Các tính năng của một hệ thống quản lý thông tin

Hệ thống quản lý thông tin thu thập và quản lý dữ liệu được lưu trữ ở nhiều định dạng khác nhau và giúp những người cần nó có thể truy cập được. Thông thường, một doanh nghiệp nhỏ chỉ cần quản lý các tài liệu văn phòng và bảng tính và cung cấp chúng cho nhân viên. Những người khác có thể cần thu thập và quản lý thông tin chi tiết về dữ liệu khách hàng. Vẫn còn các hệ thống quản lý thông tin khác cung cấp dữ liệu cho các tổ chức lớn hoặc thậm chí công chúng thông qua một trang web.

Bất kể yêu cầu của tổ chức là gì, một hệ thống quản lý thông tin tốt sẽ có thể thu thập và lưu trữquản lý dữ liệu tôin các định dạng bạn yêu cầu và cung cấp thông tin khi cần thiết trên các nền tảng phù hợp cho những người cần nó.

Hiểu biết về hệ thống quản lý thông tin

Thay vì một gói phần mềm đơn lẻ, hãy nghĩ về hệ thống quản lý thông tin như một hệ thống các quy tắc do công ty của bạn đặt ra để xác định cách nhân viên thu thập, lưu trữ và truy cập thông tin. Nếu doanh nghiệp của bạn hiện đang sử dụng nhiều sản phẩm khác nhau không giao tiếp với nhau, bạn có thể cần sự hỗ trợ của một chuyên gia, chẳng hạn như người bán lại giá trị gia tăng, để tích hợp dữ liệu của bạn trước khi bạn có thể áp dụng hệ thống quản lý thông tin.

Thông tin phải được thu thập và lưu trữ

Hầu hết các công ty có thông tin ở nhiều định dạng khác nhau được lưu trữ ở nhiều nơi. Một số tệp có thể được lưu trữ trên máy chủ của công ty, trong khi những tệp khác được lưu trữ cục bộ trên máy tính để bàn và máy tính xách tay, trong khi những tệp khác vẫn được lưu trữ trên đám mây, với các dịch vụ như Google Drive hoặc Microsoft OneDrive. Các công cụ chuyên dụng, như phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) hoặc phần mềm quản lý hàng tồn kho có thể giữ thông tin độc lập với các hệ thống khác này.

Hệ thống quản lý thông tin tập trung thông tin để thông tin không bị trùng lặp ở những nơi khác nhau hoặc ở những định dạng khác nhau, điều này thường dẫn đến những phiên bản tài liệu hơi khác nhau có thể truy cập được vào những thời điểm khác nhau.

Thí dụ: Nếu bạn có một phần mềm CRM, tất cả thông tin khách hàng nên được lưu trữ ở đó và không bị trùng lặp ở những nơi khác. Tài liệu và bảng tính phải nằm trên máy chủ của công ty hoặc trong giải pháp đám mây, nơi mọi người đều có thể truy cập chúng, được sao lưu và bảo mật.

Thông tin phải được quản lý

Các nhà quản lý nên có quyền truy cập vào tất cả các thông tin công ty mà các bộ phận của họ yêu cầu. Họ sẽ có thể phê duyệt hoặc từ chối các thay đổi đối với tài liệu hiện tại cũng như việc tạo tài liệu mới. Dữ liệu phải được sao lưu để nếu tệp bị xóa hoặc bị xâm phạm, nó có thể được khôi phục. Quyền truy cập dữ liệu cũng nên được hạn chế để chỉ những người cần nó mới có thể sử dụng nó.

Thí dụ: Nếu nhân viên thực hiện thay đổi đối với một bức thư tiêu chuẩn được gửi cho khách hàng, người quản lý có thể xem xét và phê duyệt thay đổi hoặc hoàn nguyên tài liệu về phiên bản cũ hơn. Đây là một tính năng tiêu chuẩn trong các hệ thống như Google Drive, OneDrive và Microsoft SharePoint, nơi chủ sở hữu tài liệu có thể phê duyệt hoặc từ chối các thay đổi cũng như giới hạn khả năng chỉnh sửa và khả năng truy cập thông tin cho những người cụ thể.

Thông tin phải có thể truy cập được

Đối với một số doanh nghiệp nhỏ, thông tin chỉ có thể truy cập được trên máy tính của công ty là tất cả những gì cần thiết. Nhưng ngày nay, ngày càng nhiều doanh nghiệp yêu cầu thông tin phải có thể truy cập bên ngoài trang web, cũng như trên máy tính bảng và điện thoại thông minh. Điều này có thể đạt được bằng cách làm cho thông tin có thể truy cập được qua máy chủ web an toàn và trong nhiều trường hợp, thông qua ứng dụng dành cho thiết bị di động.

Thí dụ: Sử dụng Microsoft Sharepoint, bạn có thể thiết lập một trang web cổng thông tin công ty chỉ được sử dụng bởi nhân viên. Người quản lý có thể thiết lập quy trình làm việc cho các dự án để đảm bảo mọi người đều đóng góp khi được yêu cầu. Người quản lý cũng có thể đặt yêu cầu phê duyệt cho các trang được xuất bản trên cổng thông tin công ty và đặt quyền cho nhân viên hoặc nhóm cụ thể để đảm bảo rằng những thay đổi chỉ được thực hiện bởi những người được ủy quyền. Mọi người đều có thể truy cập thông tin thông qua trình duyệt web hoặc thông qua ứng dụng SharePoint trên máy tính bảng và điện thoại thông minh của họ.