Quy trình lập kế hoạch và phát triển nhân lực

Lập kế hoạch nhân lực còn được gọi là lập kế hoạch nguồn nhân lực, và nó là quá trình mà ban quản lý sử dụng để xác định cách thức mà một tổ chức sẽ di chuyển từ điểm A đến điểm B, về mặt nhân lực. Điều này xảy ra thông qua việc lập kế hoạch và phát triển, đồng thời cho phép ban lãnh đạo có đúng loại nhân viên với số lượng phù hợp vào đúng nơi vào đúng thời điểm. Cùng với nhau, có nhân lực phù hợp sẽ giúp tổ chức đạt được các mục tiêu của mình, và cũng sẽ mang lại lợi ích cho từng nhân viên theo cách tốt nhất có thể. Loại lập kế hoạch này cho phép các bộ phận nhân sự dự báo nguồn nhân lực nào cần thiết để thực hiện những công việc nào. Bộ phận nhân sự cũng sẽ đánh giá những kỹ năng nào được yêu cầu của nhân viên cho từng công việc. Nó khá phức tạp và nếu được thực hiện một cách chính xác, điều này sẽ hỗ trợ HR trong việc ước tính vị trí tương lai của mình về cung và cầu. Về cơ bản, điều này cung cấp cho bộ phận nhân sự một cái nhìn tổng thể về tương lai và giúp bộ phận lập kế hoạch trước cho những gì sắp tới.

Lập kế hoạch nhân lực

  • Có nhân lực với các kỹ năng phù hợp với số lượng phù hợp cho các công việc khác nhau trong tổ chức.
  • Tạo động lực cho nhân viên của tổ chức làm việc hiệu quả và hoạt động ở mức tối đa tiềm năng của họ.
  • Tạo kết nối giữa các hoạt động hoạch định nguồn lực khác nhau của tổ chức và các mục tiêu kinh doanh của tổ chức.

Khái niệm kế hoạch nhân lực

Hoạch định nhân lực là một tập hợp các chiến lược và quá trình nhân lực tự lập kế hoạch. Một kế hoạch nguồn nhân lực hiệu quả sẽ cung cấp các cơ chế khác nhau được thiết kế để loại bỏ khoảng cách về nhân tài, vốn có thể tồn tại giữa nguồn cung lao động của tổ chức và nhu cầu của tổ chức đó. Về bản chất, đây là một quá trình rất năng động và đòi hỏi sự điều chỉnh thường xuyên do các điều kiện trên thị trường lao động liên tục thay đổi.

Tại sao Kế hoạch Nhân lực lại Quan trọng?

  • Xem như lập kế hoạch nhân lực một phần là dự báo tương lai, ngay cả một dự báo không hoàn hảo cũng tốt hơn là không dự báo.

  • Khi bạn dự đoán các nhu cầu trong tương lai của mình với tư cách là một tổ chức, bạn sẽ có lợi thế hơn so với đối thủ cạnh tranh vì bạn có khả năng lập kế hoạch tốt hơn cho những nhu cầu này.
  • Nó cho phép bạn giải quyết các vấn đề tiềm ẩn mà bạn có thể gặp phải, chẳng hạn như thiếu hụt kỹ năng.

Mục tiêu lập kế hoạch nhân lực

Dự báo các yêu cầu về nhân lực của tổ chức: Lập kế hoạch về nhân lực rất quan trọng đối với tổ chức, vì nó giúp tổ chức đánh giá trước các nhu cầu trong tương lai của mình. Đây là cách để đảm bảo rằng tổ chức luôn có đúng loại người, đúng số lượng, vào đúng thời điểm và đúng chỗ.

Quản lý sự thay đổi một cách hiệu quả: Lập kế hoạch nhân lực giúp một tổ chức bắt kịp với sự thay đổi liên tục ảnh hưởng đến nó trong các môi trường khác nhau, bao gồm cả môi trường lao động. Thông qua hoạch định nhân lực hiệu quả, tổ chức có thể liên tục phân bổ và tái phân bổ nguồn nhân lực và sử dụng chúng một cách hiệu quả.

Thực hiện các mục tiêu của tổ chức: Nhiều mục tiêu của tổ chức chỉ có thể đạt được thông qua việc sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực của tổ chức. Nhiều mục tiêu trong số này cũng liên quan đến việc mở rộng nguồn nhân lực đó. Lập kế hoạch nhân lực giúp tổ chức đạt được điều này.

Thúc đẩy nhân viên của tổ chức: Quá trình lập kế hoạch nhân lực cung cấp phản hồi cho tổ chức dưới dạng dữ liệu có thể hỗ trợ quá trình ra quyết định khi xác định cơ hội thăng tiến nào sẽ dành cho nhân viên.

Sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực: Lập kế hoạch nhân lực cũng cung cấp dữ liệu sẽ cung cấp cho bộ phận nguồn nhân lực thông tin hữu ích về những lĩnh vực thừa và những lĩnh vực thiếu hụt trong nguồn nhân lực của tổ chức.

Các yếu tố ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch nhân lực

Nhìn chung, thực tế là số người thất nghiệp nhưng có trình độ học vấn đang có xu hướng gia tăng. Tuy nhiên, bất chấp thực tế này, cũng có sự thiếu hụt nghiêm trọng của nhiều kỹ năng trên thị trường. Đây là lý do tại sao điều quan trọng đối với một tổ chức là tuyển dụng và giữ chân nhân lực của mình một cách hiệu quả.

Những thay đổi trong bối cảnh công nghệ

Có rất nhiều thay đổi xảy ra hàng ngày trong các kỹ thuật quản lý, phương pháp tiếp thị và công nghệ sản xuất khác nhau. Ảnh hưởng của những thay đổi này đã ảnh hưởng sâu sắc đến bối cảnh của nhiều công việc, cũng như mô tả của chúng. Những điều này có thể tạo ra dư thừa và tạo ra các vấn đề liên quan đến việc giữ lại và bố trí lại lao động. Tất cả những điều này đòi hỏi phải lập kế hoạch nhân lực hiệu quả, có hệ thống và chuyên sâu.

Những thay đổi trong tổ chức

Xem xét môi trường hỗn loạn mà mọi tổ chức đều gặp phải, đầy những biến động xảy ra theo chu kỳ và ngẫu nhiên cũng như không liên tục, tốc độ của những thay đổi này cũng như cấu trúc xung quanh chúng sẽ ảnh hưởng đến các yêu cầu về nguồn nhân lực của tổ chức và các cân nhắc chiến lược phải được thực hiện như một kết quả.

Những thay đổi về nhân khẩu học

Hồ sơ của lực lượng lao động liên tục thay đổi khi xét đến các yếu tố như giới tính, độ tuổi, kỹ năng kỹ thuật, nền tảng xã hội và trình độ văn hóa. Tất cả những điều này sẽ có ý nghĩa nghiêm trọng đối với lực lượng lao động của một tổ chức và bộ phận nguồn nhân lực phải có thể đáp ứng một cách hiệu quả thông qua việc lập kế hoạch nhân lực của tổ chức.

Thiếu kỹ năng

Thực tế là tỷ lệ thất nghiệp có trình độ học vấn gia tăng không có nghĩa là thị trường lao động là một thị trường tốt cho người mua. Sự phức tạp ngày càng tăng của các tổ chức có nghĩa là họ đang cần nhiều kỹ năng chuyên môn mà rất hiếm để tìm thấy. Những nhân viên như vậy nên được tuyển dụng và giữ lại vì họ có thể rất khó thay thế khi họ rời đi.

Ảnh hưởng từ Chính phủ

Bất kỳ thay đổi nào trong luật pháp và sự kiểm soát của chính phủ liên quan đến hành động khẳng định đối với các bộ phận bất lợi khác nhau của lực lượng lao động sẽ có ảnh hưởng đến tổ chức. Điều tương tự cũng xảy ra đối với luật liên quan đến giờ làm việc và điều kiện làm việc, hạn chế việc làm của trẻ em và phụ nữ, lao động hợp đồng và lao động bình thường, v.v. Tất cả những điều này cần được tổ chức giải quyết, thông qua việc hoạch định nhân lực có hệ thống.

Kiểm soát lập pháp

Nó không còn đơn giản như thuê và sa thải các tổ chức. Luật pháp hiện nay gây khó khăn cho một tổ chức trong việc giảm quy mô lực lượng lao động của mình một cách nhanh chóng, giá rẻ. Nó rất dễ để phát triển nhưng rất khó để giảm thêm trọng lượng, vì luật lao động sẽ luôn bảo vệ nhân viên trong thời gian sa thải và đóng cửa. Bộ phận nhân sự nên bao gồm các kế hoạch toàn diện để giải quyết vấn đề này, trong các kế hoạch lập kế hoạch nhân lực của mình.

Tác động của các nhóm áp lực

Chúng bao gồm các chính trị gia, công đoàn và những người đã bị di dời bởi vị trí của các tổ chức khổng lồ. Họ luôn tạo áp lực cho ban lãnh đạo của tổ chức về những mặt như chính sách tuyển dụng và thăng chức nội bộ, đối xử với gia đình nhân viên, v.v. Tất cả những điều này cần được xem xét trong việc lập kế hoạch quản lý thích hợp.

