Cách tạo bảng tính Excel "Chỉ đọc" cho người khác

Thông thường, nếu bạn chia sẻ bảng tính Excel với ai đó, người đó có thể tự do chỉnh sửa bảng tính. Trong một số trường hợp, bạn có thể muốn gửi cho ai đó một bảng tính có dữ liệu nhưng bạn cũng muốn đảm bảo rằng họ không vô tình hoặc cố ý chỉnh sửa nó, để các con số vẫn chính xác. Bạn có thể làm điều này bằng cách làm cho bảng tính chỉ đọc được trong Excel hoặc bạn có thể chuyển đổi nó từ Excel sang một định dạng khác, chẳng hạn như tệp PDF hoặc thậm chí là một trang web. Các tùy chọn tương tự cũng có sẵn cho các phần mềm văn phòng thông thường khác, bao gồm Microsoft Word.

Excel và bảng tính chỉ đọc

Bạn có thể yêu cầu Excel tạo bảng tính ở định dạng chỉ đọc cho người khác để mọi người có thể đọc nội dung của bảng tính nhưng không chỉnh sửa chúng hoặc bạn có thể thực thi các hạn chế nội dung khác.

Để làm như vậy, hãy nhấp vào tab "Tệp" trong menu ruy-băng, sau đó nhấp vào "Thông tin". Sau đó, nhấp vào "Bảo vệ tài liệu" và chọn một trong các tùy chọn được trình bày. Nhấp vào "Luôn mở Chỉ đọc" sẽ đảm bảo rằng tài liệu luôn được mở, vì vậy mọi người không thể thay đổi nó; nhấp vào "Hạn chế quyền truy cập" sẽ cho phép bạn chọn các tùy chọn khác để kiểm soát xem mọi người có thể chỉnh sửa hoặc in tệp hay không.

Sau khi bạn chọn các tùy chọn bạn muốn, hãy nhấp vào "Có, Bắt đầu Thực thi Bảo vệ"và chọn xem bạn muốn hạn chế chỉnh sửa và bất kỳ tùy chọn nào khác, chẳng hạn như in cho người dùng Windows cụ thể hoặc tài khoản Microsoft hoặc liệu bạn có muốn yêu cầu mật khẩu để chỉnh sửa tệp hay không. Hãy nhớ rằng mọi người có thể sao chép dữ liệu từ bảng tính sang bảng tính hoặc tệp khác, sau đó chỉnh sửa nó ở đó nếu họ muốn làm như vậy.

Bảo vệ Workbook hoặc Worksheet

Sử dụng Excel bảo vệ sổ làm việc hoặc _protect worksheet feature_s để đặt các điều khiển chi tiết hơn đối với bảng tính hoặc chỉ đối với các phần của bảng tính. Sổ làm việc là một tên khác của tệp bảng tính Excel, trong khi trang tính là một tab dữ liệu bảng tính riêng lẻ trong tệp.

Để sử dụng các tính năng này, hãy nhấp vào tab "Tệp" trong menu ruy-băng, sau đó nhấp vào "Thông tin" và "Bảo vệ Sổ làm việc". Nhấp vào "Bảo vệ Trang tính Hiện tại" để hạn chế chỉnh sửa trên tab trang tính hiện đang mở hoặc "Bảo vệ Cấu trúc Sổ làm việc" cho các cài đặt áp dụng cho toàn bộ tệp. Nói chung, bạn sẽ cần đặt mật khẩu cần nhập để thực hiện các thay đổi đối với tệp này. Ghi nhớ mật khẩu hoặc lưu trữ ở nơi an toàn, chẳng hạn như trong chương trình quản lý mật khẩu an toàn.

Sử dụng Word Chỉ đọc Đặc trưng

Microsoft Word và các phần khác của Microsoft Office có các công cụ tương tự để tạo tệp chỉ đọc hoặc bị hạn chế theo cách khác.

Như trong Excel, hãy nhấp vào tab "Tệp" trong trình đơn ruy-băng; nhấp vào "Thông tin" và sau đó nhấp vào "Bảo vệ tài liệu" để hạn chế người có thể chỉnh sửa tài liệu Word của bạn. Các tùy chọn tương tự như Excel và cũng có tính năng "Hạn chế chỉnh sửa" cho phép bạn chỉ định các kiểu chỉnh sửa cụ thể được phép và không được phép. Bạn thậm chí có thể giới hạn các kiểu định dạng có thể được sử dụng trong tài liệu.

Khi bạn đã chọn xong các hạn chế bạn muốn, hãy nhấp vào "Có, Bắt đầu Thực thi Bảo vệ" và phân phối tài liệu.

Chuyển đổi sang tệp PDF

Một cách khác để bảo vệ bảng tính, tài liệu Word hoặc bất kỳ tệp nào khác là xuất nó dưới dạng tệp PDF.

Nhiều chương trình - bao gồm Adobe Reader và hầu hết các trình duyệt Web hiện đại - có thể mở PDF, nhưng các chương trình này không thể chỉnh sửa PDF. Mặc dù phần mềm chỉnh sửa PDF nói chung đều có sẵn, nhưng ít có khả năng ai đó vô tình chỉnh sửa PDF hơn là vô tình thực hiện các thay đổi khi cuộn qua bảng tính hoặc tài liệu Word.

Để tạo tệp PDF, hãy sử dụng hộp thoại in trên máy tính Windows hoặc MacOS. Bạn có thể lưu đầu ra dưới dạng PDF và phân phối nó bằng email hoặc một công cụ nhắn tin khác.

Nhược điểm của việc sử dụng PDF cho mục đích này là có thể khó chọn và làm việc với dữ liệu hơn, nếu ai đó muốn sao chép dữ liệu vào tệp bảng tính mới hoặc có chương trình tự động xử lý dữ liệu để thực hiện tính toán.