Cách chính thức để gửi thư công ty
Cách một bức thư được gửi đến, cả ở bên ngoài phong bì và ở trên cùng của bức thư, tạo nên âm điệu cho phần còn lại của bức thư. Khi bạn gửi thư công ty, hãy chọn từ ngữ cẩn thận để mang lại sự tôn trọng thích hợp cho người nhận và giữ cho bức thư mang tính kinh doanh.
Phong bì thư kinh doanh
Một bức thư công ty bắt đầu trên phong bì, đây là một phần quan trọng để gửi bức thư của bạn đến đúng người tại công ty. Khi bạn gửi thư cho một người cụ thể, hãy viết tiêu đề và họ tên của người đó ở dòng đầu tiên, tiếp theo là tên công ty và địa chỉ gửi thư trên ba dòng tiếp theo. Nếu bạn không gửi thư cho một người cụ thể tại công ty, hãy sử dụng dòng sau tên công ty để chuyển thư đến đúng bộ phận. Viết chữ viết tắt "Attn", theo sau là dấu hai chấm và tên của bộ phận, chẳng hạn như "Attn: Human Resources".
Địa chỉ trả hàng
Ghi địa chỉ trả hàng của bạn ở cả bên ngoài phong bì và ở đầu bức thư. Ở bên ngoài phong bì, hãy viết tên của bạn, tên công ty của bạn nếu bạn đang viết từ vị trí kinh doanh của mình và địa chỉ gửi thư của bạn ở góc trên cùng bên trái. Điều này đảm bảo rằng bức thư sẽ được gửi lại cho bạn nếu không thể gửi được. Trên chính bức thư, hãy nhập địa chỉ gửi thư của bạn ở góc trên cùng bên trái. Không bao gồm tên của bạn ở đây vì nó nằm ở cuối cùng với chữ ký của bạn. Bỏ qua một dòng sau địa chỉ trả hàng của bạn và nhập ngày.
Địa chỉ công ty
Hai dòng sau ngày, hãy nhập tên và địa chỉ của người nhận thư. Nhập tiêu đề của người đó, chẳng hạn như "Ông", "Bà" hoặc "Tiến sĩ", theo sau là tên đầy đủ của anh ấy. Nếu bạn không chắc chắn về giới tính của một người từ tên, hãy gọi cho công ty và hỏi giới tính của người đó hoặc bỏ một chức danh dành riêng cho giới tính. Nhập vị trí của người đó tại doanh nghiệp vào dòng dưới chức danh và tên của người đó. Nhập tên công ty vào dòng tiếp theo, theo sau là địa chỉ gửi thư của công ty. Đại học Bang Colorado khuyên bạn nên nhớ rằng bạn đang nói chuyện với cá nhân chứ không phải doanh nghiệp.
Lời chào trang trọng
Mở đầu bức thư bằng một dòng chào hỏi trang trọng. Trong bối cảnh công ty, hãy viết "Kính gửi" trước họ của chức danh của người đó, theo Business Writing Blog. Như trong khối địa chỉ, hãy bỏ tiêu đề dành riêng cho giới tính nếu bạn không chắc chắn về giới tính của người nhận. Kết thúc dòng lời chào bằng dấu hai chấm. Vì vậy, bạn có thể viết, "Kính gửi. Ông Smith:" nếu người nhận là John Smith.
Ví dụ về định dạng chữ cái chuẩn
Nếu công ty của bạn được gọi là "Công ty X", định dạng địa chỉ thư khi gửi thư cho Julie tại ABC Corp sẽ giống như sau:
Công ty X
123 Street Road, Ste. 16
Houston, TX 77001
Ngày 22 tháng 9 năm 2020
Cô Julie Monroe
Giám đốc Truyền thông
ABC Corp
16 Herald Way
Reno, NV 89433
Gửi cô Monroe:
