unvoyagepourlaplanete.com

Các công ty áp dụng các biện pháp kiểm soát nội bộ để hạn chế rủi ro. Rủi ro có thể xảy ra bao gồm thua lỗ, thực hiện kém hợp đồng, chất lượng kém và không tuân thủ các quy định. Các thủ tục tài liệu trình bày chi tiết các tài liệu mà công ty yêu cầu để thực hiện các hệ thống kiểm soát của mình và phân công trách nhiệm cho các nhiệm vụ và hành động. Các doanh nghiệp nhỏ thường yêu cầu ít tài liệu hoặc kiểm soát hơn các hoạt động lớn hơn vì mỗi nhân viên thực hiện một số chức năng công việc và trách nhiệm rõ ràng hơn. Các thủ tục tài liệu hiệu quả dẫn đến tối thiểu các biện pháp kiểm soát hiệu quả có thể mang lại cho các doanh nghiệp nhỏ lợi thế cạnh tranh.

Cơ quan

Cơ sở của kiểm soát nội bộ hiệu quả là sơ đồ tổ chức bao gồm các bản mô tả công việc. Các thủ tục hồ sơ phải quy định rõ bản mô tả công việc chi tiết rõ ràng nhiệm vụ và trách nhiệm của từng vị trí trong công ty. Các thủ tục tài liệu phân công trách nhiệm chuẩn bị và cập nhật sơ đồ tổ chức và cách công ty sử dụng sơ đồ. Thông thường, nhân viên sẽ nhận được một bản sao với thông tin chi tiết về vị trí và mô tả công việc của họ khi bắt đầu làm việc.

Chính sách và thủ tục

Các thủ tục tài liệu thường quy định rằng sổ tay nhân viên phải chứa tất cả các tài liệu về chính sách và thủ tục có liên quan. Họ trình bày chi tiết những gì sổ tay hướng dẫn phải bao gồm, ai chịu trách nhiệm viết và cập nhật các chính sách và thủ tục, và cách công ty truyền đạt chúng cho nhân viên. Các thủ tục tài liệu thường quy định rằng nhân viên nhận được một bản sao của sổ tay khi họ bắt đầu làm việc, ký tên rằng họ đã nhận được nó và đồng ý tuân thủ các chính sách và thủ tục. Họ nhận được các bản cập nhật khi chúng xảy ra.

Ủy quyền và Phê duyệt

Sơ đồ tổ chức được lập thành văn bản và sổ tay nhân viên tạo cơ sở cho kiểm soát nội bộ nhưng chúng phải chứa đựng các biện pháp kiểm soát thực tế. Các thủ tục tài liệu trình bày chi tiết các biện pháp đó. Họ mô tả các tài liệu liệt kê những nhân viên có thể đưa ra quyết định và những người có thể phê duyệt các khoản chi tiêu. Mỗi tài liệu như vậy phải chỉ rõ chính xác những gì nhân viên có thể ủy quyền hoặc phê duyệt, hình thức phê duyệt hoặc ủy quyền sẽ thực hiện và các giới hạn. Một ví dụ điển hình là một nhân viên cụ thể được ủy quyền phê duyệt giao dịch mua lên đến 10.000 đô la bằng cách ký tắt yêu cầu tương ứng.

Tài liệu bổ trợ

Hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh dựa vào tài liệu hỗ trợ để trình bày chi tiết cơ sở cho các quyết định. Các thủ tục tài liệu chỉ rõ những quyết định nào yêu cầu tài liệu hỗ trợ và nêu chi tiết bản chất của nó. Ví dụ: phê duyệt đơn đặt hàng có thể yêu cầu một yêu cầu. Thủ tục tài liệu chỉ định rằng một nhân viên phải chuẩn bị một yêu cầu trước khi yêu cầu phê duyệt đơn đặt hàng và nó nêu chi tiết thông tin mà yêu cầu phải có.

Báo cáo

Một yếu tố quan trọng trong kiểm soát nội bộ là báo cáo các thông tin quan trọng của công ty. Các thủ tục tài liệu tăng cường kiểm soát nội bộ bằng cách chỉ rõ những thông tin mà báo cáo đó phải bao gồm, ai chịu trách nhiệm chuẩn bị và ai sẽ nhận báo cáo. Một số báo cáo chứa thông tin bí mật và thủ tục tài liệu phải chỉ rõ báo cáo nào nhạy cảm và nêu chi tiết các biện pháp bảo mật tương ứng.

Đối chiếu

Ngay cả trong các doanh nghiệp nhỏ, các thủ tục tài liệu dẫn đến các tài liệu khác nhau có các nguồn độc lập. Một phương pháp hiệu quả để xác minh độ chính xác của chúng là thực hiện đối chiếu giữa các dữ liệu có thể so sánh được từ các tác giả khác nhau. Thủ tục tài liệu phải chỉ rõ những gì phải tiến hành hòa giải và ai chịu trách nhiệm thực hiện. Nó phải nêu chi tiết một phương pháp để xử lý các chênh lệch và phân công trách nhiệm giải quyết các khác biệt.