Hướng dẫn về Quy trình Viết Sổ tay

Sổ tay hướng dẫn thủ tục là công cụ hữu ích cho nhiều loại hình việc làm. Cho dù nhân viên cần biết cách vận hành máy sao chép hoặc cách hoàn thành khóa đào tạo về sức khỏe và an toàn được yêu cầu, sổ tay hướng dẫn quy trình có thể cung cấp tổng quan về các bước. Nhiều nhà tuyển dụng thiết kế sổ tay hướng dẫn “chính sách và thủ tục” kết hợp, nhưng điều quan trọng là phải nhận ra sự khác biệt: các chính sách phản ánh các quy tắc, trong khi các thủ tục phản ánh các quy trình và cách hoàn thành chúng. Khi tập hợp một sổ tay thủ tục hiệu quả, điều cần thiết là phải tập trung vào bản thân thủ tục và cung cấp thông tin hữu ích hơn cho nhân viên để hoàn thành nó.

Phẩm chất

Hướng dẫn thủ tục phải đơn giản để đọc và sử dụng. Một sổ tay thủ tục yêu cầu sổ tay thủ tục riêng chỉ để đọc nó không có nhiều tác dụng đối với bất kỳ nhân viên nào. Ngoài ra, sổ tay thủ tục phải nhất quán về tất cả các yếu tố, bao gồm cả kiểu dáng, thiết kế và thông tin. Sổ tay thủ tục được thiết kế để hỗ trợ những người khác hoàn thành một công việc nhất định, vì vậy nó nên được người đọc lưu ý đến. Các quy trình được mô tả phải rõ ràng và logic để tất cả người đọc có thể làm theo quy trình mà không gặp khó khăn.

Đặc trưng

Sổ tay hướng dẫn thủ tục sẽ khác nhau về các tính năng cụ thể, dựa trên loại thông tin được trình bày chi tiết. Tuy nhiên, về phần lớn, các hướng dẫn thủ tục hiệu quả là những hướng dẫn có định dạng rõ ràng và nhất quán để người đọc biết cách làm theo tài liệu. Các đoạn văn phải bắt đầu và kết thúc mà không có sự nhầm lẫn, và người đọc không cần phải tự hỏi nơi một bước kết thúc và một bước khác bắt đầu từ đâu. Trong các bước mô tả, người viết nên sử dụng các động từ hành động mạnh để đảm bảo rằng người đọc biết chính xác những gì phải làm, và họ nên đưa ra các giải thích và lựa chọn khi thích hợp. Mọi biểu tượng, hình ảnh hoặc đồ thị / biểu đồ phải rõ ràng để dễ hiểu và dễ làm theo.

Phong cách viết

Cách viết sổ tay thủ tục phải dựa trên ngôn ngữ rõ ràng và ngắn gọn. Tất cả thông tin thủ tục phải chính xác và mọi từ viết tắt phải được làm rõ với giải thích trong ngoặc đơn - ví dụ: "Cơ quan Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm (FDA)." Trong các sổ tay hướng dẫn thủ tục sẽ được lưu hành trong một thời gian, tránh sử dụng thông tin cụ thể có thể trở nên lỗi thời nhanh chóng. Nên tránh sử dụng ngôn ngữ kỹ thuật và biệt ngữ không quen thuộc với hầu hết mọi người.

Thiết kế

Việc thiết kế sổ tay thủ tục sẽ phụ thuộc phần lớn vào loại quy trình đang được phác thảo, nhưng một số khuyến nghị thiết kế áp dụng cho tất cả các sổ tay thủ tục. Một hướng dẫn thủ tục tốt sử dụng rất nhiều khoảng trắng. Có nghĩa là, sách hướng dẫn không bị quá tải với bản in mà thay vào đó cung cấp nhiều thụt đầu dòng và ngắt đoạn để tránh làm người đọc sợ hãi. Sổ tay hướng dẫn thủ tục hiệu quả cũng có các tiêu đề và tiêu đề phụ rõ ràng, cũng như bất kỳ nhãn thích hợp nào khác và phác thảo cho nhiều điểm.

Trách nhiệm

Những người chịu trách nhiệm viết sổ tay thủ tục cũng có trách nhiệm xem xét chúng theo định kỳ. Nếu tài liệu trở nên không liên quan, nó nên được loại bỏ hoặc cập nhật. Nếu thông tin không hiệu quả trong việc trợ giúp nhân viên, sổ tay hướng dẫn nên được sửa đổi và cải tiến. Sổ tay hướng dẫn thủ tục chỉ hữu ích khi nó giúp người đọc hoàn thành công việc, và nếu sổ tay hướng dẫn không làm được điều đó, người viết có trách nhiệm thay đổi nó.