Làm thế nào để trả lương cho nhân viên

Bảng sao kê lương, hoặc cuống phiếu lương, giúp nhân viên dễ dàng theo dõi thu nhập của họ và đăng ký các khoản vay, thế chấp hoặc thẻ tín dụng. Là chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể sử dụng chương trình phiếu lương miễn phí để tạo phiếu lương cho nhân viên của mình. Hầu hết các chương trình phần mềm kế toán cũng cung cấp tùy chọn này. Trước khi bắt đầu, hãy đảm bảo rằng bạn biết những gì được bao gồm trên cuống phiếu lương.

tiền boa

Các chủ doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng trình tạo phiếu thanh toán hoặc tải xuống các mẫu phiếu trả phí miễn phí và tùy chỉnh chúng theo nhu cầu của họ. Các chương trình phần mềm kế toán và tính lương, chẳng hạn như Xero và Sage, có các công cụ tích hợp để tạo phiếu lương trực tuyến.

Pay Stub là gì?

Cuống phiếu lương hiển thị tiền lương kiếm được trong một khoảng thời gian nhất định, cùng với mọi khoản khấu trừ cá nhân, thuế, đóng góp của nhân viên và các chi tiết liên quan khác. Những hồ sơ này thông báo cho người lao động cách tính lương của họ. Thông thường, cuống phiếu lương hoặc được đính kèm vào phiếu lương của họ hoặc được phát hành ở định dạng kỹ thuật số. Nếu bạn trả tiền trực tiếp cho nhân viên của mình, bạn có thể cung cấp cuống phiếu lương điện tử.

Theo Bộ Lao động Hoa Kỳ, Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng không yêu cầu người sử dụng lao động cấp phiếu lương, nhưng họ vẫn cần lưu hồ sơ về tiền lương và giờ làm việc của nhân viên. Các tài liệu này xác nhận rằng công nhân của bạn được phân loại là nhân viên - không phải nhà thầu - và bạn đang trả thuế lương, ghi chú vào Policy Matters Ohio. Tùy thuộc vào các quy định ở tiểu bang của bạn, bạn có thể phát hành cuống phiếu lương ở định dạng kỹ thuật số hoặc giấy và gửi cho nhân viên của bạn vào ngày lĩnh lương. Đảm bảo bạn bao gồm các thông tin sau:

  • Tên và địa chỉ công ty
  • Tên nhân viên, địa chỉ và số An sinh xã hội
  • Tổng và thu nhập ròng
  • Số giờ làm việc và tỷ lệ hàng giờ cho khoảng thời gian trả lương
  • Ngày bắt đầu và ngày kết thúc của kỳ trả lương
  • Bảo hiểm y tế và các khoản khấu trừ khác
  • Đóng góp của nhân viên
  • Thuế đã khấu trừ
  • Trả lương, làm thêm giờ hoặc thưởng (nếu có)
  • Nghỉ ốm cộng dồn (bắt buộc ở một số tiểu bang)

Ví dụ, các nhà tuyển dụng có trụ sở tại California được yêu cầu cung cấp phiếu lương ở định dạng giấy và ghi lại tất cả các khoản khấu trừ bằng mực, theo Hiệp hội Quản lý Nguồn nhân lực. Một số bang, chẳng hạn như Alabama, Arkansas, Florida và Louisiana, không yêu cầu người sử dụng lao động cung cấp cuống phiếu lương, báo cáo của Interfaith Worker Justice.

Tạo một quầy thanh toán trực tuyến

Là một nhà tuyển dụng, vì lợi ích tốt nhất của bạn là cung cấp phiếu lương cho nhân viên của bạn để họ hiểu sự khác biệt giữa lương gộp và lương ròng. Họ cũng có thể cần những giấy tờ này để thuê nhà hoặc căn hộ, đăng ký vay hoặc thế chấp. Hơn nữa, nhân viên có thể sử dụng phiếu lương của họ để xác minh xem họ có đủ điều kiện tham gia các chương trình mạng lưới an toàn hay không. Nói một cách đơn giản, phiếu lương đóng vai trò là bằng chứng thu nhập.

Có một số cách để tạo cuống phiếu lương. Ví dụ: bạn có thể truy cập Biểu mẫu pháp lý hoặc Trình tạo sơ bộ và tải xuống mẫu sơ khai trả phí miễn phí. Điền vào nó và gửi cho nhân viên của bạn ở định dạng kỹ thuật số hoặc giấy. Văn phòng Ủy viên Lao động California và các trang web khác của tiểu bang cũng cung cấp các mẫu cuống phiếu lương miễn phí. Nếu mẫu có sẵn ở định dạng PDF, bạn có thể sử dụng Adobe Acrobat DC hoặc một trình chỉnh sửa PDF khác để tùy chỉnh theo nhu cầu của mình.

Một lựa chọn khác là sử dụng trình tạo cuống phiếu trả tiền miễn phí. Ví dụ: Shopify cung cấp tính năng này và không yêu cầu tài khoản người dùng. Điền vào biểu mẫu, và bạn đã sẵn sàng. FormPros tính một khoản phí nhỏ cho mỗi phiếu lương được tạo, nhưng nó có nhiều tính năng hơn Shopify và các công cụ miễn phí khác. Chương trình có thể tự động tính toán tổng thu nhập ròng và thu nhập ròng, các khoản khấu trừ, thuế và các khoản đóng góp dựa trên luật pháp tại tiểu bang của bạn.

Hầu hết các chương trình kế toán và bảng lương đều có trình tạo cuống phiếu lương được tích hợp sẵn. Nếu bạn đăng ký Sage, Patriot Software hoặc Xero, bạn không phải trả thêm tiền cho tùy chọn này. Ngoài ra, bạn còn được miễn phí thiết lập bảng lương, công cụ quản lý hàng tồn kho, xử lý thanh toán tiền gửi trực tiếp và các tính năng tiện dụng khác.