Luật pháp yêu cầu tôi có được Mẫu đơn W-9 từ các nhà cung cấp của tôi không?
Doanh nghiệp được yêu cầu lấy mã số thuế (TIN) từ bất kỳ nhà cung cấp nào mà doanh nghiệp thực hiện thanh toán yêu cầu phát hành Mẫu 1099-MISC. Mẫu W-9 tạo điều kiện thuận lợi cho việc lấy thông tin này và trong một số tình huống nhất định, bạn có thể được yêu cầu TIN với Mẫu W-9. Các nhà cung cấp từ chối cung cấp TIN phải chịu khấu lưu dự phòng và doanh nghiệp của bạn có thể bị phạt vì không khấu lưu số tiền cần thiết.
Thanh toán Yêu cầu Phát hành Mẫu 1099
Khi bạn trả 600 đô la trở lên cho một nhà cung cấp dịch vụ và nhà cung cấp đó không phải là một công ty, bạn phải phát hành Biểu mẫu 1099-MISC. Đây là bản khai thông tin được sử dụng để báo cáo tổng số tiền đã trả cho nhà cung cấp đó trong năm cho IRS. Khi bạn nộp Biểu mẫu 1099-MISC, bạn phải cung cấp tên và TIN cùng với số tiền đã thanh toán. Bạn có thể bị phạt nặng nếu nộp Mẫu 1099 với thông tin thiếu hoặc không chính xác.
Mẫu W-9
Mẫu W-9 được sử dụng để yêu cầu TIN của người đóng thuế, mặc dù trong nhiều trường hợp, bạn có thể thiết lập phương pháp lấy thông tin cần thiết của riêng mình. Trên Biểu mẫu W-9, nhà cung cấp xác định loại tổ chức và cung cấp tên pháp lý và mã TIN phù hợp. Tốt hơn hết bạn nên có biểu mẫu này trong hồ sơ để làm bằng chứng rằng bạn đã gửi thông tin đến IRS vì thông tin được nhà cung cấp cung cấp cho bạn. Ngoài ra, vì bạn không bắt buộc phải nộp Biểu mẫu 1099-MISC cho các khoản thanh toán cho các công ty, nên biểu mẫu này cung cấp bằng chứng rằng bạn đã được thông báo rằng nhà cung cấp là một công ty.
Khi nào cần có biểu mẫu W-9
Nếu bạn nộp Biểu mẫu 1099-MISC và IRS xác định rằng thông tin bị thiếu hoặc không chính xác, bạn sẽ nhận được Thông báo CP2100 hoặc CP2100A. Nếu đó là thông báo đầu tiên của bạn cho một nhà cung cấp cụ thể, bạn phải gửi cho nhà cung cấp Thông báo "B" hoặc thông báo khấu lưu dự phòng cùng với Mẫu W-9 để cố gắng lấy thông tin chính xác. Nếu nhà cung cấp không phản hồi trong vòng 30 ngày, bạn phải bắt đầu giữ lại dự phòng 28 phần trăm từ các khoản thanh toán cho nhà cung cấp cho đến khi họ cung cấp thông tin chính xác. Bạn gửi số tiền bị giữ lại cho IRS.
Cảnh báo bổ sung
Nếu nhà cung cấp từ chối cung cấp cho bạn TIN của họ, bạn phải bắt đầu giữ lại dự phòng 28% của bất kỳ khoản thanh toán nào được thực hiện cho nhà cung cấp đó cho đến khi nhà cung cấp cung cấp cho bạn Biểu mẫu W-9 và thông tin còn thiếu. Bạn có thể bị phạt nặng nếu không giữ lại và nộp khoản khấu lưu dự phòng.
