Cách lập lịch dự án trong Excel

Microsoft Excel có thể cung cấp những gì có vẻ là nhiệm vụ cho một người dùng đơn lẻ - tạo bảng tính, thiết kế hóa đơn, chạy tính toán. Nhưng bạn có thể thấy Excel là một cách lý tưởng để cộng tác với những người khác để lập lịch dự án, theo dõi vị trí của các chức năng kinh doanh quan trọng tại bất kỳ thời điểm nào và lập kế hoạch cho tương lai. Excel giúp bạn bắt đầu bằng cách cung cấp nhiều mẫu khác nhau mà bạn có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của dự án, vì vậy bạn thậm chí sẽ không phải bắt đầu lại từ đầu. Xem các dự án của bạn hình thành như thế nào với Microsoft Excel.

1

Khởi chạy Microsoft Excel, nhấp vào tab "Tệp" và chọn "Mới". Nhấp vào nút "Lịch biểu" trên màn hình Mẫu sẵn có.

2

Nhấp đúp vào thư mục tệp “Lịch trình công việc” hoặc “Lịch trình” và xem lại các mẫu Excel có sẵn. Chọn một nội dung phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn, nhưng hãy nhớ rằng bạn sẽ có thể tùy chỉnh hoàn toàn văn bản, vị trí của sự kiện và các phần khác của dự án. Sau khi bạn bấm đúp vào mẫu lịch biểu, nó sẽ mở ra trong cửa sổ bảng tính Excel.

3

Kiểm tra bất kỳ phần tử mẫu không mong muốn nào, chẳng hạn như hộp ghi chú, đồ họa hoặc các phần của dòng thời gian mà bạn không cần cho dự án của mình. Nhấp vào từng và nhấn phím “Xóa” để xóa chúng.

4

Nhấp vào hộp hoặc khu vực đầu tiên trên lịch biểu và nhập phần đầu tiên của dự án hoặc nơi bạn hiện đang ở trong quá trình dự án, chẳng hạn như “Cuộc họp khởi động”.

5

Di chuyển đến phần tiếp theo của lịch trình và nhập cột mốc hoặc nhiệm vụ tiếp theo. Đây cũng là nơi bạn có thể nhập tên của nhân viên được liên kết với phần đó của dự án và bất kỳ ghi chú nào, chẳng hạn như "hoàn thành 80%" hoặc "Khách hàng đã gọi, 8/1/2012."

6

Tiếp tục điền các điểm chính của dự án đến điểm kết thúc dự đoán. Nếu muốn, hãy cho biết rằng các điểm của dự án đã hoàn thành bằng cách nhấp vào ô hoặc hộp trên dòng thời gian của dự án, sau đó nhấp vào biểu tượng “Tô màu” trên ruy-băng của tab "Trang chủ". Biểu tượng, trông giống như một thùng sơn có nắp đậy, cung cấp các ô vuông có màu sắc khác nhau. Nhấp vào một trong các ô vuông để biểu thị thời gian nhất định trong lịch trình của bạn, chẳng hạn như màu xanh lá cây cho các phần đã hoàn thành của dự án và màu đỏ cho các dự án quá hạn hoặc trễ hạn.

7

Kiểm tra tiêu đề chỗ dành sẵn trên mẫu. Đánh dấu và thay thế văn bản của chính bạn trong các ô đó, bao gồm ngày tháng và tên người quản lý dự án nếu muốn.

8

Nhấp vào tab "Tệp" và chọn "Lưu dưới dạng". Việc đặt tên tệp kèm theo ngày tháng cũng có thể hữu ích để bạn biết đó là điểm bắt đầu của dự án. Nhấp vào nút "Lưu". Trong suốt vòng đời của dự án, bạn có thể mở lại tệp và đánh dấu các mục nhất định là hoàn thành hoặc muộn hoặc thậm chí thêm các phần vào dự án, sau đó lưu lại tệp với một ngày mới. Điều này cung cấp cho bạn cái nhìn nhanh chóng, có phiên bản về dự án trong tất cả các giai đoạn của nó.