unvoyagepourlaplanete.com

Mỗi doanh nghiệp đều có một cách thức hoạt động và thực hiện công việc. Các doanh nghiệp và lãnh đạo công ty không có chính sách kinh doanh rõ ràng thường khiến cấp dưới đưa ra các quyết định không phù hợp với những gì lãnh đạo thực sự muốn thấy. Các kế hoạch chính sách kinh doanh bằng văn bản, ngắn gọn và rõ ràng giúp bất kỳ doanh nghiệp nào duy trì sự nhất quán trong hoạt động và giảm bớt nhu cầu quản lý vi mô của lãnh đạo. Khi các chính sách kinh doanh được tạo ra và sử dụng, sẽ có một tiêu chuẩn hóa về cách thức công ty cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho người tiêu dùng.

Chính sách kinh doanh có gì?

Chính sách kinh doanh là một tập hợp các quy tắc được xác định bởi chủ sở hữu hoặc ban lãnh đạo của công ty. Một số chính sách được xác định bởi các quy định, chẳng hạn như luật về quyền riêng tư của liên bang, trong khi những chính sách khác được thiết kế bởi ban lãnh đạo công ty để đảm bảo rằng mọi thứ được thực hiện theo các tiêu chuẩn nhất định. Các chính sách kinh doanh thường được tìm thấy trong sổ tay hoạt động hoặc trong sổ tay nhân viên. Mặc dù các doanh nghiệp khác nhau có thể có các chính sách khác nhau, nhưng bất kỳ chính sách kinh doanh nào cũng có bảy đặc điểm giống nhau. Chính sách kinh doanh phải cụ thể, rõ ràng, thống nhất, phù hợp, đơn giản, bao trùm và ổn định.

• Riêng: Nếu một chính sách không cụ thể, việc thực hiện sẽ trở nên không nhất quán và không đáng tin cậy. Ví dụ: "Nhân viên không được đậu xe trong bãi đậu xe của khách."

• Thông thoáng: Một chính sách kinh doanh không có sự mơ hồ. Nó được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu. Ví dụ: "Việc cho nghỉ việc ngay lập tức là kết quả của việc các tài xế của công ty có hai điểm trong hồ sơ lái xe của họ."

• Đồng phục: Chính sách phải là một tiêu chuẩn mà mọi người có thể tuân theo từ cấp quản lý cao nhất đến công nhân của nhà máy. Ví dụ, "Bất cứ ai vào công trường xây dựng đều phải đội mũ bảo hộ, mang giày và đeo kính vào mọi lúc."

• Thích hợp: Các chính sách kinh doanh phải phù hợp với các mục tiêu và nhu cầu của tổ chức. Ví dụ: "Các cáo buộc phân biệt đối xử và quấy rối tình dục được điều tra với hình thức kỷ luật áp dụng dựa trên kết quả điều tra."

• Đơn giản: Chính sách phải được hiểu bởi tất cả những gì nó áp dụng trong doanh nghiệp. Ví dụ: "Cấm hút thuốc trong vòng 100 feet kể từ các hoạt động hàn được chỉ định bởi vạch sơn màu vàng trên sàn."

• Bao gồm: Một chính sách kinh doanh không phải là một cái gì đó liên quan đến một nhóm nhỏ trong doanh nghiệp, nó phải bao gồm phạm vi rộng và bao gồm tất cả mọi người. Ví dụ: "Trang phục công sở luôn được yêu cầu trong văn phòng hoặc cuộc họp với khách hàng."
• Ổn định: Điều này đề cập đến việc thực hiện. Nếu một sự cố phát sinh, chính sách phải ổn định để không có sự thiếu quyết đoán trong việc tuân theo nó. Ví dụ: "Không được phép sử dụng điện thoại di động trong phòng họp".

Chính sách kinh doanh có thể linh hoạt trong việc thay đổi các thông số trong kinh doanh, ngành hoặc thị trường. Sử dụng các tính năng này làm hướng dẫn để tạo bất kỳ chính sách kinh doanh nào giúp các nhà lãnh đạo doanh nghiệp duy trì một cấu trúc thống nhất trong công ty. Nhanh nhẹn trong kinh doanh và điều chỉnh theo phản hồi của nhân viên, người tiêu dùng và thị trường là những gì giúp các công ty vĩ đại thành công.

