Mô hình tổ chức là gì?

Nhìn vào danh sách một số công ty hàng đầu trên thế giới chứng minh một điều rằng, các mô hình tổ chức để thành công khác nhau nhiều như các sản phẩm mà các công ty thành công bán ra. Mô hình tổ chức xác định hệ thống phân cấp, phát triển nhóm và vai trò của người tiêu dùng trong cách một doanh nghiệp hoạt động. Các mô hình đôi khi kết hợp nhiều cấu trúc mô hình khác nhau để đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng một cách hiệu quả nhất. Phát triển cấu trúc phù hợp đòi hỏi một tầm nhìn rõ ràng từ lãnh đạo với việc thực hiện nhất quán.

Xác định mô hình tổ chức

Thuật ngữ mô hình tổ chức là một cách khác để mô tả cơ cấu tổ chức. Cấu trúc có thể đơn giản hoặc phức tạp. Khi xem xét năm mô hình tổ chức phổ biến, rõ ràng là các cấu trúc từ rất đơn giản đến rất phức tạp. Hãy xem xét các mô hình này được thấy trên thị trường ngày nay: Dòng, Chức năng, Dòng và Nhân viên, Dựa trên Dự án, Ma trận.

Mỗi cấu trúc này, khi được bố trí hợp lý trong sơ đồ tổ chức, sẽ thể hiện chuỗi chỉ huy trong bất kỳ tổ chức nào. Nó giúp xác định trách nhiệm và quản lý quy trình làm việc của nhóm.

  1. Mô hình tổ chức dòng là một cấu trúc phân cấp rất đơn giản có thể có Giám đốc điều hành thay vì Giám đốc điều hành và Giám đốc hành chính. Hai yếu tố đó là tương đương bên, có nghĩa là chúng không phản ứng với nhau nhưng có cùng mức độ ảnh hưởng trong cấu trúc của công ty. Dưới mỗi người sẽ là những người quản lý khu vực được chỉ định, mỗi người có nhóm riêng của họ. Rõ ràng là một người ở trên cùng với một luồng ủy quyền và quản lý sẽ đi xuống. Đây có xu hướng là một mô hình hoạt động cứng nhắc hơn.

  2. Mô hình tổ chức chức năng trông tương tự như mô hình Line ngoại trừ thay vì cấp dưới chỉ báo cáo cho người quản lý trực tiếp ở trên họ, họ báo cáo cho hai hoặc nhiều người quản lý. Mô hình này được thiết kế để giúp giữ cho tất cả các bên liên quan tham gia với thông tin phù hợp bằng cách lấy tất cả thông tin từ các nhân viên cấp dưới. Nó cũng ngăn ngừa sự chuyên môn hóa quá mức của bất kỳ một công việc nào để giữ cho công ty luôn nhanh nhạy trong thời gian thay đổi.

  3. Mô hình Dòng và Nhân viên là một cấu trúc có chức năng giống như mô hình Line ngoại trừ mỗi cấp quản lý có thêm một nhân viên năng động của riêng mình. Vì vậy, các giám đốc báo cáo với Giám đốc điều hành nhưng có thể thông qua nhân viên cá nhân của Giám đốc điều hành. Giám đốc có thể chia sẻ một đội ngũ nhân viên không phải là các đội cấp dưới trong cơ cấu nhưng thay vào đó hỗ trợ các nhu cầu quản trị của Giám đốc.

  4. Mô hình dựa trên dự án trở nên năng động hơn nhiều so với ba loại mô hình dòng được xác định ở trên. Khi bất kỳ công ty nào có định hướng dự án cao, nó thường chỉ định các nhóm có chức năng công việc tương tự nhau để cung cấp cho mỗi nhóm các nguồn lực chuyên môn. Các tài nguyên trở nên sẵn có ngay lập tức thay vì có thể truy cập được bên ngoài nhóm ở một bộ phận khác. Ví dụ: một công ty công nghệ internet đang phát triển một số gói phần mềm mới có thể có một nhóm cho mỗi gói mới bao gồm nhóm lập trình viên, nhà phát triển, nhà thiết kế, nhà phân tích và người kiểm tra của riêng mình.

