unvoyagepourlaplanete.com

Các chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính đã có nhiều tiến bộ trong những năm qua. Các chương trình này quảng cáo giúp cuộc sống của chủ doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn khi theo dõi chi phí, chuẩn bị thuế và xem xét tăng trưởng doanh thu. Các chương trình phần mềm kế toán đã trở nên phổ biến, có cả lợi thế và bất lợi khi dựa vào máy tính cho tất cả các công việc kế toán.

Ưu điểm: Tính đơn giản

Hầu hết các chủ doanh nghiệp không phải là kế toán hoặc người ghi sổ kế toán và nhận thấy rằng việc thực hiện hầu hết các nhiệm vụ kế toán là một thách thức. Đây là nơi mà các chương trình phần mềm kế toán mang lại lợi thế cho chủ doanh nghiệp. Một loạt các chương trình phần mềm kế toán thân thiện với người tiêu dùng. Các chủ doanh nghiệp có thể mua sắm xung quanh để tìm một chương trình dễ cài đặt, học hỏi và sử dụng. Nhiều chương trình cung cấp lời nhắc về loại dữ liệu cần được nhập trong mỗi phần. Sau khi hệ thống được thiết lập với các tài khoản ngân hàng, các khoản nợ và nhà cung cấp, chủ doanh nghiệp chỉ cần cập nhật thông tin khi có.

Ưu điểm: Độ tin cậy

Hầu hết các chương trình phần mềm chính làm cho việc sử dụng chương trình trở nên đơn giản. Phép toán là chính xác và đáng tin cậy, vì vậy chủ sở hữu doanh nghiệp có thể xác định chính xác các khoản tiền có sẵn bất cứ lúc nào.

Ưu điểm: Hiệu quả về Chi phí

Việc thuê một nhân viên kế toán nội bộ hoặc thuê người kế toán hoặc công ty kế toán thuê ngoài công việc có thể tốn kém. Chương trình phần mềm có chi phí trả trước và có thể yêu cầu người kế toán ký hợp đồng để thiết lập các tài khoản và hướng dẫn chủ doanh nghiệp sử dụng chương trình, nhưng nó nhanh chóng trở nên hiệu quả về mặt chi phí. Chủ sở hữu không cần phải trả bất cứ thứ gì ngoài việc mua và thiết lập phần mềm. Hầu hết các chương trình hoạt động với hệ điều hành trong nhiều năm và chỉ đôi khi yêu cầu nâng cấp không tốn kém.

Lợi thế: Khả năng cộng tác

Nhiều chương trình phần mềm cho phép chủ sở hữu doanh nghiệp thiết lập quyền cho phép người kế toán hoặc kế toán bên ngoài truy cập vào dữ liệu. Chủ doanh nghiệp có thể đồng bộ thông tin với tài khoản ngân hàng và tài khoản tín dụng và nhập dữ liệu chỉ bằng một cú nhấp chuột. Điều này cho phép chủ doanh nghiệp nhanh chóng đối chiếu các tài khoản và nhập thông tin chính xác cần được các cố vấn chính xem xét.

Chủ doanh nghiệp nên xem xét các phương án tốt nhất cho doanh nghiệp. Cân nhắc sao lưu trên đám mây hoặc trên các ổ cứng riêng biệt để duy trì các bản ghi chính xác nếu có vấn đề phát sinh.

Bất lợi: Gian lận tiềm ẩn

Sự phụ thuộc vào máy tính đôi khi dẫn đến những vấn đề lớn hơn. Với nhiều dữ liệu phần mềm được lưu trữ trên đám mây, tin tặc có nhiều cơ hội hơn để lấy dữ liệu tài chính của doanh nghiệp bạn và sử dụng nó. Điều này khiến tài sản gặp rủi ro và tạo ra trách nhiệm pháp lý nếu tin tặc sử dụng mã số thuế của người sử dụng lao động để mở thẻ tín dụng và các khoản vay kinh doanh. Ngoài ra còn có nguy cơ ai đó trong doanh nghiệp truy cập thông tin, có thể ăn cắp tiền từ các khoản tiền gửi hàng ngày và thay đổi dữ liệu trong chương trình. Chủ doanh nghiệp phải siêng năng bảo vệ thông tin tài chính.

Bất lợi: Các vấn đề kỹ thuật

Khi xử lý máy tính, các vấn đề có thể phát sinh. Bạn có thể đang hoàn thành dữ liệu cuối năm cho kế toán của mình và gặp sự cố mất điện. Máy tính có thể nhiễm vi-rút và bị lỗi. Ngoài ra còn có khả năng người dùng thực hiện sai các tác vụ phần mềm mà họ không quen thuộc. Nếu người dùng cố gắng làm một việc nhưng lại vô tình làm một việc khác, có thể mất một số công việc để hoàn tác lỗi.

Nhược điểm: Thông tin không chính xác

Hồ sơ sổ sách chỉ tốt khi dữ liệu được đưa vào hệ thống. Các chủ doanh nghiệp không dành thời gian để thiết lập danh mục tài khoản đúng cách có thể nhập dữ liệu và tạo báo cáo không chính xác.

Các chủ doanh nghiệp có thể làm rất nhiều để giảm thiểu những bất lợi và các vấn đề tiềm ẩn liên quan đến kế toán trên máy tính với việc lập kế hoạch và tích hợp phần mềm phù hợp. Dành thời gian để thiết lập nó một cách chính xác sẽ dễ dàng hơn và rẻ hơn so với việc cố gắng quay lại vì khi sự cố xảy ra.