Phương pháp tiếp cận hệ thống để lập kế hoạch

Sự lan rộng của tư duy hệ thống và sự ra đời của cuộc cách mạng công nghệ thông tin đồng nghĩa với việc lập kế hoạch và phân tích dữ liệu hiện nay thậm chí còn được chú trọng nhiều hơn so với trước đây, khiến việc lập kế hoạch nhân lực thậm chí còn quan trọng hơn trước đây.

Thời gian dẫn đầu cho nhân viên

Thời gian để nhân viên được tuyển dụng và đào tạo, trước khi họ có thể bắt đầu đóng góp hiệu quả vào các mục tiêu của tổ chức, cần được xem xét trong quá trình lập kế hoạch nhân lực, để đảm bảo rằng tổ chức đầu tư nguồn lực của mình một cách hiệu quả.

Bản thân quá trình phát triển và nhân lực bao gồm hai bước chính. Đầu tiên, là thực hiện dự báo nhu cầu, để xác định nhu cầu trong tương lai đối với các loại lao động khác nhau của công ty, và việc khác là thực hiện dự báo cung để xác định nguồn cung trong tương lai của các loại lao động khác nhau từ cộng đồng mà doanh nghiệp hoặc tổ chức đang có. bên trong. Một khi điều đó được xác định, có nhiều mô hình quy mô lớn khác nhau mà doanh nghiệp có thể thực hiện để thực sự tiến hành quá trình này.

Dự báo nhu cầu và nguồn cung

Có hai loại dự báo mà bộ phận nhân sự của một tổ chức nên thực hiện: đó là dự báo nhu cầu và dự báo cung.

Dự báo nhu cầu

Về cơ bản, dự báo nhu cầu là quá trình bộ phận nhân sự ước tính chất lượng và số lượng người cần thiết trong tương lai. Nó phải dựa trên kế hoạch dài hạn của công ty và ngân sách hàng năm, sau đó sẽ được chuyển thành các cấp độ hoạt động, cho các chức năng và phòng ban khác nhau.

Có nhiều yếu tố cần được xem xét trong dự báo nhu cầu. Những yếu tố bên ngoài bao gồm những thay đổi về các yếu tố xã hội và công nghệ cũng như môi trường kinh tế ở cả địa phương và quốc tế. Các yếu tố bên trong bao gồm trình độ sản xuất của tổ chức, hạn chế ngân sách của tổ chức, cơ cấu tổ chức và sự tách biệt của nhân viên.

Các lợi ích của dự báo nhu cầu bao gồm, trong số những lợi ích sau:

Tổ chức sẽ có thể định lượng số lượng công việc cần thiết để sản xuất hàng hóa của tổ chức.

Nó sẽ giúp tổ chức ngăn ngừa tình trạng thiếu kỹ năng, khi nào và ở đâu nó là cần thiết nhất.

Tổ chức sẽ có thể xác định nhóm nhân viên nào được mong muốn nhất trong tương lai.

Tổ chức sẽ có thể giám sát sự tuân thủ của chính mình đối với các yêu cầu pháp lý, liên quan đến việc bảo lưu công việc.

Tổ chức sẽ có thể đánh giá các mức nhân sự phù hợp cần thiết trong các bộ phận khác nhau của tổ chức và sẽ tránh được các chi phí không cần thiết.

Dự báo nguồn cung

Dự báo nguồn cung là quá trình tổ chức đo lường số lượng người sẽ sẵn sàng làm việc trong và ngoài công ty trong tương lai, sau khi thực hiện các khoản phụ cấp cho những việc như thay đổi giờ làm và điều kiện làm việc, thăng chức và di chuyển nội bộ, và vắng mặt. Cần có một dự báo nguồn cung tốt để xác định số lượng người và vị trí dự kiến ​​trong tương lai gần, làm rõ sự pha trộn của nhân viên, ngăn ngừa tình trạng thiếu người và đánh giá mức độ nhân sự hiện tại trong các bộ phận khác nhau của tổ chức.

Để dự báo nguồn cung được thực hiện một cách hiệu quả, cần phải thực hiện phân tích nguồn cung, bao gồm các nguồn nhân lực hiện có, các nguồn cung bên trong và các nguồn cung bên ngoài.

Các phương pháp tiếp cận quy mô lớn khác nhau để lập kế hoạch nhân lực

Có sáu cách tiếp cận để lập kế hoạch nhân lực:

Phương pháp tiếp cận nhu cầu xã hội

Cách tiếp cận này dựa vào khả năng của tổ chức để đánh giá yêu cầu của xã hội đối với giáo dục. Nó là sự đan xen giữa nhu cầu giáo dục của từng cá nhân nhưng đối với mọi cá nhân trong xã hội đó. Điều đó không phải lúc nào cũng dễ dàng hoặc thậm chí có thể thực hiện được, đặc biệt là khi giao dịch với các tổ chức lớn. Do đó, nó chủ yếu dựa vào dự báo các xu hướng nhân khẩu học trong quá khứ và tương lai.

