unvoyagepourlaplanete.com

Không có gì ngạc nhiên khi rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng ngân sách chi tiết đơn hàng. Chúng dễ sử dụng và tạo nhanh chóng. Bạn không cần phải có bằng kế toán để tìm ra chúng. Nhưng cũng có những lý do chính đáng khiến các công ty trở nên thất vọng với hệ thống lập ngân sách chi tiết đơn hàng. Hãy xem xét các ưu điểm và nhược điểm của ngân sách chi tiết đơn hàng trước khi quyết định loại ngân sách nào sẽ phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Dễ dàng tạo

Một lý do khiến lập ngân sách chi tiết đơn hàng rất phổ biến là việc tạo ngân sách chi tiết đơn hàng rất dễ dàng. Không cần phải có kiến ​​thức về kế toán để tạo ngân sách chi tiết đơn hàng hoặc hiểu ngân sách do người khác tạo. Để tạo ngân sách chi tiết đơn hàng:

1. Tạo một cột có tiêu đề Chi tiêu. Nhóm các khoản chi tiêu tương tự thành các danh mục, chẳng hạn như Đồ dùng văn phòng, Tiền lương, Đào tạo, Tiếp thị, v.v. Liệt kê từng danh mục trên một dòng riêng trong cột Chi tiêu.

2. Tạo một cột có tiêu đề Năm trước và điền vào năm, chẳng hạn như 2018. Đối với mỗi mục hàng, hãy ghi lại số tiền công ty đã chi cho danh mục đó vào năm ngoái.

3. Tạo một cột có tiêu đề Năm hiện tại và điền vào, ví dụ: năm 2019. Tham khảo những gì công ty đã chi vào năm ngoái trong mỗi danh mục và quyết định xem bạn nên phân bổ nhiều hơn hay ít hơn cho năm tới. Ghi lại số tiền được lập ngân sách mới cho mỗi dòng danh mục.

4. Để theo dõi chi phí trong cả năm, hãy lập một cột cho mỗi tháng. Vào cuối tháng 1, hoặc bất cứ khi nào năm tài chính của bạn bắt đầu, hãy kiểm đếm số tiền công ty đã chi tiêu trong từng danh mục và ghi lại trên mỗi dòng. Làm tương tự cho mỗi tháng.

Bạn cũng có thể yêu cầu từng người quản lý bộ phận tạo ngân sách chi tiết đơn hàng. Ví dụ: người quản lý văn phòng có thể tạo ngân sách với từng loại đồ dùng văn phòng - giấy photocopy, giấy ghi chú, bút, v.v. - dưới dạng mục hàng. Người quản lý tiếp thị có thể có các khoản chi cho mục hàng cho quảng cáo, sự kiện, quan hệ công chúng và các sự kiện tương tự khác. Sau đó, mỗi người quản lý có thể xem xét các mục nhập trong vài tháng và xem số tiền được chi cho mỗi mục hàng.

Dễ hiểu và dễ phân tích

Trong năm, bạn có thể xem bạn đã chi bao nhiêu ngân sách cho mỗi chi tiết đơn hàng và dự đoán xem bạn sẽ sử dụng hết ngân sách hay bạn sẽ thừa hay thiếu ngân sách vào cuối năm nay. Bạn thậm chí có thể dự tính trước vài năm bằng cách so sánh ngân sách hiện tại của mình với ngân sách của năm trước cho từng mục hàng và tăng hoặc giảm ngân sách cho từng mục hàng dựa trên định hướng bạn dự định thực hiện công ty trong tương lai. Việc phân tích ngân sách chi tiết đơn hàng rất dễ thực hiện vì nó rất đơn giản. Mọi chi phí đều được viết ra, từng dòng một.

Khó điều chỉnh

Ngân sách chi tiết đơn hàng không có nghĩa là ngân sách linh hoạt có thể được điều chỉnh trong suốt cả năm. Ví dụ: nếu một người quản lý thông báo vào tháng 3 rằng bộ phận của anh ta vượt quá ngân sách vì chi phí của một số hạng mục cần thiết đã tăng lên ngoài dự kiến, anh ta không thể điều chỉnh điều đó mà không được sự chấp thuận của quản lý cấp trên. Vì vậy, anh ấy biết rằng anh ấy sẽ vượt quá ngân sách trong năm trừ khi anh ấy cắt giảm các lĩnh vực khác. Loại tình huống tiến thoái lưỡng nan này có thể khiến các nhà quản lý phải đưa ra những quyết định hấp tấp - như cắt giảm quảng cáo - chỉ để thu hồi khoản lỗ ngân sách.

Không có chỗ để biện minh

Về bản chất, lập ngân sách chi tiết đơn hàng chỉ bao gồm chi phí. Không có cột cho doanh thu hoặc lợi nhuận thực hiện. Vì vậy, khi một mục hàng vượt quá ngân sách, không có cách nào để chỉ ra lý do tại sao lại như vậy, ngay cả khi đó là do doanh thu tăng. Câu ngạn ngữ - "Bạn phải tiêu tiền để kiếm tiền" thường đúng. Nếu một cơ hội xuất hiện mà bạn có thể tham gia vào một triển lãm thương mại mà trước đây bạn không có sẵn và người quản lý biết rằng chương trình sẽ cung cấp nhiều khách hàng tiềm năng mới, thì cô ấy phải vượt qua ngân sách để tham dự chương trình. Ngay cả khi nó mang lại cho công ty doanh thu và doanh thu mới, thì cô ấy không có nơi nào để thể hiện điều đó trong ngân sách chi tiết đơn hàng.