Tầm quan trọng của các kế hoạch chính sách kinh doanh

Các chính sách kinh doanh rất quan trọng và ảnh hưởng đến mọi thứ, từ trách nhiệm pháp lý đến sự hài lòng của nhân viên và hình ảnh tích cực của công chúng. Các chính sách đảm bảo rằng tất cả mọi người đều ở trên cùng một trang khi nói đến kỳ vọng về một số điều nhất định. Một doanh nghiệp có thể có các chính sách phù hợp với các khía cạnh khác nhau của công ty. Có thể có chính sách an toàn, chính sách thuê nhân lực và chính sách chống phân biệt đối xử. Cũng có thể có các chính sách liên quan đến quy định về trang phục của nhân viên, lịch ăn trưa, thời gian nghỉ và ngày lễ. Các chính sách khác có liên quan đến trải nghiệm của khách hàng bao gồm chào hỏi khách hàng, quản lý cuộc gọi điện thoại và chi tiết cụ thể về giao sản phẩm.

Tất cả các chính sách này đều tạo ra một môi trường làm việc tích cực. Những nhân viên cảm thấy an toàn tại nơi làm việc không bị thương tích hoặc bị phân biệt đối xử sẽ hạnh phúc hơn và làm việc hiệu quả hơn. Đây là một khía cạnh quan trọng của năng suất mà mọi chủ doanh nghiệp phải xem xét. Khi nhân viên có các chỉ thị cụ thể về quy định trang phục, lên lịch và yêu cầu thời gian nghỉ, nó sẽ cân bằng lĩnh vực và bảo vệ nhân viên khỏi sự thiên vị. Nó thiết lập giai điệu năng động của văn phòng và nền tảng cho tinh thần đồng đội. Đơn giản chỉ cần tổ chức lịch trình yêu cầu làm việc như một nhóm, hoặc ít nhất là xem xét những người khác trong nhóm.

Khi nói đến các chính sách về hoạt động và trải nghiệm khách hàng, điều này là bắt buộc đối với các hoạt động nhất quán và có thể khắc phục các sự cố tiềm ẩn. Nếu chính sách được tuân thủ sau khi sản phẩm được phân phối và điều đó không xảy ra, người quản lý có thể nhắm mục tiêu phân đoạn đó của quy trình đến lợi nhuận cao hơn.

Thiết lập Văn hóa Doanh nghiệp

Khi các chính sách được trình bày rõ ràng trong một kế hoạch bằng văn bản, các kỳ vọng sẽ được đặt ra. Điều này bắt đầu thiết lập một văn hóa doanh nghiệp về những gì nên làm, những gì không nên làm và cách hành động. Những nhân viên được đưa ra kỳ vọng theo một định dạng được vạch ra rõ ràng, có khả năng thực hiện những nhiệm vụ đó tốt hơn và có xu hướng ít làm theo "kịch bản" hơn những nhân viên được tuyển dụng trong các doanh nghiệp không có chính sách bằng văn bản rõ ràng.

Tất nhiên, các chính sách sẽ chẳng có nghĩa lý gì nếu ban lãnh đạo không thực hiện các chính sách. Một số chính sách, chẳng hạn như an toàn và phân biệt đối xử, có những phân nhánh pháp lý và ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và sự hài lòng của khách hàng. Nếu người quản lý không yêu cầu nhân viên tuân thủ chính sách đánh giá sáu tháng sau khi mua hàng, thì công ty có thể thua lỗ và người quản lý sẽ khó bắt đầu chính sách thực thi hơn.

Ví dụ: Google có văn hóa doanh nghiệp rất dựa vào nhân viên, có nghĩa là cha mẹ có thể điều chỉnh lịch trình xung quanh giờ giữ trẻ; chủ sở hữu chó có thể đưa Fido đến làm việc và nhân viên được phép dành một phần thời gian của họ cho các dự án cá nhân mà họ muốn phát triển, không chỉ cho dự án được giao. Đây là sự linh hoạt được công ty vạch ra với các thông số rất rõ ràng, để nhân viên biết đâu là ranh giới. Do đó, Google là nơi mọi người thích làm việc và chính sách này đã đưa Google trở thành công ty dẫn đầu toàn cầu về công nghệ.

