Lợi ích & Nhược điểm của Cơ cấu tổ chức chức năng

Cơ cấu tổ chức chức năng là cơ cấu tổ chức phổ biến nhất trong ba cơ cấu tổ chức được hầu hết các công ty áp dụng. Các công ty được tổ chức bởi các nhân viên nhóm chức năng theo các hoạt động của họ trong tổ chức. Các nhân viên Bộ phận Nhân sự có bộ phận nhân sự riêng của họ, chẳng hạn như các nhân viên làm việc trong bộ phận bán hàng, tiếp thị, tài chính và hỗ trợ kỹ thuật. Tổ chức một công ty theo cách này có những ưu điểm và nhược điểm cố hữu.

Lợi thế: Chuyên môn hóa

Ưu điểm rõ ràng nhất của một tổ chức chức năng là việc phân nhóm nhân viên theo chuyên môn hóa đảm bảo mức độ đáng tin cậy về năng lực của các bộ phận. Điều này đặc biệt đúng đối với các tổ chức lớn có nhiều cấp chức năng trong một bộ phận - chẳng hạn như một nhóm công nghệ cụ thể theo dõi các vấn đề công nghệ mà nhóm hỗ trợ kỹ thuật qua điện thoại chính không giải quyết.

Tư cách thành viên trong nhóm này có thể yêu cầu bằng cử nhân về khoa học máy tính, đề xuất của người quản lý và số năm kinh nghiệm thực địa tối thiểu. Điều này đảm bảo rằng các vấn đề hỗ trợ chuyển đến nhóm tiếp theo sẽ được xử lý bởi nhân viên có trình độ đầy đủ, điều này làm tăng sự hài lòng và giữ chân khách hàng.

Ưu điểm: Tốc độ hoạt động

Một lợi ích liên quan của loại hình chuyên môn hóa tổ chức này là tốc độ hoạt động. Nhìn chung, một công nghệ cao cấp sẽ xử lý vấn đề hỗ trợ nhanh hơn so với một người có ít kinh nghiệm hơn. Có lẽ cũng sẽ đào tạo nhân viên mới nhanh hơn.

Ưu điểm: Hoạt động rõ ràng

Phân tách lực lượng lao động theo chức năng làm rõ trách nhiệm tổ chức và phân bổ nhiệm vụ. Điều này có xu hướng loại bỏ sự phân công trùng lặp gây lãng phí thời gian và công sức và giúp quản lý dễ dàng chỉ đạo công việc cho những nhân viên phù hợp.

Nhược điểm: Phân biệt

Có các phòng ban có nhiều nhân viên chuyên về các lĩnh vực công việc cụ thể có nghĩa là các nhóm sẽ trở nên tồi tệ. Nhân viên trong các nhóm khác nhau không có cơ hội gặp gỡ và chia sẻ quan điểm, điều này có thể gây hại cho sự phát triển của doanh nghiệp về lâu dài.

Bất lợi: Sự suy yếu của Trái phiếu Thông thường

Có một mục đích chung của tổ chức giúp cải thiện tinh thần và hiệu suất của nhân viên và là một yếu tố dự báo quan trọng cho sự thành công của tổ chức. Khi mỗi nhóm chuyên gia trong một tổ chức chức năng tương đối biệt lập, mối liên kết chung nhấn mạnh một mục đích tổng thể của tổ chức hầu như không thể tránh khỏi yếu hơn trong một tổ chức nơi các loại nhân viên khác nhau thường xuyên tương tác.

Nhược điểm: Thiếu sự phối hợp

Trong một tổ chức chức năng hoàn hảo, nhiệm vụ của mỗi nhóm sẽ không yêu cầu đầu vào của các nhóm chức năng khác, nhưng trường hợp này thường không xảy ra. Khi giao tiếp ngày càng chiếm ưu thế trong các tổ chức, các nhóm biệt lập có thể hoạt động kém hiệu quả hoặc thậm chí thất bại vì họ không có cách thức được thể chế công nhận để truyền đạt các nhu cầu và vấn đề cho các nhóm chức năng khác có thể đã giúp ích.

Trong một số trường hợp, các nhà quản lý của các nhóm chức năng khác có thể không phản hồi một cách hữu ích hoặc kịp thời vì "đó không phải là vấn đề của chúng tôi." Vào thời điểm nhu cầu hợp tác đã được thiết lập, thời điểm hợp tác có hiệu quả nhất có thể đã trôi qua.

Bất lợi: Tranh chấp lãnh thổ

Một bất lợi nữa của một tổ chức chức năng liên quan chặt chẽ đến việc các nhóm chức năng không hợp tác với nhau là khả năng xảy ra tranh chấp lãnh thổ. Những tranh chấp này có thể liên quan đến những bất đồng về mục tiêu, cạnh tranh ngân sách hoặc bất kỳ vấn đề nào xuất phát từ xung đột về cái tôi xảy ra khi mỗi bộ phận có cơ cấu chức năng riêng biệt hoặc khi thiếu ý thức mạnh mẽ về mục đích chung.