Nhiệm vụ của Lễ tân Lễ tân
Việc thuê một nhân viên lễ tân để phục vụ như bộ mặt của công ty bạn bắt đầu bằng một bản mô tả công việc được soạn thảo kỹ lưỡng, nêu rõ các nhiệm vụ của vị trí đó. Đưa vào bản mô tả công việc những trách nhiệm điển hình cần có của nhân viên lễ tân, nhưng đừng ngần ngại bổ sung những nhiệm vụ dành riêng cho doanh nghiệp của bạn, chẳng hạn như xử lý việc hoàn thành thủ tục giấy tờ giới thiệu khi khách hàng mới đến. Miễn là mô tả công việc rõ ràng từ trước và ràng buộc nghĩa vụ với mức lương công bằng, nó có thể giúp bạn tìm được người hoàn hảo cho công việc.
Chào mừng khách đến thăm doanh nghiệp
Một trong những nhiệm vụ cơ bản của lễ tân lễ tân là chào hỏi du khách. Nhân viên lễ tân là người đầu tiên và đôi khi là người duy nhất mà khách đến cửa hàng hoặc văn phòng của bạn có thể gặp. Mặc dù đây là một vai trò cấp thấp, một lễ tân thành công phải vừa là một nhà giao tiếp xuất sắc vừa là một nhà quản trị giỏi, tương tác thoải mái với các cá nhân ở mọi cấp độ chuyên môn và thuyết phục.
Khi khách đến, lễ tân phải tiếp đón nồng nhiệt, đôi khi lấy áo khoác, cung cấp đồ uống giải khát và trả lời các câu hỏi cơ bản liên quan đến công việc kinh doanh, chẳng hạn như giờ làm việc. Nhân viên lễ tân nên hiểu rõ là người có đủ kiến thức để giải thích ngắn gọn về các sản phẩm và dịch vụ mà công ty bạn cung cấp.
Trả lời cuộc gọi đến
Ngoài lời chào trực tiếp, nhân viên lễ tân có trách nhiệm trả lời tất cả các cuộc gọi đến. Tùy thuộc vào quy mô công ty của bạn, nhân viên lễ tân nên thông thạo hệ thống điện thoại của bạn để hoàn thành nhiệm vụ này. Sàng lọc các cuộc gọi theo yêu cầu, nhân viên lễ tân định tuyến các cuộc gọi đến đúng người nhận của họ, nhận và chuyển tiếp tin nhắn khi cần thiết.
Phân phối thư đến
Ở một số công ty, nhân viên lễ tân giám sát việc phân phối thư đến và thư đi. Khi thư đến, nhân viên lễ tân sẽ sắp xếp nó, loại bỏ thư rác và xác định các phần có mức độ ưu tiên cao nhất. Thư được phân phối theo chính sách của công ty.
Nhân viên lễ tân có thể chuyển trực tiếp từng mảnh thư đến tay người nhận hoặc đặt các bưu kiện vào một khay thư liên văn phòng thích hợp. Nhân viên lễ tân cũng ký gửi các gói ưu tiên hoặc qua đêm khi họ đến nơi.
Chuẩn bị Thư đi
Hàng ngày, lễ tân của quầy lễ tân chuẩn bị thư đi để nhận bằng dịch vụ bưu điện hoặc chuyển phát nhanh qua đêm. Nếu một cá nhân hoặc doanh nghiệp cần tài liệu gấp, nhân viên lễ tân liên hệ với dịch vụ messenger và cung cấp tất cả các hướng dẫn cần thiết.
Nhiệm vụ Hành chính và Thư ký
Nhân viên lễ tân cũng có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ văn thư khác nhau, bao gồm soạn thảo thư từ, chuẩn bị bảng tính tài chính và tạo bản trình bày. Quản lý lịch của các thành viên cấp cao trong nhóm và sắp xếp việc đi công tác cũng có thể nằm trong tầm ngắm của lễ tân ở các doanh nghiệp quy mô nhỏ hoặc vừa. Nhân viên lễ tân đôi khi cũng được giao nhiệm vụ đặt mua đồ dùng văn phòng, nộp tài liệu, phô tô và gửi và nhận fax. Trong một số trường hợp, người ngồi ngoài cũng có thể thực hiện các nhiệm vụ kế toán nhẹ nhàng.
