Mã sổ cái chung là gì?

Mã sổ cái chung là các chữ số bạn gán cho các bút toán ghi nợ hoặc ghi có khác nhau để giúp cho việc hạch toán dễ dàng và hiệu quả hơn. Bằng cách gán các chữ số cho các loại phải trả hoặc phải thu khác nhau, bạn có thể tốn ít thời gian hơn để nhập dữ liệu, nhanh chóng sắp xếp thông tin và chuẩn bị các báo cáo đơn giản mà bạn có thể sử dụng một lần hoặc thường xuyên.

Sổ cái

Sổ cái là một danh sách đơn giản về thu nhập và chi phí thực tế của bạn. Không giống như bảng ngân sách liệt kê thu nhập và chi phí dự kiến ​​của bạn, hoặc báo cáo phải thu hoặc phải trả cho biết bạn nợ hoặc đang nợ những gì, sổ cái chỉ ghi lại các giao dịch khi chúng xảy ra. Ngay cả khi bạn chỉ có một tài khoản ngân hàng sử dụng cho doanh nghiệp của mình, bạn nên giữ một sổ cái chung để phát hiện bất kỳ sai lầm nào mà bạn hoặc ngân hàng của bạn có thể mắc phải. Thực hiện việc này bằng cách đối chiếu hàng tháng hoặc so sánh sổ cái với bảng sao kê ngân hàng của bạn.

Nếu bạn sử dụng tài khoản séc, thẻ tín dụng và hạn mức tín dụng để thanh toán các hóa đơn cho doanh nghiệp của mình, sổ cái chung cho phép bạn giữ tất cả các chi phí của mình trong một tài liệu.

Sử dụng mã sổ cái

Mã sổ cái là các chữ số bạn sử dụng để chỉ định một khoản phải trả hoặc phải thu theo loại. Ví dụ: bạn có thể chỉ định các khoản thanh toán qua điện thoại của mình bằng mã là 100. Các khoản thanh toán tiền điện của bạn có thể là 101. Bất kỳ lúc nào, bạn có thể sắp xếp tài liệu của mình theo mã sổ cái để xem số tiền bạn đã trả cho điện thoại hoặc tiện ích.

Chỉ định mã sổ cái

Cách đơn giản nhất để chỉ định mã sổ cái chung là bắt đầu bằng một chữ số, chẳng hạn như 100, chỉ định mỗi danh mục tín dụng hoặc ghi nợ tiếp theo một chữ số để thêm một chữ số nữa vào số. Trong trường hợp này, năm mã đầu tiên của bạn sẽ là 100, 101, 102, 103 và 104. Để làm cho các mã của bạn hữu ích hơn, hãy gán cho các chữ số một ý nghĩa cụ thể để phân loại dễ dàng hơn.

Ví dụ: bắt đầu tất cả các danh mục ghi nợ bằng số 1 và tất cả các danh mục tín dụng bằng số 2. Hai mã ghi nợ đầu tiên của bạn có thể là 100 và 101 và hai mã tín dụng đầu tiên của bạn sẽ là 200 và 201. Điều này sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm thấy tất cả trong số các khoản ghi nợ hoặc tín dụng của bạn. Thêm các chữ số bổ sung để nhóm các danh mục thu nhập và chi phí khác.

Ví dụ về mã hóa đang được sử dụng

Nếu bạn bán quảng cáo in tạp chí, biểu ngữ trên trang web của mình và bạn cho thuê danh sách phát hành của mình, bạn có thể chỉ định tất cả thu nhập từ báo in với chữ số 2 sau chữ số mã tín dụng đầu tiên, thu nhập biểu ngữ của bạn với số 3 và số danh sách của bạn với số 4. In trong trường hợp này, mục nhập của bạn cho quảng cáo trên báo in sẽ là 120, cho quảng cáo biểu ngữ 130 và cho thuê danh sách 140. Bạn có thể tiếp tục gia hạn mục này.

Ví dụ: nếu bạn bán quảng cáo in màu và đen trắng, bạn có thể chỉ định số thứ ba trong mã của mình là 1 cho quảng cáo màu và 2 cho quảng cáo đen trắng. Nếu bạn sử dụng mã bốn chữ số, mã của bạn cho quảng cáo in màu sẽ là 1210 và mã của bạn cho quảng cáo đen trắng sẽ là 1220. Điều này cho phép bạn nhanh chóng xác định tổng doanh số bán hàng in của mình và phân tích số tiền thu được từ quảng cáo màu.

Tên Vs. Chữ số

Thay vì mã sổ cái thay thế cho các từ mô tả, hãy bao gồm cả hai. Ngay cả khi bạn biết rằng mã sổ cái 130 có nghĩa là doanh thu quảng cáo biểu ngữ, thì người kế toán hoặc người khai thuế mới hoặc thay thế có thể không biết mã của bạn. Nếu bạn hoặc nhân viên kế toán tạm thời vô tình đánh mã sai các mục nhập của bạn, có các từ bên cạnh mỗi mục có thể giúp bạn nhanh chóng sửa chữa các sai sót.

Sắp xếp / Tổng cộng / Trung bình

Ngoài việc sử dụng mã sổ cái để chạy báo cáo một lần, hãy sử dụng chúng để tạo tổng và trung bình cho các danh mục thu nhập và chi phí. Điều này tạo ra các bản cập nhật theo thời gian thực mỗi khi bạn thực hiện một mục nhập. Ví dụ: theo dõi tổng chi tiêu điện thoại hoặc chi phí vật tư văn phòng trung bình hàng tháng của bạn với các ô "Tổng" và "Trung bình" cho phép bạn so sánh hiệu suất hiện tại với ngân sách của mình mà không cần phải chạy các báo cáo riêng biệt.

Biểu đồ mẫu về tài khoản

Khi nghi ngờ về khả năng thiết lập hệ thống mã sổ cái, hãy tạm thời cân nhắc việc thuê người ghi sổ hoặc kế toán để thiết lập hệ thống hoặc phần mềm ghi sổ kế toán của bạn. Bảo trì một hệ thống hiện có thường dễ dàng hơn so với việc xây dựng từ đầu.

Ví dụ về tài khoản tiền mặt:

  • 1110 Tiền mặt trong ngân hàng
  • 1120 tiền mặt

Ví dụ về Tài khoản Doanh thu:

  • 2110 Doanh thu phải trả

  • 2120 Doanh thu tiền mặt
  • 2130 Doanh thu phi tiền mặt

  • 2140 Các nguồn tài trợ khác

Ví dụ về các khoản phải trả ngắn hạn:

  • 3110 Tài khoản phải trả
  • 3120 Lãi suất phải trả
  • 3130 Yêu cầu bồi thường và Bản án Phải trả

  • 3140 Hợp đồng phải trả

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found