unvoyagepourlaplanete.com

Các vấn đề về giao tiếp ở nơi làm việc có thể có tác động tiêu cực đến tinh thần, năng suất và mối quan hệ làm việc giữa các bộ phận. Nếu không được kiểm soát, các vấn đề giao tiếp liên tục có thể làm giảm lợi nhuận, tăng doanh thu và dẫn đến những sai lầm ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh công chúng của công ty. Nhận biết và giải quyết các vấn đề chung có thể giải quyết các vấn đề trước khi chúng vượt ra khỏi tầm tay. Theo dõi các vấn đề giao tiếp phổ biến tại nơi làm việc và giải quyết chúng một cách nhanh chóng.

Không thể giao tiếp đầy đủ

Ở một nơi làm việc bị chi phối bởi các câu trả lời nhanh chóng qua văn bản và email, thông tin chi tiết có thể bị mất, bị bỏ qua hoặc bị hiểu nhầm. Trả lời “có” cho một loạt câu hỏi trong email không rõ ràng. Trả lời “OK” khi được hỏi liệu bạn có thể xem lại tài liệu không không giải quyết được câu hỏi về nơi lưu trữ của tài liệu, loại đánh giá nào được yêu cầu hoặc khi nào cần trả lại các bản chỉnh sửa.

Giải pháp: Làm cho các yêu cầu email rõ ràng và chi tiết và làm cho các câu trả lời đầy đủ và toàn diện. Trước khi bạn nhấn Gửi, hãy tự hỏi:

• Tôi đã trả lời đầy đủ từng câu hỏi chưa?

• Liệu người nhận có bất kỳ câu hỏi nổi bật nào sau khi đọc email của tôi không?

Giả sử người khác có bóng

Khi bạn tham gia vào phiên động não nhóm, email nhóm hoặc dự án nhóm, luôn có khả năng cho rằng người khác có nhiệm vụ được thực hiện. Khi mọi người cho rằng người khác đang xử lý mọi việc, bóng chắc chắn bị rơi, dẫn đến việc chỉ tay, đổ lỗi và bỏ lỡ thời hạn.

Giải pháp: Trong bất kỳ hoạt động nhóm nào, cần có một người chỉ đạo để thiết lập và làm rõ các vai trò khi kết thúc cuộc thảo luận hoặc tranh luận. Email nhóm nêu rõ ai đang làm gì và khi nào sắp xếp hợp lý các sáng kiến ​​của nhóm.

Không thể tự chỉnh sửa

Tự biên tập là một kỹ thuật kinh doanh tốt để học ở cả dạng viết và lời nói. Việc không cân nhắc những gì bạn sắp viết hoặc nói có thể dẫn đến sự gián đoạn trong giao tiếp, do bạn không trình bày đầy đủ suy nghĩ của mình hoặc do bạn phản ứng thiếu suy nghĩ, dẫn đến cảm xúc bị tổn thương và hiểu lầm.

Giải pháp: Trước khi bạn nhấn Gửi, hãy kiểm tra nội dung, chính tả, ngữ pháp và tính hợp lệ. Sau đó, hãy kiểm tra giọng điệu của bạn để đảm bảo người nhận không thể hiểu sai lời của bạn. Khi nói trong một môi trường nóng, hãy lựa chọn từ ngữ của bạn một cách cẩn thận và đưa chúng qua bộ lọc tinh thần của bạn ít nhất một lần trước khi nói to.

Không chuẩn bị

Nếu bạn đến muộn trong một cuộc họp hoặc sắp đến thời hạn và bạn không chuẩn bị, bạn có thể bị cám dỗ. Khi bạn không chuẩn bị, những sai lầm, hiểu lầm, và thậm chí là đi sai hướng của một dự án hoặc nhiệm vụ có thể xảy ra.

Giải pháp: Được tổ chức và chuẩn bị. Nếu không, tốt hơn bạn nên thừa nhận rằng bạn cần nhiều thời gian hơn là ném một ý tưởng vào tường và hy vọng nó thành công.

Sử dụng Công cụ Truyền thông Sai

Có những thời điểm khi một email là thích hợp và những lúc khác khi một cuộc gọi điện thoại hoặc gặp gỡ trực tiếp lại phù hợp hơn. Đánh giá sai tình huống và chọn sai công cụ có thể dẫn đến sự đổ vỡ trong giao tiếp và tạo ra sự nhầm lẫn, hiểu lầm và tổn thương cảm xúc.

Giải pháp: Nếu bạn trao đổi thông tin vô nghĩa mỗi ngày, email cũng không sao. Nếu bạn đang cố gắng gỡ rối một tình huống dính đầy thông tin sai lệch, một cuộc gọi điện thoại hoặc phiên Skype sẽ cho phép trao đổi qua lại hiệu quả hơn. Nếu bạn đang đưa ra tin xấu hoặc đang có một cuộc tranh luận nghiêm túc hoặc gây tranh cãi, thì phương pháp tiếp cận trực tiếp là lựa chọn tốt nhất. Nó cho phép bạn đọc ngôn ngữ cơ thể, đánh giá tính khí và giao tiếp cá nhân.

Nói quá nhiều

Đôi khi chúng ta chia sẻ quá mức khi chúng ta nói trước khi chúng ta suy nghĩ. Lần khác, chúng tôi nói chuyện phiếm và trao đổi thông tin không phù hợp. Đôi khi, sự cẩu thả dẫn đến việc chia sẻ quá mức hoặc tiết lộ thông tin cá nhân hoặc thông tin nhạy cảm - hãy nghĩ đến một tình huống mà bạn vô tình nhấn “trả lời tất cả” hoặc “chuyển tiếp” trong một cuộc trò chuyện qua email mà bạn và đồng nghiệp đang nói những từ xúc phạm về khách hàng.

Giải pháp: Nhấn mạnh sự cần thiết phải bảo mật ở nơi làm việc, tổ chức các cuộc họp nhạy cảm sau những cánh cửa đóng kín, không đưa thông tin nhạy cảm hoặc bí mật cao vào email và ngừng buôn chuyện.

Thông tin liên lạc được sắp xếp hợp lý và hiệu quả bắt đầu từ trên xuống. Nếu bạn chưa có chính sách truyền thông về các phương pháp hay nhất, hãy tạo một chính sách và sử dụng nó cho các sự kiện định hướng và đào tạo nhân viên. Ngoài ra, hãy xem xét rằng đôi khi một vấn đề xuất hiện do giao tiếp kém có thể là phương thức kinh doanh kém hiệu quả, tổ chức kém hoặc kỹ năng quản lý thời gian mờ nhạt. Trước khi đổ lỗi cho các vấn đề giao tiếp, hãy đánh giá các nguyên nhân khác gây ra sự cố trong hoạt động hiệu quả.