Mẫu Yêu cầu Mua hàng là gì?
Các doanh nghiệp nhỏ thường ra mắt với ngân sách eo hẹp nhất. Điều này làm cho việc kiểm soát chi phí trở nên thiết yếu đối với sức khỏe lâu dài của công ty. Một cách để cắt giảm chi phí và khuyến khích chi tiêu có trách nhiệm là phát triển một quy trình trưng dụng nội bộ cho tất cả các giao dịch mua mới.
Biểu mẫu Yêu cầu Mua hàng
Đơn yêu cầu mua hàng là một tài liệu nội bộ mà nhân viên sử dụng để yêu cầu mua một mặt hàng cụ thể. Nhân viên mô tả sản phẩm và lý do tại sao nó cần thiết. Sau đó, biểu mẫu này được gửi đến các cá nhân và bộ phận khác trong công ty để xem xét và phê duyệt.
Quy trình Mua lại
Quy trình trưng cầu là quy trình nội bộ và khác nhau giữa các công ty. Tuy nhiên, quy trình trưng cầu mua điển hình có thể hoạt động như sau:
- Một nhân viên cần một máy tính xách tay mới và có được một mẫu đơn yêu cầu. Cô ấy mô tả chiếc máy tính xách tay mà cô ấy muốn và, nếu cần, giải thích lý do tại sao cô ấy cần nó. Sau đó, cô ấy yêu cầu trưởng bộ phận của mình ký vào đơn yêu cầu.
- Sau khi người giám sát ký vào biểu mẫu, nó có thể được chuyển đến bộ phận CNTT, để các chuyên gia của bộ phận có thể đảm bảo rằng máy tính tương thích với hệ thống của công ty và đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật dữ liệu.
- Sau khi phê duyệt CNTT, yêu cầu được chuyển đến bộ phận mua hàng. Nhân viên bộ phận tìm nguồn máy tính từ một số nhà bán lẻ và chọn mua máy tính từ nhà bán lẻ cung cấp giá tốt nhất. Bộ phận mua hàng xuất đơn mua hàng cho nhà cung cấp.
Ưu điểm của Quy trình Mua lại
Có một số lợi thế đối với quy trình trưng cầu, ngay cả đối với các doanh nghiệp nhỏ:
- Tính minh bạch: Quy trình trưng cầu yêu cầu nhân viên và người giám sát của họ phải chứng minh cho việc mua hàng. Quá trình đơn giản để viết ra lý do tại sao cần một sản phẩm cụ thể có thể giảm bớt các giao dịch mua không cần thiết. Nó cũng có thể giảm thiểu bội chi cho các mặt hàng đắt tiền khi một sản phẩm ít tốn kém hơn sẽ đáp ứng được nhu cầu của công ty.
- Chức năng và khả năng tương thích: Một số sản phẩm, đặc biệt là thiết bị điện tử phần mềm, có thể không tương thích với thiết bị và hệ thống hiện tại của công ty. Bằng cách yêu cầu người đứng đầu các bộ phận liên quan khác ký xác nhận mua hàng, doanh nghiệp giảm bớt hoặc loại bỏ nhu cầu trả lại sản phẩm khi phát hiện ra rằng sản phẩm đó không phù hợp với công ty.
- Nhận ưu đãi tốt nhất: Bộ phận mua hàng hoặc nhân viên mua hàng có thể phát triển mối quan hệ với các nhà cung cấp và đảm bảo mức giá ưu tiên trên nhiều sản phẩm.
Các cân nhắc khác về quy trình mua lại
Một số công ty không yêu cầu các mẫu đơn yêu cầu cho tất cả các giao dịch mua. Ví dụ, một doanh nghiệp có thể quyết định rằng việc mua các mặt hàng có giá dưới 100 đô la và không phải là phần mềm, máy tính hoặc thiết bị ngoại vi có thể được người quản lý bộ phận trực tiếp phê duyệt và đặt hàng. Quy trình trưng dụng có thể là quá mức cần thiết đối với một doanh nghiệp rất nhỏ, chỉ có một hoặc hai nhân viên. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển, việc xem xét các quy trình mua hàng và thực hiện các quy trình mới luôn là một ý kiến hay.
