Cách tách văn bản khỏi số trong Excel

Đôi khi không thể tự tách dữ liệu trước khi đưa vào bảng tính Excel. Thông thường, thông tin từ các tệp dữ liệu cũ được gộp chung vào một ô. Điều tương tự cũng có thể xảy ra nếu bạn đang cố gắng sao chép thông tin từ tệp PDF. May mắn thay, bạn không cần phải tách tất cả thông tin một mình. Bạn có thể tách các số khỏi văn bản trong Excel, miễn là bạn chỉ định những gì cần được tách.

  1. Mở Excel

  2. Mở tệp Excel có chứa dữ liệu bị cắt xén. Hãy nhìn kỹ để xem dữ liệu đã được đặt ở đâu. Các chuỗi dữ liệu dài có thể chiếm toàn bộ một hàng, nhưng thường chỉ nằm trong một ô duy nhất. Ví dụ: nếu dữ liệu nằm ở hàng đầu tiên, hãy nhấp vào ô thứ hai và nhìn vào Thanh Công thức phía trên bảng tính, nếu là trường trống, ô đó trống.

  3. Chọn cột dữ liệu

  4. Chọn cột đầu tiên chứa dữ liệu mà bạn muốn chia thành các cột. Trình hướng dẫn Chuyển đổi Văn bản thành Cột của Excel chỉ hoạt động trên một cột tại một thời điểm. Ví dụ: nếu dữ liệu nằm trong cột đầu tiên, hãy nhấp vào ký tự "A" phía trên cột để chọn toàn bộ cột.

  5. Mở Trình hướng dẫn Chuyển đổi Văn bản thành Cột

  6. Nhấp vào trình đơn "Dữ liệu" và sau đó nhấp vào biểu tượng "Văn bản thành Cột", nằm trong phần Công cụ Dữ liệu của ruy-băng Dữ liệu. Một cửa sổ hộp thoại mở ra.

  7. Trong hầu hết các trường hợp, các phần dữ liệu bạn muốn chuyển đổi thành cột sẽ được phân tách bằng dấu phẩy, tab hoặc dấu câu khác. Trong trường hợp này, hãy chọn tùy chọn "Delimited". Nếu các phần dữ liệu nhỏ và được phân tách bằng dấu cách, hãy chọn "Chiều rộng cố định". Lưu ý rằng nếu bạn chọn Chiều rộng cố định, mọi từ sau dấu cách sẽ được đưa vào cột riêng của nó. Sau khi bạn nhấp vào "Tiếp theo", một bản xem trước sẽ xuất hiện cho bạn biết bảng tính sẽ trông như thế nào khi bạn hoàn thành. Nếu bạn không thích những gì bạn thấy, bạn có thể tùy chỉnh nó hoặc nhấp vào nút "Quay lại" để chọn một tùy chọn khác.

  8. Lưu ý rằng bạn có thể muốn thêm khoảng trắng trong Excel để dữ liệu không ghi đè lên dữ liệu hiện có khi văn bản và số bị ghi đè.

Sử dụng chuyển đổi chiều rộng cố định

Chuyển đổi Độ rộng cố định là tốt nhất cho các phần nhỏ dữ liệu được phân tách bằng dấu cách, không có khoảng cách giữa các từ hoặc số. Ví dụ: "32 quả cam 52 quả táo" bao gồm bốn phần dữ liệu được phân tách bằng dấu cách, vì vậy nó sẽ xuất hiện trong bốn cột. Tuy nhiên, "32 quả cam và quả táo" cũng sẽ xuất hiện trong bốn cột. Nếu bạn muốn "cam và táo" cùng nhau trong một cột, bạn có thể muốn kéo dòng để nó là một ô. Nếu hai hoặc nhiều phần dữ liệu nằm trong cùng một cột, bạn có thể tách các ô khi quá trình chuyển đổi hoàn tất.

Trong khu vực xem trước, bạn có thể điều chỉnh thủ công các dấu phân cách cột, chỉ bằng cách nhấp vào bản xem trước. Kéo một dòng sẽ di chuyển nó, trong khi nhấp đúp vào nó sẽ xóa dòng đó. Để thêm một dòng, hãy nhấp vào bản xem trước mà bạn muốn nó xuất hiện.

Sử dụng chuyển đổi dữ liệu được phân tách

Ngay cả khi văn bản được phân tách bằng dấu cách, tùy chọn Delimited thường được sử dụng tốt nhất, vì nó cung cấp cho bạn nhiều cách hơn để phân tách dữ liệu.

Đầu tiên, chỉ định những gì đang phân tách các khối dữ liệu. Chúng có thể bao gồm các tab, dấu chấm phẩy, dấu phẩy, dấu cách hoặc bạn có thể nhập bất kỳ ký tự nào khác vào trường có sẵn. Bạn có thể chọn nhiều tùy chọn trong số này nếu cần.

Sử dụng Bộ định lượng văn bản trong dữ liệu được phân tách

Thông thường, văn bản được đặt trong dấu ngoặc kép hoặc dấu nháy đơn. Nếu đúng như vậy, bạn có thể chọn làm định nghĩa văn bản. Các đoạn dữ liệu trong một trong hai dấu câu này sẽ được đặt trong một cột duy nhất, ngay cả khi có khoảng trắng hoặc dấu phân cách khác trong văn bản.

Ví dụ: nếu bạn có khoảng trắng và dấu phẩy làm dấu phân cách nhưng có nhiều đoạn văn bản bên trong dấu ngoặc kép, như "táo, cam và đào", thì việc sử dụng dấu ngoặc kép sẽ giữ "táo, cam và đào" trong một cột thay vì mỗi từ trong cột riêng của nó.

Làm việc với các dấu phân cách liên tiếp

Nếu bạn đã chọn nhiều dấu phân cách, bạn có thể chỉ định xem có nên bỏ qua dấu phân cách tiếp theo hay không bằng cách nhấp vào tùy chọn "Coi các dấu phân cách liên tiếp là một". Ví dụ: nếu cả dấu phẩy và dấu cách đều được chọn, mà không bật tùy chọn này, thì bất kỳ khoảng trắng nào sau dấu phẩy sẽ được cho là cột riêng của nó. Nếu bạn coi các dấu phân cách liên tiếp là một, Excel sẽ bỏ qua khoảng trắng sau mỗi dấu phẩy.

Định dạng Cột Đích

Cả hai tùy chọn chuyển đổi Chiều rộng phân cách và Cố định đều cung cấp cho bạn cơ hội để định dạng từng cột trước khi bạn chuyển đổi dữ liệu. Các tùy chọn bao gồm định dạng Chung, Văn bản và Ngày. Bạn cũng có thể bỏ qua các cột bằng cách chọn chúng và sau đó nhấp vào tùy chọn "Không nhập".

Nút Nâng cao cung cấp cho bạn tùy chọn để chỉ định cách số thập phân và hàng nghìn được phân tách khi cột chứa số. Cài đặt mặc định sử dụng các tiêu chuẩn của Hoa Kỳ, nhưng bạn có thể sử dụng dấu phẩy để phân tách các số thập phân hoặc dấu cách để phân tách hàng nghìn.


$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found