unvoyagepourlaplanete.com

Gần một phần tư tổng số thư đi qua Bưu điện Hoa Kỳ (USPS) có lỗi về địa chỉ có thể gây khó khăn cho việc chuyển phát, gây chậm trễ và tốn kém thời gian và tiền bạc của bưu điện, theo USPS.com PostalExplorer công cụ trực tuyến. Người viết thư thường hiểu sai thứ tự thích hợp của các dòng địa chỉ, bao gồm cả dòng chú ý của USPS, nơi bộ phận kinh doanh nên được viết. Gợi ý: Nó không nằm ở góc dưới cùng bên trái của phong bì.

Đặt địa chỉ ở vị trí thích hợp

Ở góc trên bên trái của phong bì, hãy viết địa chỉ trả hàng của bạn: tên, tên công ty, địa chỉ đường phố hoặc P.O. Hộp và thành phố, tiểu bang và mã ZIP. Bây giờ tìm điểm giữa của phong bì và di chuyển một khoảng trống sang bên phải; đây là nơi dòng đầu tiên của địa chỉ người nhận. Đảm bảo viết địa chỉ song song với mặt dài nhất của phong bì. Dòng đầu tiên của địa chỉ được gọi là tên hoặc dòng chú ý. Nếu bạn đang gửi nó đến một bộ phận cụ thể thay vì một người cụ thể, hãy đặt bộ phận đó lên dòng đầu tiên. Bạn có thể viết "Chú ý" hoặc viết tắt của nó "ATTN", nhưng không cần thiết.

Máy đọc thư tự động USPS đọc địa chỉ từ dưới lên, bắt đầu bằng thành phố, tiểu bang và mã ZIP. Tiếp theo, các máy tìm kiếm địa chỉ đường phố hoặc P.O. Số hộp, sau đó là tên công ty và cuối cùng là người nhận cuối cùng, cho dù đó là người hay bộ phận. Khi nhân viên bưu điện thường phân loại thư, không có vấn đề gì nhiều nếu bạn viết "ATTN: M. Murdock" ở góc dưới cùng bên trái, nhưng làm như vậy ngày nay khiến máy móc bị nhầm lẫn hoặc họ không nhìn thấy vì nó đã hết. trong khu vực quét của họ.

Một ví dụ về địa chỉ tiêu chuẩn thích hợp có thể dễ dàng đọc được bằng máy tự động là:

1. Tên hoặc bộ phận: PHÒNG TIẾP THỊ
2. Tên doanh nghiệp: HOMETOWN CONFECTIONS INC
3. Địa chỉ đường phố: 6300 PARKS ST
4. Thành phố, tiểu bang, mã ZIP: FREDERICK MD 21702

Viết thư cho một người, một bộ phận hoặc cả hai

Nếu bạn muốn nói chuyện với một người, hãy làm như vậy thay vì bộ phận và thêm chức danh của người đó nếu bạn biết. Ví dụ: MS ANNA DREW MARKETING GIÁM ĐỐC. Nếu nó không vừa trên một dòng, hãy chuyển tiêu đề sang dòng thứ hai. Việc thêm BỘ PHẬN TIẾP THỊ là không cần thiết trong trường hợp này, vì vậy hãy bỏ điều đó đi. Nếu bạn không biết chức danh của người đó, bạn có thể viết MS ANNA DREW ở dòng một và PHÒNG TIẾP THỊ ở dòng hai nếu công ty đủ lớn mà bạn không nghĩ rằng bức thư sẽ đến tay người nhận mà không nêu tên bộ phận.

Sử dụng tất cả các dấu đầu dòng và dấu câu

Các máy tự động của USPS có thể đọc nhanh chóng và dễ dàng nếu bạn sử dụng TẤT CẢ CÁC CHỮ HOA và không có dấu chấm câu nào cả. Giống như hầu hết mọi người, bạn có thể đã được đào tạo để viết một địa chỉ là "Thành phố, Tiểu bang, (hai dấu cách) và sau đó là mã ZIP." Tuy nhiên, cách chính xác để đọc máy chính xác là "Thành phố (một dấu cách, không dấu phẩy) Tiểu bang (hai dấu cách) mã ZIP." Sử dụng chữ viết tắt gồm hai chữ cái mà USPS chỉ định cho mỗi tiểu bang, như được hiển thị trong Từ điển của bạn. Lưu ý rằng chúng khác với các chữ viết tắt truyền thống của tiểu bang vẫn được sử dụng trong các bài báo và văn bản chính thức. Ví dụ:

• Viết PA không phải Pa.
• Viết RI không phải R.I.
• Viết ND không phải N. Dak.

Tuân theo các quy tắc bổ sung để phân phối chính xác

USPS.com PostalExplorer cung cấp các nguyên tắc bổ sung để giúp đảm bảo thư của bạn đến được nơi bạn muốn:

• Căn trái tất cả các dòng của địa chỉ.
• Sử dụng phông chữ đơn giản và loại ít nhất 10 điểm.
• Đảm bảo bao gồm các hướng như N, SE hoặc W. Có thể có cùng một địa chỉ ở cả hai đầu phía bắc và nam của con phố.

• Đảm bảo rằng địa chỉ hiển thị chính xác thông qua các cửa sổ hoặc nhãn phong bì.
• Sử dụng mực đen trên giấy trắng hoặc giấy sáng màu khác. Không bao giờ sử dụng in ngược như màu trắng trên giấy sẫm màu.
• Đặt số phòng hoặc căn hộ vào một dòng phía trên địa chỉ đường phố nếu tất cả các số đó không khớp trên một dòng.