  5. Mô hình ma trận là mô hình hoạt động năng động nhất và khá hiệu quả đối với các công ty đang đồng thời thực hiện nhiều đợt ra mắt sản phẩm, chiến dịch tiếp thị và phát triển. Các nhà quản lý giám sát vai trò của bộ phận của họ dẫn dắt trong nhóm đồng thời theo dõi tiến trình của tất cả các nhóm. Điều này cho phép các nhà quản lý kết hợp các tài nguyên mà các nhóm riêng lẻ có thể không nhìn thấy trong mô hình thu nhỏ của riêng họ về dự án. Ví dụ: cấu trúc Ma trận công ty có thể có Giám đốc Tiếp thị, Hoạt động, Tài chính và Nhân sự giám sát nhiều dự án. Mỗi dự án có đại diện trong ít nhất một nhóm. Nếu người quản lý tiếp thị thấy rằng Nhóm A và Nhóm C có các sản phẩm có thể được tung ra dưới dạng một gói, anh ta có thể chỉ đạo các nguồn lực để tận dụng ngân sách và kết hợp các nguồn lực về đồ họa và thiết kế.

Đánh giá nhu cầu của công ty

Như các định nghĩa về mô hình tổ chức đã chứng minh, các công ty khác nhau có những nhu cầu khác nhau. Bất kể cấu trúc được chọn là gì, các thành viên trong nhóm bắt buộc phải hiểu nhiệm vụ của họ và người mà họ phải báo cáo. Nếu yếu tố này không rõ ràng, sự hỗn loạn sẽ xảy ra và năng suất giảm xuống.

Khi xem xét các nhu cầu về mô hình tổ chức của công ty bạn, hãy xem xét ngành của bạn, nguồn lực của bạn và động lực mà thông tin phải lưu chuyển. Một công ty như Google sử dụng kết hợp cấu trúc Dựa trên dự án trong Mô hình ma trận. Google là một tổ chức lớn với nguồn tài nguyên khổng lồ. Mục tiêu mà cấu trúc này hướng tới là khuyến khích một môi trường sáng tạo với trách nhiệm giải trình và sự bảo đảm chéo về suy nghĩ, ý tưởng và tài sản. Google cũng được coi là một tổ chức hơi "phẳng", có nghĩa là có những giới hạn đối với các chức danh được sử dụng để xác định con người. Ý tưởng đằng sau một tổ chức phẳng là các chức danh ít quan trọng hơn việc tiếp thêm sức mạnh cho lòng tự trọng từ những cá nhân tài năng được coi là bình đẳng. Google không hoàn toàn bằng phẳng vì có những người có chức danh trong tổ chức.

Ngược lại, một nhà máy sản xuất không cần nhiều sự hợp tác và thế chấp tài sản. Một trong những Mô hình Dây chuyền thích hợp hơn để đảm bảo việc kiểm soát chất lượng được diễn ra liên tục ở mỗi bước của quy trình vận hành và thực hiện. Điều quan trọng là phải có một hệ thống phân cấp truyền thống không đồng đều trong kiểu tổ chức này vì trình cài đặt widget không thể đi chệch khỏi nhiệm vụ của mình.

Một tổ chức tài chính lớn hơn như JP Morgan Chase sử dụng Mô hình Dòng và Nhân viên để kiểm soát thông tin và hiệu quả. Văn phòng của Giám đốc điều hành có nhiều hơn Giám đốc điều hành và trợ lý điều hành của ông ngồi trong một văn phòng trong góc. Anh ấy có một nhóm các nguồn lực để thu thập, phân tích, đánh giá và tích hợp các giải pháp từ dữ liệu. Khi cấu trúc đi xuống hệ thống phân cấp, các nhánh được xem giống như các nhóm hoạt động giống nhau trên toàn bộ cấp độ của hệ thống phân cấp.

