5 loại tài liệu kinh doanh

Một công ty sử dụng các tài liệu để giao tiếp, giao dịch kinh doanh và phân tích năng suất của nó. Các tài liệu kinh doanh bao gồm từ các thông điệp email ngắn gọn đến các thỏa thuận pháp lý phức tạp. Một số tài liệu được chuẩn bị bởi nhân viên và chủ doanh nghiệp, trong khi những tài liệu khác được soạn thảo bởi các chuyên gia bên ngoài công ty, chẳng hạn như kế toán và luật sư. Vì các tài liệu cung cấp bằng chứng về các giao dịch của một tổ chức và có thể được tham khảo trong nhiều năm tới, điều quan trọng là chúng phải được viết tốt.

Email và Bản ghi nhớ

Đồng nghiệp thường sử dụng email để truyền tải thông tin cho nhau. Trước khi email trở nên phổ biến, các bản ghi nhớ đã được sử dụng cho các thư nội bộ. Bản ghi nhớ vẫn được sử dụng trong các trường hợp mà một thư được dùng để đi kèm với một tệp cụ thể và trong các trường hợp yêu cầu nhiều quyền riêng tư hơn một email.

Cả bản ghi nhớ và email đều xác định người gửi và người nhận và chứa dòng chủ đề. Văn bản được định dạng thành một hoặc nhiều đoạn văn.

Thư kinh doanh để liên lạc bên ngoài

Thư thương mại được sử dụng để liên lạc với các cá nhân bên ngoài văn phòng. Người nhận có thể bao gồm khách hàng, đồng nghiệp trong các doanh nghiệp khác, nhà cung cấp dịch vụ, chuyên gia tư vấn cho doanh nghiệp, quan chức chính phủ và người xin việc. Một bức thư thương mại thường được định dạng theo kiểu khối, trong đó tất cả các thành phần của bức thư, ngoại trừ tiêu đề thư, được căn chỉnh với lề trái.

Nó có thể được gửi qua email hoặc gửi qua đường bưu điện. Nếu một bức thư được gửi dưới dạng văn bản của email, người gửi sẽ bao gồm tên, chức danh công việc và thông tin liên hệ của mình ở cuối email.

Báo cáo kinh doanh để truyền đạt thông tin

Báo cáo kinh doanh truyền tải thông tin dưới dạng trang trọng hơn và thường dài hơn một bức thư. Các báo cáo bao gồm nhiều chủ đề, chẳng hạn như tuân thủ an toàn, số liệu bán hàng, dữ liệu tài chính, nghiên cứu khả thi và kế hoạch tiếp thị. Chúng có thể bao gồm số liệu thống kê, biểu đồ, đồ thị, hình ảnh, nghiên cứu điển hình và kết quả khảo sát. Một số báo cáo được công bố vì lợi ích của các nhà đầu tư. Nếu báo cáo là định kỳ, chẳng hạn như báo cáo bán hàng hàng tháng, một mẫu được sử dụng để thuận tiện và cho phép so sánh với các báo cáo trước đó.

Tài liệu giao dịch để tiến hành kinh doanh với khách hàng

Một công ty sử dụng các tài liệu để giao dịch kinh doanh với khách hàng của mình. Để tiết kiệm thời gian, các tài liệu này có thể được định dạng dưới dạng biểu mẫu, chẳng hạn như mẫu đơn đặt hàng, trang chuyển khoản, hóa đơn hoặc biên lai. Các loại tài liệu giao dịch được sử dụng hơi khác nhau tùy theo tính chất của doanh nghiệp. Ví dụ, một đại lý bảo hiểm tạo ra các đơn bảo hiểm và các chính sách, trong khi một người cho vay sử dụng các đơn xin vay và các tài liệu thế chấp.

Trong một số lĩnh vực, doanh nghiệp ký kết các thỏa thuận, hợp đồng với người khác; những tài liệu này có thể do luật sư của công ty soạn thảo.

Tài liệu tài chính để quản lý doanh nghiệp

Một doanh nghiệp sử dụng các tài liệu tài chính để nằm trong phạm vi ngân sách của mình, chuẩn bị các đề xuất ngân sách và khai thuế. Các tài liệu này bao gồm hồ sơ biên nhận, báo cáo bảng lương, hóa đơn đã thanh toán, sao kê ngân hàng, báo cáo thu nhập, bảng cân đối kế toán và biểu mẫu báo cáo thuế. Các tài liệu này có thể được lập bởi kế toán của công ty.

Chủ doanh nghiệp sử dụng các tài liệu này để xác định thành công tài chính của công ty và xác định các lĩnh vực không hiệu quả. Trưởng bộ phận có thể sử dụng các tài liệu tài chính để chuẩn bị đề xuất ngân sách.


$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found