Đào tạo chính sách kinh doanh cho nhân viên

Lãnh đạo doanh nghiệp phải đào tạo nhân viên về chính sách kinh doanh. Mọi nhân viên nên nhận được một cuốn sổ tay nhân viên nêu tất cả các chính sách trong một tài liệu trung tâm. Các bản cập nhật nên được phổ biến bằng văn bản như các sửa đổi cho cuốn sổ tay. Nếu sổ tay trở nên lỗi thời, nó nên được sửa đổi để những thay đổi mới được thực hiện được tích hợp vào sổ tay nhân viên.

Người sử dụng lao động cũng nên giữ cho cuốn sổ tay có thể truy cập được qua đám mây hoặc các cổng trực tuyến để nhân viên có thể truy cập nó nếu có thắc mắc. Ngoài ra, bằng cách đưa nó trực tuyến, không có lý do gì để bất kỳ nhân viên nào nói rằng họ không biết.

Nhưng điều này vẫn chưa đủ. Người sử dụng lao động nên tổ chức các buổi đào tạo để xem xét các chính sách chính. Nhiều doanh nghiệp đang tổ chức đào tạo toàn diện, giúp nhân viên hiểu rõ hơn về loại ngôn ngữ hoặc hành động nào có thể bị coi là quấy rối hoặc phân biệt đối xử. Đừng cho rằng nhân viên biết đúng sai. Huấn luyện họ hiểu nó. Điều này giúp doanh nghiệp và nhân viên không gặp rắc rối pháp lý.

Điều này cũng đúng khi nói đến hoạt động. Nếu bạn cần nhân viên làm theo một kịch bản cụ thể trên điện thoại, hãy xem lại kịch bản đó với họ và đóng vai. Điều này cũng đúng cho các tương tác cá nhân. Đừng chỉ xem xét các quy trình bán hàng. Dành thời gian để xem xét các vấn đề dịch vụ khách hàng tiềm năng để nhân viên được đào tạo tốt hơn để giải quyết các vấn đề tiềm ẩn trong ngày. Nhân viên càng có thể giải quyết các vấn đề của khách hàng, thì càng ít bị chuyển hướng lên lãnh đạo. Điều đó giải phóng các nhà lãnh đạo doanh nghiệp tập trung vào các chiến lược tăng trưởng và phát triển.

Vi phạm Chính sách Kinh doanh

Điều quan trọng là phải nhất quán với bất kỳ chính sách kinh doanh nào. Ngay cả một việc đơn giản như "mọi công nhân làm việc ngoài công trường sẽ phải sơ vin áo sơ mi" cũng cần phải có sự quản lý. Như đã thảo luận, bạn không thể chọn và chọn thời điểm thực hiện một chính sách. Điều này tạo ra sự bối rối và thù địch giữa các nhân viên, những người không biết phiên bản của sếp sẽ đến vào bất kỳ ngày nào.

Nếu một chính sách kinh doanh được thực hiện và được quản lý nhất quán, thì bạn cần phải quy trách nhiệm cho nhân viên về các vi phạm. Cần có một quy trình hoặc giao thức để quản lý tuân theo phù hợp với hành động. Điều này giúp bạn ghi lại những gì đang xảy ra với nhân viên và xác định xem có ai cần được giải phóng nhân viên hay không.

Ví dụ: nếu chính sách dành cho tất cả nam giới đeo cà vạt và tất cả phụ nữ mặc quần ngố, quy trình xử lý vi phạm có thể là cảnh cáo bằng lời nói, sau đó là ghi vào hồ sơ của nhân viên. Nếu vi phạm nhiều lần sẽ dẫn đến một hình thức kỷ luật khác như quản chế hoặc thậm chí đình chỉ. Mặt khác, nếu chính sách quy định rằng phải đội mũ cứng tại chỗ mọi lúc, thì vi phạm sẽ trở thành vấn đề an toàn và cần phải có hành động ngay lập tức, bao gồm cả việc lập biên bản và xóa khỏi trang web.

