Cách sử dụng Excel để lập sơ đồ tổ chức công ty

Có nhiều lý do bạn có thể muốn tạo sơ đồ tổ chức công ty cho doanh nghiệp của mình. Minh họa các mối quan hệ báo cáo trong công ty của bạn có thể rất quan trọng đối với việc giới thiệu nhân viên mới và làm rõ các quy trình quy trình làm việc. Sử dụng Microsoft Excel, bạn có thể tạo sơ đồ tổ chức công ty trong một quy trình đơn giản và dễ hiểu.

Tạo sơ đồ tổ chức với công cụ SmartArt của Excel

Trong Excel, bạn sử dụng Nghệ thuật thông minh để tạo đồ họa có bố cục sơ đồ tổ chức.

  1. Mở tài liệu Excel của bạn.
  2. Chọn Chèn từ thanh trên cùng và chọn Nghệ thuật thông minh.
  3. Trong cửa sổ SmartArt, hãy chọn Hệ thống cấp bậc Lựa chọn.
  4. Chọn định dạng bạn muốn cho sơ đồ tổ chức của mình và nhấp vào ĐỒNG Ý.

Mẫu sơ đồ tổ chức của bạn được chèn vào tài liệu Excel để bạn chỉnh sửa.

Chỉnh sửa sơ đồ tổ chức của bạn trong Excel

Chỉnh sửa sơ đồ tổ chức để tùy chỉnh nó cho phù hợp với cấu trúc tổ chức cụ thể của công ty bạn. Để chỉnh sửa biểu đồ với các vai trò thực tế trong công ty của bạn, hãy nhấp vào từng hộp trong biểu đồ để chỉnh sửa văn bản trực tiếp hoặc sử dụng cửa sổ văn bản ở bên trái để chỉnh sửa văn bản gián tiếp. Công cụ này đặc biệt hữu ích nếu bạn đã có danh sách các vai trò của công ty vì bạn có thể sao chép và dán danh sách vào cửa sổ văn bản và các vai trò sẽ điền vào sơ đồ tổ chức cho bạn.

Tuy nhiên, nếu bạn chọn sao chép và dán tất cả các vai trò của công ty mình vào cửa sổ Văn bản, tất cả chúng sẽ tự động điền vào cùng một cấp phân cấp, vì vậy bạn cần chỉnh sửa vị trí của chúng theo cách thủ công qua biểu đồ hoặc qua cửa sổ văn bản T \ bằng cách nhấn Chuyển hướng để đẩy các vai trò xuống bậc thang.

Nếu vì lý do nào đó bạn không thấy cửa sổ văn bản, hãy nhấp vào sơ đồ tổ chức của bạn để chọn nó và nhấp vào mũi tên ở bên trái của biểu đồ để bật ra bảng điều khiển này. Một số bố cục có sẵn trong lựa chọn SmartArt Hierarchy không cho phép bạn chỉnh sửa và thêm vai trò từ cửa sổ văn bản này, vì vậy nếu bạn chọn một trong các bố cục đó, cửa sổ này sẽ không xuất hiện.

Thêm vai trò vào sơ đồ tổ chức của bạn

Để thêm hộp tiêu đề mới vào sơ đồ tổ chức, hãy làm theo các bước sau:

  1. Chọn đồ họa SmartArt sơ đồ tổ chức của bạn.
  2. Bấm vào hộp có tiêu đề trong hàng hoặc thứ bậc mà bạn muốn chèn một vai trò mới.
  3. Phía dưới cái Nghệ thuật thông minh menu công cụ, đi tới Thiết kế và chọn Thêm hình dạng.
  4. Để chèn vai trò mới vào cùng một hàng, hãy nhấp vào Thêm hình dạng sau hoặc là Thêm hình dạng trước để thêm vai trò mới trước hoặc sau vai trò bạn đã chọn.

  5. Để chèn vai trò mới bên trên hoặc bên dưới vai trò hiện được chọn, hãy nhấp vào Thêm hình dạng phía trên hoặc là Thêm hình dạng bên dưới. Nếu bạn chọn chèn một hộp phía trên hàng hiện tại của mình, nó sẽ đẩy mọi thứ trong hàng đó xuống một hàng, để lại hộp mới trong hàng hiện tại.

  6. Bạn cũng có thể thêm các vai trò từ Trình soạn thảo văn bản bằng cách nhấp vào tên của vai trò gần nhất với cấp tổ chức của bạn nơi bạn muốn thêm vai trò mới của mình và nhấn Đi vào.
  7. Nhập tên của vai trò và nhấn Đi vào một lần nữa để kết thúc.

Các sửa đổi bổ sung của sơ đồ tổ chức của bạn

Để di chuyển bất kỳ vai trò nào xung quanh, hãy chọn vai trò và kéo nó xung quanh bố cục của biểu đồ. Nếu bạn muốn thực hiện một thay đổi nhỏ, hãy nhấn giữ Điều khiển trong khi chọn vai trò bạn muốn di chuyển và sử dụng phím mũi tên để điều chỉnh hộp của vai trò cho phù hợp. Để xóa hộp tiêu đề hiện tại khỏi sơ đồ tổ chức, hãy nhấn và giữ Điều khiển và chọn hộp của vai trò bạn muốn xóa, sau đó bấm Xóa bỏ.

Nếu bạn muốn thay đổi màu sắc của sơ đồ tổ chức của mình, bạn có thể làm như vậy bằng cách chọn đồ họa, quay lại Thiết kế của thanh công cụ SmartArt và chọn Thay đổi màu sắc. Bạn cũng có thể thay đổi kiểu thiết kế của sơ đồ tổ chức bằng cách chọn Kiểu SmartArt tùy chọn từ cùng một Thiết kế phần. Từ đó, bạn có thể chọn từ các yếu tố trực quan như thêm yếu tố ba chiều vào biểu đồ của mình.


$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found