unvoyagepourlaplanete.com

Trong kinh doanh, lập kế hoạch chiến lược là điều cần thiết và cần có thông tin hợp lệ để đưa ra các quyết định quan trọng. Việc lựa chọn các công cụ nhập liệu, theo dõi, phân tích và lưu trữ dữ liệu phù hợp sẽ giúp các chủ doanh nghiệp và nhà quản lý đưa ra những lựa chọn tốt nhất cho hoạt động kinh doanh của công ty mình. Một trong những thành phần trong bộ năng suất phần mềm là bảng tính. Bảng tính phổ biến trong giới kế toán và những người thích thu thập và theo dõi dữ liệu, tuy nhiên có một số hạn chế khiến chúng có thể không trở thành lựa chọn tốt nhất cho mọi ứng dụng văn phòng.

Ưu điểm: Tổ chức dữ liệu

Bảng tính thường là công cụ thu thập và sắp xếp dữ liệu, là một trong những công cụ đơn giản nhất trong số các cách sử dụng của nó. Thông tin có thể dễ dàng được đặt trong các cột và hàng gọn gàng và sau đó được sắp xếp theo loại thông tin. Mặc dù một bộ sưu tập lớn dữ liệu có thể quá tải khi xem ở trạng thái thô, nhưng các công cụ trong chương trình cho phép người dùng tạo bản trình bày nơi dữ liệu được phân tích và cắm vào biểu đồ hình tròn hoặc bảng để dễ dàng xem và giải thích.

Nhược điểm: Thành kiến ​​người dùng

Tuy nhiên, nhược điểm là chỉ có thông tin mà người dùng chọn để phân tích mới được đưa vào các bản trình bày này và do đó, thông tin thích hợp khác có thể ảnh hưởng đến việc ra quyết định có thể bị loại trừ một cách không chủ ý. Để làm cho việc báo cáo dữ liệu trở nên thân thiện và toàn diện hơn với người dùng, các công ty đang chọn sử dụng các công cụ báo cáo như Tableau và Qlik, thay vì chỉ dựa vào bảng tính.

Ưu điểm: Hợp lý hóa tính toán

Không ai thích dành toàn bộ thời gian tại nơi làm việc để thực hiện các phép tính lặp đi lặp lại. Sự hấp dẫn tuyệt vời của bảng tính là chương trình thực hiện tất cả các phép toán cho người dùng. Khi một công thức được viết và chương trình có lệnh set, các phép tính phức tạp có thể dễ dàng được tính cho các dữ liệu liên quan đã được nhập vào. Điều này cho phép người dùng hỏi các loại câu hỏi "điều gì xảy ra nếu" và dễ dàng nhận được câu trả lời họ cần mà không cần phải tính toán lại.

Ví dụ: nếu bảng tính được thiết lập để tính toán lợi nhuận gộp của bạn, khi bất kỳ biến nào như giá mỗi đơn vị, chi phí vận chuyển hoặc chiết khấu bán hàng được thay đổi, phần mềm sẽ tự động tính lại tổng lợi nhuận mới dựa trên thông tin mới.

Nhược điểm: Học Kỹ năng sử dụng cú pháp

Phần khó khăn đối với nhiều người dùng, là các phép tính phải được nhập vào bảng tính dưới dạng công thức. Điều này đòi hỏi bạn phải học cú pháp chính xác cho từng loại phép tính mà bạn muốn thực hiện. Mặc dù có nhiều lớp học để học các kỹ năng cần thiết để sử dụng các công thức này, nhưng nhiều người dùng vẫn cảm thấy khó khăn. Nếu sai cú pháp, chương trình sẽ không trả về thông tin chính xác khi các phép tính được chạy. Ngoài ra, nếu người dùng nhập dữ liệu sai, thậm chí chỉ trong một ô của bảng tính, tất cả các tính toán và ô liên quan sẽ bị ảnh hưởng và có dữ liệu không chính xác.

Ưu điểm: Nhiều quyền truy cập của người dùng

Trong môi trường làm việc cộng tác ngày nay, nhiều người dùng trong một văn phòng thường cần quyền truy cập vào cùng một tài liệu. Nếu sử dụng Microsoft Excel, bảng tính có thể được chia sẻ nhưng chỉ một người dùng có thể thay đổi dữ liệu tại một thời điểm. Nếu các bản sao cục bộ được tạo và cập nhật, những người dùng khác sẽ không có quyền truy cập vào dữ liệu mới. Google Trang tính cung cấp giải pháp chia sẻ tệp và cho phép nhiều người dùng truy cập và cập nhật một biểu mẫu duy nhất.

Cần biết rằng, trong cả hai trường hợp, không có lịch sử tệp. Do đó, bất kể ai thực hiện thay đổi bất kỳ lúc nào, khi có bất kỳ thay đổi nào, lịch sử thông tin trước đó sẽ bị mất.

Nhược điểm: Thiếu an ninh

Một nhược điểm khác của bảng tính là thiếu bảo mật cho các tệp của bạn. Thông thường, các bảng tính không an toàn đến mức đó và do đó có nguy cơ bị hỏng dữ liệu hoặc quản lý thông tin kém hơn. Các tệp chứa thông tin tài chính nhạy cảm có thể không an toàn trước tin tặc, ngay cả khi được bảo vệ bằng mật khẩu.

Do đó, các loại phần mềm thu thập dữ liệu khác có thể là một lựa chọn phù hợp hơn. Access, Oracle hoặc một số dạng cơ sở dữ liệu quan hệ khác đã xây dựng các biện pháp bảo vệ để bảo vệ tính toàn vẹn của dữ liệu và ngăn chặn việc tổ chức lại thông tin. Ví dụ: trong bảng tính, người dùng có thể sắp xếp một cột thông tin và có thể vô tình khiến thông tin liên quan, chẳng hạn như họ và tên, trở nên không đồng bộ. Ngược lại, một cơ sở dữ liệu sẽ giữ cho tất cả các phần của một bản ghi được thống nhất, do đó đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu tốt hơn.