ID nhân viên là gì?

ID nhân viên là mã được người sử dụng lao động sử dụng để nhận dạng duy nhất những người làm việc tại một tổ chức. ID nhân viên cho phép lưu trữ hồ sơ hợp lý, chính xác và chúng giúp bảo vệ thông tin bí mật. Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ với một số ít nhân viên, ID nhân viên có thể không phải là mối quan tâm cấp bách, nhưng khi doanh nghiệp của bạn phát triển, nó có tầm quan trọng lớn hơn.

Tại sao không phải SSN?

Số ID nhân viên không giống với số ID thuế hoặc số An sinh xã hội (SSN) do chính phủ Liên bang chỉ định. Mặc dù SSN là một dạng ID hữu ích khác, chúng nên được giữ bí mật và không được sử dụng để lưu trữ hồ sơ hàng ngày. Những kẻ trộm danh tính tìm kiếm SSN vì chúng nhận dạng duy nhất công dân Hoa Kỳ. Nhận dạng kẻ trộm có thể sử dụng số An sinh xã hội để tạo thẻ nhận dạng giả và các tài liệu gian lận khác. Điều này khó thực hiện hơn với ID nhân viên vì chúng không được sử dụng bên ngoài hồ sơ nội bộ của công ty.

Vấn đề "John Smith"

Khi công ty của bạn phát triển, khả năng bạn sẽ tuyển dụng nhiều người có cùng tên, đặc biệt là đối với những tên thông thường sẽ tăng lên. Mặc dù tên đệm và chức danh như "Bác sĩ" có thể giúp phân biệt mọi người, nhưng điều này không phải lúc nào cũng hiệu quả. Một hệ thống ID nhân viên duy nhất cho phép bạn xác định và tính toán những người có cùng tên.

Định dạng mã ID

Khi bạn tạo mã ID nhân viên, định dạng hoàn toàn tùy thuộc vào bạn. Nó có thể là một số hoặc sự kết hợp của các chữ cái, số và các ký hiệu khác. Một doanh nghiệp có thể sử dụng ID để xác định loại nhân viên; ví dụ: chữ “T” theo sau là một vài chữ số có thể xác định người đó là kỹ thuật viên. Một số công ty sử dụng sơ đồ đánh số tuần tự, trong đó những công nhân tham gia sớm có số lượng thấp và những người được thuê sau có số lượng cao hơn.

Kiểm soát trung tâm số ID

Điều quan trọng là doanh nghiệp của bạn phải chỉ định số ID mới tại một địa điểm duy nhất hoặc tập trung trong công ty, chẳng hạn như bộ phận Nhân sự hoặc cho các doanh nghiệp nhỏ, kế toán hoặc nhân viên trả lương của bạn. Bằng cách tập trung trách nhiệm, nó làm giảm cơ hội đưa cùng một số cho nhiều người hoặc cho cùng một người có nhiều số. Tính duy nhất là rất quan trọng cho một hệ thống kế toán hoạt động trơn tru.

ID đa mục đích

Có thể tổ chức của bạn có thể sử dụng một số nhân viên cho nhiều mục đích. Ví dụ, một thực tập sinh không được trả lương có thể không thuộc hệ thống trả lương, nhưng họ vẫn cần các nguồn lực như chìa khóa và quyền truy cập máy tính. Nếu công ty của bạn thuê thực tập sinh, họ có thể giữ nguyên số lượng đó; bạn không cần phải nhập lại chúng vào hệ thống kế toán của mình.

ID nhân viên và cơ sở dữ liệu

ID nhân viên giúp lưu trữ hồ sơ bằng máy tính hiệu quả bằng cách giảm thông tin thừa. Ví dụ: một tệp nhân viên có thể có ID, tên, địa chỉ nhà và số điện thoại của nhân viên. Một tệp để theo dõi thời gian đi nghỉ có thể chỉ có số ID và ngày nghỉ. Máy tính tự động liên kết hai tệp với nhau bằng cách sử dụng số ID, cho phép bạn xem tên của nhân viên và thời gian nghỉ của họ trong một báo cáo.

Nhân viên so với ID nhân viên

Đừng nhầm lẫn ID nhân viên với ID nhân viên (EIN). Mã sau là mã được chính phủ Liên bang ấn định cho các doanh nghiệp cho các mục đích thuế và báo cáo. Số này tương tự như số An sinh xã hội, vì nó xác định duy nhất công ty. Bất kỳ doanh nghiệp Hoa Kỳ nào thuê người đều cần có EIN.