Cách tiếp cận này có khả năng cho biết có bao nhiêu sinh viên đang chuẩn bị cho một nghề nhất định và thậm chí có thể đưa ra một ngày mục tiêu để hoàn thành giáo dục của họ dựa trên kinh nghiệm trong quá khứ. Những dự báo này bị hạn chế bởi:

- Các chi phí trực tiếp liên quan đến giáo dục

- Các đặc điểm nhân khẩu học của xã hội, chẳng hạn như mức chết và mức sinh

- Sở thích và thị hiếu đối với giáo dục của các hộ gia đình trung bình

- Thu nhập của những người có học

- Sự tồn tại và mức độ tài trợ của sinh viên

- Các tiêu chuẩn hiện có được sử dụng bởi các trường khác nhau để nhận học sinh mới

Những hạn chế này chỉ là một số khó khăn mà phương pháp tiếp cận theo nhu cầu xã hội phải đối mặt và do đó, cần phải tiếp cận một cách thận trọng.

Phương pháp tiếp cận tỷ suất lợi nhuận

Cách tiếp cận này xem giáo dục nhiều hơn như một cách để đóng góp vào năng suất và vì vậy nó coi giáo dục là một quyết định đầu tư. Học sinh sẽ xem xét lợi ích mà việc học lên cao mang lại từ một điểm nào đó và đưa ra quyết định của mình dựa trên tỷ suất sinh lợi ước tính. Do đó, một trường học sẽ chỉ mở rộng các cơ sở giáo dục sau khi đã đánh giá lợi suất đầu tư cho các loại hình giáo dục và năng suất giáo dục cho các lĩnh vực khác nhau của nền kinh tế.

Phương pháp tiếp cận Yêu cầu Nhân lực

Về cơ bản, cách tiếp cận này khẳng định rằng có mối liên hệ giữa giáo dục và tăng trưởng kinh tế của dân số, và việc thiếu lao động có kỹ năng với số lượng đủ lớn sẽ cản trở tăng trưởng kinh tế. Do đó, điều quan trọng là phải cố gắng dự báo các yêu cầu trong tương lai của nhân lực có kỹ năng để đạt được tổng sản phẩm quốc dân hoặc mức sản xuất công nghiệp mục tiêu. Dựa trên những dự báo này, các nhà hoạch định chính sách và hoạch định sẽ phát triển ngành giáo dục một cách đúng đắn.

Phương pháp tiếp cận định lượng

Cách tiếp cận này mang tính địa phương hơn đối với một tổ chức, và đó là việc quản lý cấp cao nhất chuẩn bị một bản dự thảo cho việc lập kế hoạch nguồn nhân lực. Hệ thống thông tin quản lý nguồn nhân lực và mức tồn kho nguồn nhân lực được phân tích và trên cơ sở thông tin đó, dự báo nhu cầu nhân lực trong tương lai với sự trợ giúp của các công cụ định lượng. Cách tiếp cận này tập trung vào dự báo tình trạng dư thừa và thiếu hụt nguồn nhân lực, và được thực hiện chủ yếu bởi lãnh đạo cao nhất.

Phương pháp Tiếp cận Định tính

Cách tiếp cận này nghiêng về phía dưới hơn so với cách tiếp cận định lượng và nó tập trung vào các mối quan tâm cá nhân của nhân viên, chẳng hạn như đào tạo, phát triển và sáng tạo của họ. Các mối quan tâm khác bao gồm động lực, thăng tiến, phúc lợi, an toàn, khuyến khích và bồi thường. Điều này chủ yếu được thực hiện bởi các nhân viên cấp dưới.

Phương pháp tiếp cận hỗn hợp

Cách tiếp cận này kết hợp các cách tiếp cận định tính và định lượng, đồng thời tìm cách đạt được sự cân bằng. Nó có xu hướng tạo ra kết quả tốt nhất và thúc đẩy sự tham gia bình đẳng giữa cấp quản lý và nhân viên.

Phần kết luận

Với sự phức tạp ngày càng tăng của bối cảnh kinh doanh đương đại, việc lập kế hoạch nhân lực là rất quan trọng đối với một tổ chức và nền kinh tế. Nó giúp tổ chức hoặc quốc gia thấy trước nhu cầu trong tương lai của mình và lập kế hoạch tốt trước. Nếu hoàn thành tốt, nó có thể đưa bạn vượt lên trên các đối thủ cạnh tranh.