Tạo mô hình tổ chức phù hợp

Một khi bạn đã đánh giá nhu cầu của công ty và chọn mô hình, điều quan trọng là phải rút ra. Vẽ nó ra có thể trên một ứng dụng Microsoft Office đơn giản như Excel, PowerPoint hoặc Word. Mỗi thứ đều có khả năng tạo sơ đồ tổ chức một cách dễ dàng. Một số nhà lãnh đạo doanh nghiệp đầu tiên thích vẽ nó ra trên một tấm bảng lớn màu trắng. Những gì bạn đang làm khi vạch ra cơ cấu tổ chức là xác định quy trình làm việc và cách mỗi nhân viên hoạt động trong nhóm.

Tất nhiên, điều này là quan trọng để nhân viên biết cấp trên của họ là ai nhưng nó cũng quan trọng không kém, nếu không muốn nói là quan trọng hơn đối với lãnh đạo doanh nghiệp là làm thế nào để thiết kế bộ máy vận hành hiệu quả nhất có thể. Nếu một công ty có văn phòng hành chính, nhà kho và trung tâm bán hàng, điều quan trọng là phải phác thảo cách các đơn vị hoạt động độc lập đó hoạt động cùng nhau. Không có gì tồi tệ hơn đối với một doanh nghiệp khi để một đơn vị lớn làm điều gì đó gây khuất tất cho đơn vị khác vì thông tin liên lạc không rõ ràng.

Nhìn vào những gì bạn làm và cách bạn phục vụ khách hàng của mình. Đảm bảo mỗi phân đoạn trong quy trình đều có quyền truy cập và cập nhật thông tin thích hợp để đạt được mục tiêu chung của công ty. Ví dụ: nếu người quản lý nhà máy sản xuất không thể tạo hạn ngạch đơn vị hàng tháng vì một cơn bão cản trở công nhân đến, thì trung tâm bán hàng phải có khả năng xử lý bất kỳ đơn đặt hàng nào có khả năng bị chậm trễ. Không có một báo cáo sản xuất tiêu chuẩn nào được gửi cho CEO và giám đốc trung tâm bán hàng, mọi người đều biết về vấn đề này. Điều này cũng làm cho Giám đốc điều hành hiệu quả hơn vì anh ta không phải lấy một báo cáo để sau đó phổ biến nó cho các lãnh đạo bộ phận khác.

Xu hướng mô hình tổ chức

Một xu hướng thú vị trên thị trường doanh nghiệp dành cho các doanh nghiệp nhỏ hơn là việc sử dụng không gian văn phòng làm việc chung. Mặc dù những không gian này thường dành cho các công ty có không quá năm nhân viên, thường là những công ty mới thành lập đang tìm cách tiết kiệm tiền cho không gian văn phòng, chúng cho thấy một câu chuyện rất thú vị về cách các công ty đang tìm cách tự cấu trúc. Không gian văn phòng làm việc chung có thể có các văn phòng riêng lẻ, nhưng nhiều không gian làm việc chung sáng tạo có nhiều doanh nghiệp khác nhau làm việc song song với nhau trong một sơ đồ mặt bằng mở. Lý do là mọi người trở nên được truyền cảm hứng và tiếp thêm sinh lực từ những ý tưởng, cuộc trò chuyện và phản hồi của người khác.

Mặc dù không gian làm việc chung không phát triển cấu trúc công ty cho bất kỳ công ty nào, nhưng nó cho thấy lợi ích của một động lực làm việc bình đẳng, nơi mọi người được coi là bình đẳng nhưng có thể có tài năng và kỹ năng riêng của họ (thường là ở công ty của họ trong một đồng -không gian làm việc). Các sơ đồ mặt bằng mở này không chỉ dành cho không gian làm việc chung. Facebook và Apple là hai gã khổng lồ công nghệ đã biến toàn bộ khái niệm này trở thành xu hướng của nhiều doanh nghiệp. Mặc dù nó rất thành công đối với văn hóa doanh nghiệp của họ, tương tự như của Google, nhưng nó không phải dành cho mọi công ty.

