unvoyagepourlaplanete.com

Email là một hình thức giao tiếp kinh doanh tức thì và thật khó để tưởng tượng một nơi làm việc không dựa vào email cho phần lớn các giao tiếp nội bộ và bên ngoài. Có rất nhiều lợi thế của giao tiếp qua email, đặc biệt là nó nhanh chóng và đáng tin cậy. Tuy nhiên, email có một số nhược điểm đi kèm với những lợi ích của nó, đôi khi khiến nó trở thành một cách gửi thông tin đầy thách thức.

Ưu điểm: Giao tiếp với khách hàng nhanh chóng

When you need to get an important message to a client or business associate who is located thousands of miles away, one of the fastest ways to do it is by email. Lợi thế của email so với điện thoại về tốc độ liên lạc là bạn có thể gửi các tệp đính kèm với email chứa các tài liệu quan trọng hoặc thậm chí là một bản trình bày để làm rõ thông điệp của bạn. Nhìn chung, các cuộc gọi điện thoại sẽ mất nhiều thời gian hơn vì bạn phải gặp đúng người và bắt kịp khi họ có thể nói chuyện. Mặt khác, email có thể được gửi nhanh chóng và chờ họ khi họ sẵn sàng xem xét.

Ưu điểm: Tính khả dụng và tính di động

Việc sử dụng email ngày càng nhiều đã dẫn đến việc các doanh nhân nhận được hàng trăm email mỗi ngày. Tuy nhiên, hàng nghìn email có thể được lưu trữ vào các thư mục trên máy tính hoặc thiết bị liên lạc cầm tay của bạn như điện thoại di động để có thể truy xuất khi bạn cần. Sự tiện lợi của email giúp bạn không cần phải giữ các thư mục chứa đầy giấy tờ. Nó cũng làm cho thư từ quan trọng của bạn dễ dàng di chuyển mà không cần kéo theo các thư mục tệp khó sử dụng.

Ưu điểm: Giảm chi phí vận chuyển và gửi thư

Ngoài chi phí kết nối internet của bạn, email là miễn phí. Một trong những lợi ích của giao tiếp qua email là bạn có thể gửi bao nhiêu tin nhắn, tệp, video, tài liệu và bản trình bày tùy thích mà không phải trả bất cứ khoản nào. Nó làm giảm đáng kể chi phí vận chuyển và bưu phí của công ty bạn cũng như thời gian - và chi phí cho thời gian đó - bạn hoặc đồng nghiệp dành các tài liệu đóng gói để gửi thư, gửi địa chỉ và nhận chúng qua đường bưu điện.

Nhược điểm: Dễ bị mất mát

Ai đó sẽ phải mất một nỗ lực thủ công mới có thể truy cập vào tất cả các tài liệu in quan trọng của bạn và hủy chúng. Tuy nhiên, tất cả các email và thông tin quan trọng của bạn có thể bị mất chỉ với một sự cố ổ cứng đơn giản. Nếu bạn lưu trữ thông tin email của mình trên một máy chủ khác, thì bạn có thể mất dữ liệu của mình nếu trang web đó ngừng hoạt động hoặc ngừng hoạt động. Đảm bảo sử dụng phương pháp sao lưu cho các email quan trọng mà bạn muốn lưu ngay cả trong thời gian ngắn, chẳng hạn như sao chép chúng thường xuyên vào ổ đĩa flash.

Nhược điểm: Người khác có thể tiếp cận được

Khi ai đó trao cho bạn một bức thư công việc, bạn là người duy nhất nhận được bức thư đó. Không bao giờ coi email của bạn là riêng tư. Vì email được gửi qua mạng, có thể những người khác có thể truy cập vào chúng hoặc nhận chúng do nhầm lẫn. Một email có thể bị tin tặc chặn hoặc đi đến một địa chỉ email không chính xác và nằm trong hộp thư đến của người khác. Do đó, hãy cẩn thận thông tin bạn gửi trong email. Nếu đó là thông tin cá nhân mà bạn không muốn bất kỳ ai khác xem, email có thể không phải là phương thức liên lạc tốt nhất để sử dụng. Tin nhắn và thông tin nhạy cảm của bạn rất dễ bị tin tặc và thậm chí người nhận không nghi ngờ khi bạn sử dụng email.

Nhược điểm: Khó diễn giải cảm xúc

Một nhược điểm của email là mọi người có xu hướng coi nó như một cuộc trò chuyện vì email có thể xảy ra quá nhanh. Họ bắt đầu sử dụng các thuật ngữ tiếng lóng và cố gắng tiếp tục các cuộc trò chuyện qua email. Tuy nhiên, vì những người nhận email không thể nhìn thấy nhau, nên các email không có bất kỳ sự chuyển đổi giọng nói hoặc cảm xúc nào có thể giúp giải thích đúng. Điều này có thể và thực sự gây ra hiểu sai về cảm xúc đằng sau email, dẫn đến cảm giác bị tổn thương, tức giận, phẫn uất và nhiều cảm xúc khác. Bạn nên đọc lại email của mình trước khi gửi đi và tìm kiếm những từ ngữ có thể bị coi là tiêu cực.