Lời chào tốt cho email doanh nghiệp

Các chủ doanh nghiệp cải thiện hình ảnh doanh nghiệp công cộng của họ khi các chính sách công ty của họ được thiết lập vững chắc về truyền thông chuyên nghiệp. Việc nhân viên rất thân mật khi nói đến email công việc đã trở nên phổ biến. Và mặc dù điều đó là phổ biến, nhưng việc không chính thức về email công việc không phải là tiêu chuẩn kinh doanh được chấp nhận. Các chủ doanh nghiệp cần nhận ra rằng việc thiết lập giọng điệu phù hợp sẽ tạo nên âm điệu cho toàn bộ bức thư.

Bắt đầu với phần chào. Hạn chế các lựa chọn chào, cho nhân viên những lựa chọn phù hợp.

Lời chào tiêu chuẩn

Cách chào tiêu chuẩn là "Thưa ông (họ của người đó)." Và, như được thực hiện trong thư tín qua đường bưu điện truyền thống, sử dụng cách chào tiêu chuẩn thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp. Một số người có thể coi điều này là lỗi thời, nhưng nó dễ được chấp nhận hơn là vô tình phản cảm.

Một lời chào bắt đầu bằng "Dear" là vượt thời gian. Sử dụng họ của người đó nếu bạn có hoặc nếu mối quan hệ là mới. Điều này thể hiện sự tôn trọng.

Ví dụ: "Dear Mr. Jones," được ưu tiên hơn "Dear John". Nếu bạn không chắc chắn về chức danh của người đó (Ông, Bà, Bà hoặc Hoa hậu) hoặc họ, thì có thể chấp nhận sử dụng tên. Chính sách tiêu chuẩn của công ty nên là nhân viên cố gắng tìm ra họ của người nhận trước khi sử dụng tên.

Lời chào thân thiện hơn

Đôi khi email được viết bằng cách sử dụng các tiêu chuẩn ít trang trọng hơn đơn giản chỉ vì người gửi muốn thân thiện hơn. Ví dụ: "Xin chào" thân thiện hơn "Kính gửi". Điều này có thể được sử dụng ngay cả trong một giao tiếp lạnh, nơi người gửi không có tên người nhận. Nó cũng được sử dụng với tên riêng, như trong "Chào Jennifer".

Một chủ doanh nghiệp có thể có các mối quan hệ khách hàng cụ thể, nơi điều này được sử dụng trong cách chào chính thức, như được xác định bởi các thủ tục của công ty. Ví dụ: nhân viên có thể tiếp cận một khách hàng mới và hỏi cô ấy xem cô ấy thích được gọi bằng tên hay họ của cô ấy hơn.

Chuyên nghiệp nhưng thân ái

Chủ doanh nghiệp xem "Lời chào:" được sử dụng trong thư từ. Đó là một cách chào có thể chấp nhận được nhưng gợi ý một mối quan hệ kinh doanh thân thiện hơn là một mối quan hệ chính thức. Điều này được cho là cố gắng trở nên thân thiện và khác biệt nhưng vẫn được coi là trang trọng. Nó thường được thấy trong các email lạnh lùng hoặc trong thư từ mà bên gửi không có mối quan hệ chặt chẽ với người nhận.

Những câu nói cần tránh

Hãy nghĩ về người đọc email trước khi bạn viết lời chào. Khi bạn không chắc chắn về cách bắt đầu một email công việc, hãy chuyển sang bên cạnh những cách chào truyền thống. Bắt đầu email bằng "Này," thường thấy ở những nhân viên trẻ hơn, những người có cách tiếp cận bình thường với mọi thứ.

Tuy nhiên, điều này là quá bình thường đối với hầu hết các tình huống kinh doanh vì sự thiếu tôn trọng tiềm ẩn đối với một số người nhận. Điều này đặc biệt đúng khi một nhân viên trẻ hơn gửi email cho một khách hàng tiềm năng lớn tuổi hoặc đồng nghiệp kinh doanh.

Một cách chào khác cần tránh là, "Người mà nó có thể quan tâm", trừ khi bạn hoàn toàn không biết danh tính của người nhận. Lời chào này gợi ý một email mù mịt không có bất kỳ mối quan hệ nào với người nhận. Hầu hết người nhận ngay lập tức coi đây là một email mù và họ có thể loại bỏ nó trước khi đọc. Ví dụ: "Xin chào" thân thiện hơn "Kính gửi" và phổ biến hơn khi người gửi có mối quan hệ tích cực đã thiết lập với người nhận.

tiền boa

Tốt hơn là nên giữ mọi thứ ngắn gọn nếu bạn không có nhiều thông tin. "Xin chào" tốt hơn "Bạn thân mến", ngay cả khi bạn không có tên theo sau "Xin chào".