Có những báo cáo rằng phân biệt giới tính và thậm chí lo lắng có thể gia tăng trong các khái niệm sơ đồ mặt bằng mở. Mặc dù sơ đồ mặt bằng không phải là cơ cấu tổ chức, nhưng nó là hiện thân của cách thức hoạt động của tổ chức nên điều quan trọng cần được xem xét. Một số người hoạt động tốt hơn khi họ có một môi trường yên tĩnh. Những người khác làm việc tốt hơn khi họ không cảm thấy 10 người đang nhìn qua vai họ. Nó cũng có thể dẫn đến các nhấp chuột phát triển dẫn đến các vấn đề tinh thần tổng thể trong văn phòng.

Hãy nhớ rằng bạn có thể có Mô hình đường với cách tiếp cận phân cấp rất mạnh trong sơ đồ tầng mở. Nói cách khác, đó là một ảo tưởng về một môi trường phẳng làm nổi bật những người lãnh đạo là ai. Mặc dù cấu trúc vật lý của môi trường mở hoạt động tốt với các nhóm nhỏ được chia thành các khu vực mở khác nhau, nhưng nó có thể không phù hợp với cấu trúc tuyến tính hơn.

Tái cấu trúc Cơ cấu Hoạt động Hiện tại

Nếu bạn đã phác thảo và triển khai cấu trúc hoạt động của mình và nhận thấy nó không hoạt động, đừng ngại quay lại bảng vẽ. Lấy mô hình hiện có bằng cách sử dụng phản hồi và phân tích từ lãnh đạo của bạn và xác định đâu là lỗ hổng. Nếu tất cả thông tin được thu thập ở trên cùng để được phân phối lại cho những người "cần biết", bạn có thể thấy những vấn đề dai dẳng. Dữ liệu có thể bị trì hoãn ảnh hưởng đến hiệu suất. Việc giám sát có thể ngăn một người nào đó nhận được nhiều thông tin hoặc cập nhật cần thiết. Việc điều chỉnh từ Mô hình dòng sang Mô hình chức năng có thể là tất cả những gì cần xảy ra với việc mọi người đều nhận được thông tin khi thông tin được chuyển từ bộ phận này sang bộ phận tiếp theo.

Bạn có thể thấy rằng các đội nhỏ không hoàn thành nhiệm vụ kịp thời. Một nhóm thường có cấu trúc phẳng với các chuyên gia. Bạn có thể cần phải lấy mô hình này và điều chỉnh nó để cung cấp cho mỗi nhóm một mức độ quyền hạn và hệ thống phân cấp để giữ cho năng suất và trách nhiệm giải trình cao. Hãy nhớ rằng bất kỳ chiến lược nào bạn thực hiện trong công ty đều linh hoạt, cho dù đó là chiến lược tiếp thị, chiến lược tăng trưởng hay thậm chí là chiến lược tổ chức. Linh hoạt có nghĩa là công ty luôn vận động, thị trường luôn thay đổi và bạn cần có khả năng thích ứng với cách bạn làm mọi việc để duy trì hiệu quả và sinh lời.

Đôi khi bạn chỉ cần điều chỉnh một mô hình hoạt động. Có những thời điểm khác, bạn cần phải đại tu toàn bộ cấu trúc công ty. Hãy nghĩ về cách kết hợp các mô hình theo cách mà Google có có thể giúp bạn xây dựng một nhóm công ty mạnh mẽ hơn nói chung.

tiền boa

Thực hiện các thay đổi lớn trong các giai đoạn để ngăn chặn việc áp đảo và gây nhầm lẫn cho nhân viên hiện tại. Mọi người đã quen với một phương pháp thực hiện và thấy dễ dàng thực hiện những thay đổi nhỏ hơn so với đại tu toàn bộ. Thực hiện theo giai đoạn giúp giảm lực cản tích hợp.


$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found