unvoyagepourlaplanete.com

Tháng 1 luôn là một tháng bận rộn đối với các bộ phận kế toán và các chủ doanh nghiệp nhỏ khi họ chuẩn bị hồ sơ thuế cho nhân viên và doanh nghiệp của họ. Bản kê khai tiền lương và thuế của một nhân viên, được gọi là W-2, là tài liệu chính thức được sử dụng để báo cáo thu nhập chịu thuế cũng như số thuế bị khấu trừ cho An sinh xã hội, Medicare, chính quyền tiểu bang và địa phương. Tài liệu quan trọng này không chỉ được Sở Thuế vụ (IRS) sử dụng cho mục đích thuế mà trong suốt cuộc đời của nhân viên, lịch sử thu nhập của anh ta được Cơ quan Quản lý An sinh Xã hội (SSA) sử dụng để xác định tính đủ điều kiện và quyền lợi khi nghỉ hưu.

Tìm hiểu về W-2

Trước khi dành thời gian điền vào bất kỳ biểu mẫu nào, hãy đảm bảo rằng bạn đang sử dụng đúng biểu mẫu. Người sử dụng lao động được yêu cầu điền vào biểu mẫu W-2 cho bất kỳ nhân viên nào mà họ đã thực hiện bất kỳ khoản thanh toán nào, bao gồm cả thanh toán không bằng tiền mặt, để đổi lấy các dịch vụ trong năm.

Ngay cả khi bạn không phải là một doanh nghiệp chính thức, nhưng trả tiền cho ai đó với tư cách là nhân viên hộ gia đình, bạn phải nộp W-2 cho họ. Tuy nhiên, nếu bạn trả tiền cho một nhà thầu (không có việc làm) cho công việc, bạn sẽ cần sử dụng một biểu mẫu khác, 1099-MISC.

Những thứ bạn sẽ cần

• Mẫu W-2 và mẫu W-3

• Số liệu bảng lương hàng năm

• Số liệu khấu trừ hàng năm

• Phần mềm kế toán tính lương

• Máy in

1. Chọn định dạng nộp hồ sơ của bạn

2. Bạn có hai lựa chọn khi nộp các tài liệu W-2 của mình. Bạn có thể điền vào các biểu mẫu giấy hoặc nộp đơn điện tử trên trang web Dịch vụ Doanh nghiệp Trực tuyến của SSA.

3. Mẫu giấy

4. Nếu bạn chọn sử dụng các biểu mẫu giấy, bạn phải đặt chúng từ IRS. Đặt hàng trực tuyến dễ dàng có sẵn trên trang web của nó tại www. irs.gov/orderforms. Hãy chắc chắn để đặt hàng biểu mẫu cho năm chính xác; vào tháng Giêng, bạn sẽ điền vào các biểu mẫu cho năm vừa hoàn thành, không phải năm hiện tại. Luôn in rõ ràng bằng mực đen. Bạn có thể gửi tối đa 249 biểu mẫu nhân viên bằng cách sử dụng phương pháp này.

5. Nộp hồ sơ điện tử

6. Cách nhanh hơn để nộp biểu mẫu của bạn là sử dụng trang web Dịch vụ Doanh nghiệp Trực tuyến (BSO) miễn phí do SSA điều hành. Bạn sẽ cần thiết lập một tài khoản và mật khẩu, phải được thay đổi thường xuyên.

7. Bạn có thể nhập thủ công tối đa 50 nhân viên cho mỗi lần nộp thông qua hệ thống này. Bạn cũng có thể tải lên tệp tiền lương được định dạng cho số lượng lớn nhân viên. Hướng dẫn định dạng có thể tải xuống từ trang web của BSO.

8. Thu thập thông tin về mức lương của nhân viên

9. Chạy các báo cáo tổng hợp tính lương cho từng nhân viên. Các báo cáo phải nêu chi tiết số tiền họ đã được trả cho cả năm cũng như số thuế bị khấu trừ đối với thuế thu nhập liên bang, thuế tiểu bang và địa phương, thuế An sinh Xã hội và Medicare.

10. Nhập dữ liệu vào từng biểu mẫu

11. Thực hiện theo các hướng dẫn do IRS cung cấp để điền vào từng biểu mẫu W-2. Bạn sẽ nhập các thông tin sau:

12. • Tên, địa chỉ và số An sinh xã hội cho mỗi nhân viên
    • Tên doanh nghiệp, địa chỉ, EIN (Số nhận dạng nhà tuyển dụng) và số ID tiểu bang của bạn
    • Tổng số tiền lương, tiền boa và các khoản bồi thường khác
    • Tổng số thuế trong từng loại
    • Trì hoãn có chọn lọc hoặc các khoản đóng góp Roth IRA được chỉ định, nếu có
    • Chi phí tính thuế do người sử dụng lao động trả cho bảo hiểm sức khỏe hoặc nhân thọ, nếu có

13. Khi nhập dữ liệu vào biểu mẫu trực tuyến, hãy lưu dữ liệu sau mỗi lần nhập. Bạn có thể thoát khỏi trang web nếu cần và quay lại để hoàn thành công việc của mình sau đó.

14. Xem lại W-2 đã hoàn thành của bạn

15. Sau khi nhập tất cả W-2 của nhân viên, hãy kiểm tra độ chính xác của chúng. SSA khuyến nghị in các bản sao không chính thức và đưa cho nhân viên của bạn xem xét. Kiểm tra cụ thể cách viết tên, địa chỉ chính xác và số An sinh xã hội chính xác. Nếu bạn gửi biểu mẫu và phát hiện lỗi sau đó, bạn sẽ cần gửi lại biểu mẫu đã sửa.

16. In và phân phối biểu mẫu của bạn

17. Khi mọi thứ được xác minh là chính xác, hãy in W-2 của bạn và phân phối chúng cho nhân viên của bạn. Hãy nhớ gửi thư cho họ không muộn hơn ngày 31 tháng 1 để đáp ứng thời hạn IRS.

18. Gửi biểu mẫu cho SSA

19. Bước cuối cùng là nộp tất cả các biểu mẫu với SSA. Mặc dù IRS và chính quyền tiểu bang và địa phương sử dụng W2 để xác minh thu nhập, nhưng Cơ quan An sinh Xã hội mới giám sát việc nộp các tài liệu này. Với cả phương thức giấy và phương thức điện tử, bạn cũng sẽ nhận được W-3, là biểu mẫu Chuyển báo cáo tiền lương và thuế; nó phải được nộp cùng với mỗi lô W-2.

20. Hãy coi W-3 là thẻ "tổng". Bạn sẽ liệt kê tất cả thông tin nhận dạng người sử dụng lao động của mình và tổng số tiền đã thanh toán hoặc giữ lại trong mỗi danh mục được báo cáo cho toàn bộ công ty của bạn. Bạn cũng sẽ cung cấp tổng số W-2 cá nhân do công ty của bạn gửi. W-3 hoạt động như một sự kiểm tra để xác định bất kỳ lỗi nào trong bài nộp của bạn.

tiền boa

Không in ra bản sao của mẫu W-2 màu đỏ được tìm thấy trên trang web IRS và gửi qua đường bưu điện đến SSA. Không thể quét biểu mẫu và sẽ không được chấp nhận; bạn thậm chí có thể bị phạt. Thay vào đó, hãy đặt hàng các biểu mẫu giấy trực tiếp từ IRS và gửi chúng qua đường bưu điện hoặc nộp đơn điện tử cho Cơ quan Quản lý An sinh Xã hội thông qua trang web dịch vụ trực tuyến của họ.