Các chính sách xoay quanh vấn đề pháp lý như sách nhiễu và phân biệt đối xử cần phải có sự tham gia của các chuyên gia pháp lý, cơ quan thực thi pháp luật nếu cần thiết và thực hiện điều tra để xác định sự thật. Các cá nhân có thể bị tách ra và nhiệm vụ công việc có thể được điều chỉnh trong khi chờ cuộc điều tra nhưng hiếm khi việc sa thải là thích hợp trước khi có kết luận điều tra.

Tầm quan trọng của chính sách kinh doanh của bạn

Các chính sách và phương pháp thực hiện mà bạn chọn với tư cách là một nhà lãnh đạo doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến cách nhân viên của bạn thực hiện. Một số nhà lãnh đạo doanh nghiệp không muốn có mọi thứ theo một định dạng cứng nhắc trong khi những người khác thích thực hiện các quy trình cụ thể ở mọi giai đoạn của quy trình hoạt động của công ty. Đây là quyết định của chủ doanh nghiệp.

Hãy nhớ rằng một số chính sách và thủ tục được thiết kế để ngăn ngừa các vấn đề pháp lý trong khi những chính sách và thủ tục khác được thiết kế để xây dựng hình ảnh, kinh nghiệm và văn hóa công ty. Một nhà lãnh đạo doanh nghiệp nên biết các chính sách đang ảnh hưởng đến nhóm của mình như thế nào. Nếu quy định về trang phục đang trở thành vấn đề đối với đa số nhân viên, thì một chính sách mới như chính sách Thứ Sáu bình thường có thể thay đổi hoạt động văn phòng theo hướng tích cực. Nếu không có chính sách về điện thoại di động nhưng nhân viên đang dành hàng giờ cho các cuộc gọi cá nhân, nhắn tin và mạng xã hội thì một chính sách mới về đào tạo nên được thực hiện và quản lý để cải thiện năng suất. Các nhà quản lý nên thường xuyên đánh giá các chính sách của công ty và hiệu quả của chúng đối với sự thành công của doanh nghiệp.

Xây dựng chính sách kinh doanh

Việc thiết lập các chính sách thường bắt đầu bằng việc chủ doanh nghiệp hoặc đội ngũ lãnh đạo ban đầu của ông ấy viết sổ tay nhân viên và kế hoạch kinh doanh với sứ mệnh và tầm nhìn. Nhóm phải xem xét các chính sách tiêu chuẩn được quy định bởi các quy định của liên bang và tiểu bang là gì. Một số chính sách được quản lý bao gồm chính sách bảo mật, quy tắc chống phân biệt đối xử, trả lương làm thêm giờ và ngày nghỉ và thậm chí cả các chương trình chăm sóc sức khỏe.

Hầu hết các doanh nghiệp sẽ thấy các quy tắc được quy định này giống nhau giữa nhiều công ty mặc dù một số công ty đã quyết định vượt ra ngoài các chính sách bắt buộc. Sau đó là các hoạt động và chính sách văn hóa. Chúng bao gồm hình ảnh mà các nhà lãnh đạo muốn công ty có được và văn hóa doanh nghiệp nội bộ mà họ đang làm việc để thiết lập. Tất cả mọi thứ từ quy định về trang phục đến hút thuốc tại nơi làm việc có thể được quy định bởi chính sách kinh doanh.

Khi các chính sách chính được tạo ra, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp phải theo dõi cách nhân viên và khách hàng phản ứng với các chính sách. Nếu một chính sách có tác động tiêu cực đến năng suất chung của công ty, thì phản hồi phải được tìm kiếm và xem xét điều chỉnh. Mỗi nhà lãnh đạo doanh nghiệp phải coi đây là chính sách của riêng mình để thành công. Doanh nghiệp là những thực thể linh hoạt luôn thay đổi. Quá cứng nhắc có thể dẫn đến hiệu suất tiêu cực và kết quả tiêu cực. Khắc phục sự cố sản xuất đôi khi bắt đầu bằng việc khắc phục sự cố chính sách kinh doanh.