Sự khác biệt giữa Yêu cầu và Đơn đặt hàng

Việc thuyết phục nhân viên điền thêm các thủ tục giấy tờ khi họ cần nguyên liệu hoặc vật tư có thể khó khăn, nhưng việc áp dụng hệ thống thu mua giúp kiểm soát chi phí và tạo ra dấu vết trên giấy tờ khi bạn đang cố gắng kiểm tra các tài khoản tài chính của mình. Yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng là các tài liệu quan trọng trong quá trình mua các mặt hàng mà doanh nghiệp của bạn cần để hoạt động, chuẩn hóa quy trình đặt hàng bên trong và bên ngoài.

tiền boa

Yêu cầu mua hàng là biểu mẫu mà bộ phận nội bộ của công ty bạn, chẳng hạn như phòng thư, gửi cho bộ phận mua hàng của công ty bạn danh sách các mặt hàng mà bộ phận mua hàng muốn đặt hàng từ một nhà cung cấp bên ngoài. Sau khi bộ phận mua hàng của một doanh nghiệp đã chấp thuận yêu cầu mua hàng, bộ phận này sẽ đưa ra đơn đặt hàng cho nhà cung cấp bên ngoài hàng hóa được yêu cầu, bắt đầu giao dịch bán hàng.

Gửi yêu cầu mua hàng

Yêu cầu mua hàng là biểu mẫu mà bộ phận nội bộ của công ty bạn, chẳng hạn như phòng thư, gửi cho bộ phận mua hàng của công ty bạn danh sách các mặt hàng mà bộ phận mua hàng muốn đặt hàng từ một nhà cung cấp bên ngoài. Mặc dù các hình thức riêng lẻ khác nhau tùy theo doanh nghiệp, nhưng yêu cầu mua hàng thường yêu cầu thông tin cụ thể, bao gồm tên của bộ phận yêu cầu mặt hàng, số lượng mặt hàng chính xác được yêu cầu, mô tả chung về mặt hàng, tên hợp pháp của nhà cung cấp bên ngoài thông thường và giá dự kiến của giao dịch mua. Yêu cầu mua hàng được chấp thuận hoặc từ chối bởi bộ phận mua hàng.

Khi nào là Yêu cầu Yêu cầu?

Đối với các giao dịch mua nhỏ, các bộ phận nội bộ thường mua hàng trực tiếp từ các nhà bán lẻ bằng thẻ tín dụng của công ty và bỏ qua hoàn toàn quy trình trưng dụng bộ phận mua hàng. Thông thường, các doanh nghiệp yêu cầu trưng cầu mua khi một yêu cầu mua hàng được đề xuất vượt quá một số lượng nhất định. Ví dụ: Đại học Tufts yêu cầu đơn đặt hàng đối với hầu hết các giao dịch mua vượt quá 2.000 đô la. Các doanh nghiệp khác yêu cầu đơn đặt hàng trưng cầu cho các giao dịch mua nhỏ hơn nhiều.

Phát hành đơn đặt hàng

Sau khi bộ phận mua hàng của một doanh nghiệp đã phê duyệt yêu cầu mua hàng, bộ phận này sẽ đưa ra đơn đặt hàng cho nhà cung cấp bên ngoài của hàng hóa được yêu cầu, bắt đầu giao dịch bán hàng. Đơn đặt hàng phải bao gồm một số thông tin nhất định, chẳng hạn như tên của văn phòng mua hàng, các mặt hàng đang mua, địa chỉ nhận hàng, điều khoản thanh toán, hướng dẫn lập hóa đơn và số đơn đặt hàng. Để hỗ trợ lưu trữ hồ sơ, các đơn đặt hàng thường có cùng số với yêu cầu mua hàng liên quan. Một khi nhà cung cấp bên ngoài chấp nhận đơn đặt hàng, nó sẽ trở thành một hợp đồng ràng buộc đối với cả người mua và người bán.

Đơn đặt hàng cho các giao dịch nội bộ

Yêu cầu mua hàng là một tài liệu nội bộ được gửi từ bộ phận này sang bộ phận khác yêu cầu công ty mua các mặt hàng từ một nhà cung cấp bên ngoài. Thông thường, đơn đặt hàng là một tài liệu bên ngoài gửi cho bên ngoài như một phần của giao dịch bán hàng. Tuy nhiên, nó cũng có thể được sử dụng trong nội bộ. Đôi khi một bộ phận của doanh nghiệp muốn mua thiết bị hoặc vật liệu từ bộ phận khác; trong những trường hợp như vậy, nhiều doanh nghiệp yêu cầu bộ phận mua hàng phải nộp đơn đặt hàng của các bộ phận.

Đơn đặt hàng giữa các bộ phận có thể hữu ích cho văn phòng tài chính hoặc kế toán trong các doanh nghiệp lớn, nơi các bộ phận có ngân sách hoạt động riêng biệt.