Cách giải quyết một nhóm trong email

Giải quyết một nhóm người trong email yêu cầu một chút kế hoạch trước. Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn cần xem xét quyền riêng tư của người nhận, luật quản lý email thương mại, các nghi thức bắt buộc đối với người được gửi và cách bạn viết thư cho họ. Nếu bạn định gửi email trong tương lai cho cùng một nhóm, bạn có thể thiết lập danh sách nhóm trong hầu hết các ứng dụng khách, chẳng hạn như Microsoft Outlook để sử dụng làm danh sách phân phối.

Tới, CC hoặc BCC

1

Hãy tưởng tượng bạn đang ở trong một căn phòng với tất cả những người sẽ nhận được email nhóm của bạn. Xem xét mối quan hệ của họ với bạn, với nhau và cổ phần của họ trong thông tin bạn đang gửi.

2

Đặt tên của chính bạn vào trường "Tới" và đặt tên của các thành viên trong nhóm vào trường "BCC" (Bản sao các-bon mù) nếu những người này chưa quen với nhau. Tất cả thông tin được nhập vào trường BCC đều bị chặn, vì vậy sẽ không ai nhìn thấy bất kỳ tên hoặc địa chỉ email nào ngoại trừ của bạn. Điều này thích hợp, chẳng hạn, nếu bạn đang gửi email cho tất cả khách hàng của mình. Hãy nhớ rằng quyền riêng tư vượt trội hơn tất cả các nghi thức email khác.

3

Chèn tên của mọi người mà bạn đang trực tiếp giải quyết vào trường "Tới". Điều này là phù hợp, chẳng hạn, nếu bạn đang gửi một tin nhắn cho tất cả nhân viên của mình về sự thay đổi trong giờ làm việc. Nhìn thấy tên của họ trong trường "Tới" thông báo cho những nhân viên này rằng email được chuyển đến từng người trong số họ.

4

Đặt tên của bất kỳ ai không được đề cập trực tiếp trong thư của bạn nhưng những người sẽ được thông báo về thư vào trường "CC". Ví dụ: nếu bạn đang gửi tin nhắn cho khách hàng và bạn muốn người đại diện bán hàng được lưu trong vòng lặp, bạn sẽ chèn tên của người đại diện bán hàng vào trường CC.

5

Sử dụng trường BCC một cách tùy ý khi bạn đã đưa những người khác vào trường Tới hoặc CC. Điều này có thể phù hợp, chẳng hạn, nếu bạn đang gửi tin nhắn cho khách hàng và nhà cung cấp hoặc đối tác kinh doanh đã yêu cầu được thông báo mà khách hàng không biết.

Địa chỉ người nhận

1

Sử dụng cách chào chung chung trong dòng đầu tiên của email, chẳng hạn như "Lời chào" hoặc "Ngày tốt lành" khi nói với nhiều người nhận. Nếu tất cả người nhận có cùng mối quan hệ với bạn, hãy xưng hô với họ như nhau - ví dụ: "Kính gửi Quý khách hàng" hoặc "Nhân viên Chú ý". Đây là một manh mối quan trọng để người nhận biết rằng đây là một tin nhắn nhóm được gửi đến nhiều cá nhân.

2

Gọi tên người trong trường "Tới" nếu chỉ có một người trong trường này và những người khác đang được gửi bản sao. Điều này thông báo cho người đó biết rằng email được gửi đến cô ấy, trong khi những người khác sẽ ngay lập tức biết rằng họ đang nhận được các bản sao carbon.

3

Viết tin nhắn theo phong cách phù hợp với cá nhân hoặc những người được gửi đến, như thể bạn đang nói chuyện với họ trước mặt những người khác.

4

Ký vào email như bạn thường làm để liên lạc giữa các văn phòng. Nếu bất kỳ người nhận nào ở ngoài nơi làm việc của bạn, hãy sử dụng tên đầy đủ và tên công ty, cũng như địa chỉ và số điện thoại của bạn. Hãy nhớ rằng đạo luật CAN-SPAM áp dụng cho tất cả các email thương mại được gửi bên ngoài doanh nghiệp của bạn.

Tạo nhóm liên hệ trong Microsoft Outlook

1

Khởi chạy Microsoft Outlook và chọn "Nhóm Liên hệ Mới" từ phần "Mới" của tab Trang chủ.

2

Nhập tên cho nhóm vào trường "Tên". Chọn "Thêm Thành viên" từ nhóm "Thành viên" trên tab Nhóm Liên hệ.

3

Chọn "Từ Danh bạ Outlook", "Từ Sổ Địa chỉ" hoặc "Email Mới" nếu muốn. Để thêm địa chỉ liên hệ email mới, bạn có thể nhập thông tin vào hộp thoại "Thêm thành viên mới". Đối với các phương pháp khác, chỉ cần chọn tên từ danh sách.

4

Nhập tên của nhóm vào trường "Tới", "CC" hoặc "BCC" trong email của bạn.