Cách Chèn PDF vào Excel

Microsoft Excel được nhiều doanh nghiệp sử dụng để quản lý và sắp xếp dữ liệu, từ số liệu bán hàng cho đến thông tin liên hệ của khách hàng hoặc nhân viên tuyển dụng. Tệp PDF, một định dạng do Adobe tạo ra, cũng thường được sử dụng để lưu trữ tài liệu, hình ảnh và thông tin trực quan khác theo cách dễ in hoặc đọc trên nhiều loại thiết bị. Bạn có thể nhúng tệp PDF vào tệp Excel hoặc các định dạng tệp Microsoft Office khác, chẳng hạn như tài liệu Microsoft Word. Trong một số trường hợp, bạn có thể thích trích xuất dữ liệu từ PDF sang định dạng thân thiện với bảng tính hoặc chỉ cần đặt siêu liên kết đến PDF trong bảng tính.

Nhúng PDF trong Excel

Không khó để học cách nhúng một tệp vào Excel. Nếu là tệp PDF, bất kỳ ai muốn đọc toàn bộ cặp tệp sẽ cần Microsoft Office và trình đọc PDF như Adobe Reader hoặc chương trình phần mềm khác tương thích với từng định dạng.

Để Excel chèn PDF, trước tiên mở bảng tính trong Excel. Sau đó, nhấp chuột các "Chèn" trên menu ruy-băng và nhấp chuột các "Vật" biểu tượng trong "Bản văn"nhóm biểu tượng lệnh.

bên trong "Vật" hộp thoại, lựa chọn các "Tạo mới" tab và lựa chọn"Tài liệu Adobe Acrobat" khỏi danh sách. Có thể có số phiên bản sau "Adobe Acrobat" trong mô tả định dạng tệp. Hãy đảm bảo rằng "Hiển thị dưới dạng biểu tượng" hộp kiểm được chọn. Sau đó, nhấp chuột "ĐỒNG Ý."

Lựa chọn các PDF tệp bạn muốn nhúng, sử dụng menu tệp của hệ điều hành để yêu cầu Excel nhập PDF. Nó sẽ xuất hiện trong tài liệu dưới dạng một biểu tượng mà bạn có thể kéo đến nơi bạn muốn nó xuất hiện.

Liên kết đến một tệp PDF thay thế

Trong một số trường hợp, bạn có thể không muốn nhúng PDF trực tiếp vào tệp bảng tính Excel. Điều này có thể gây nhầm lẫn cho một số người dùng và sẽ làm cho tệp Excel lớn hơn. Nó cũng sẽ hạn chế khả năng chỉnh sửa PDF của bạn tách biệt khỏi bảng tính.

Một giải pháp thay thế là đặt tệp PDF trực tuyến và liên kết với tệp đó từ trong bảng tính. Bạn có thể đặt tệp trên trang web công ty của mình hoặc trên một dịch vụ chia sẻ tệp, chẳng hạn như Dropbox, Microsoft OneDrive hoặc trên Google Drive. Sau đó, lấy URL của tệp PDF và kiểm tra xem nó có hoạt động trong trình duyệt Web của bạn không. Nếu nó không, đặt các URL vào một ô trong Excel.

Bạn có thể muốn đặt văn bản vào ô hoặc trong ô liền kề để giải thích liên kết là gì. Ngoài ra, bạn có thể muốn tạo một tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu hoặc sử dụng các điều khiển truy cập trên Web hoặc nền tảng lưu trữ tệp của bạn, để giới hạn những người có thể truy cập tệp.

Chèn địa chỉ email trong Excel

Bạn cũng có thể nhập địa chỉ email vào bảng tính, nếu bạn muốn người đọc bảng tính liên hệ với bạn để nhận. Chỉ cần nhập địa chỉ vào một ô bình thường.

Nếu bạn muốn tạo một liên kết để gửi email cho mình, hãy sử dụng HYPERLINK hàm trong một công thức. Đặt "= HYPERLINK (mailto: [email protected]? Subject = mong muốn chủ đề" vào một ô, thay thế [email protected] với địa chỉ của bạn và chủ đề mong muốn với chủ đề.

Nhóm các tệp lại với nhau

Nếu bạn không muốn sử dụng tuyến đường Web, bạn cũng có thể chỉ cần phân phối tệp PDF và tệp Excel cùng nhau.

Nếu bạn đang gửi chúng qua email hoặc trên nền tảng nhắn tin như Slack hoặc Microsoft Teams, hãy đính kèm vào cùng một tin nhắn và hiểu cách chúng hoạt động cùng nhau. Ngoài ra, hãy đặt chúng vào tệp Zip hoặc tệp lưu trữ khác để chúng có thể được chia sẻ thành một đơn vị duy nhất.

Bạn cũng có thể đặt chúng vào cùng một thư mục trên bộ nhớ dùng chung của công ty hoặc trên một công cụ chia sẻ tệp mà bạn chọn.

Trích xuất dữ liệu PDF sang Excel

Tùy thuộc vào những gì có trong tệp PDF của bạn, bạn có thể chỉ muốn đặt nó trực tiếp vào bảng tính Excel của mình.

Nếu tệp PDF chứa dữ liệu dạng bảng hoặc văn bản, bạn có thể sao chép và dán trực tiếp vào các ô của bảng tính. Nếu thao tác sao chép và dán không bảo toàn định dạng, bạn có thể sử dụng một công cụ chuyên dụng để trích xuất chính xác hơn.

Các công cụ trực tuyến như CometDocs a_nd các công cụ ngoại tuyến như chương trình mã nguồn mở và miễn phí _PDFToText có thể giúp trích xuất văn bản được định dạng từ các tệp PDF và chuyển đổi chúng sang các định dạng khác như Excel, Word hoặc là trơn bản văn. Bạn có thể muốn thử nhiều chương trình, cho đến khi bạn tìm thấy một chương trình mang lại kết quả bạn muốn.

Trong một số trường hợp, chẳng hạn như nếu tệp PDF có chứa đồ thị, có thể hữu ích nếu bạn chỉ cần chụp ảnh màn hình của tệp PDF và sau đó nhúng nó dưới dạng hình ảnh trong tệp bảng tính Excel.