảnh hưởng đến giao diện của toàn bộ tài liệu. Ví dụ: nếu một phần bắt đầu ở đầu trang, bất kỳ khoảng trắng nào bạn xóa sẽ kéo tiêu đề phần đó lên trang trước nó. Khi xóa khoảng trắng, bạn sẽ cần điều chỉnh lại tất cả các khu vực bị ảnh hưởng.